會(huì)計(jì)檔案員崗位職責(zé)
會(huì)計(jì)檔案員崗位職責(zé)
以下就是會(huì)計(jì)檔案員崗位職責(zé)等等的介紹，希望對(duì)您有所幫助。
1.熟悉國(guó)家財(cái)經(jīng)法令法規(guī)及學(xué)院財(cái)務(wù)規(guī)章制度，堅(jiān)持原則,辦事公正。
2.嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)辦法對(duì)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，裝訂整齊，擺放有序，便于查找。
3.嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法對(duì)外提供查詢、借出、復(fù)印和抄錄服務(wù)。
4.嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法及時(shí)向?qū)W院檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案，做到無遺失、無遺漏、無損壞。
5.嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，配合學(xué)院檔案部門對(duì)保管到期的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)清理造冊(cè)，按規(guī)定程序報(bào)批銷毀。
6.嚴(yán)守會(huì)計(jì)檔案機(jī)密，確保會(huì)計(jì)檔案安全。
財(cái)務(wù)檔案管理崗位職責(zé)
1.建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理制度和流程;執(zhí)行和改進(jìn)成本核算方法，協(xié)助完善業(yè)務(wù)流程。
2.進(jìn)行成本歸集分析、結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本，核算銷售成本，編制記帳憑證及進(jìn)行相關(guān)帳務(wù)處理。
3.負(fù)責(zé)定期編制提交利潤(rùn)表及費(fèi)用收入明細(xì)表、以及其他公司內(nèi)部相關(guān)成本、收支統(tǒng)計(jì)等報(bào)表。
4.負(fù)責(zé)管理存貨盤點(diǎn)和固定資產(chǎn)，確保賬實(shí)相符。
5.負(fù)責(zé)年度所得稅匯算清繳和管理會(huì)計(jì)檔案，辦理工商稅務(wù)年審，申報(bào)納稅等。
6.負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款及預(yù)付賬款審核及監(jiān)控，定期、及時(shí)清理往來賬戶。
7.負(fù)責(zé)月末、季度末、年末的供應(yīng)商和客戶對(duì)賬及清償款項(xiàng)工作。
8.負(fù)責(zé)銷售、采購(gòu)、服務(wù)合同管理，負(fù)責(zé)費(fèi)用核算。
9.監(jiān)督、指導(dǎo)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，并督促下屬員工及時(shí)完成工作計(jì)劃。
財(cái)務(wù)出納員崗位職責(zé)
1、認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、現(xiàn)金管理制度，遵守本公司的財(cái)務(wù)管理制度。
2、遵守財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德，堅(jiān)持實(shí)事求是、廉潔奉公的工作原則。
3、保守本公司商業(yè)機(jī)密，不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，不許泄露公司的會(huì)計(jì)信息。
4、負(fù)責(zé)貨幣資金的收付和管理工作。
5、負(fù)責(zé)每一天辦理各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)收入的收款工作，每日逐筆核對(duì)收入款的到賬狀況，收到款在第一時(shí)刻開出收據(jù)并交會(huì)計(jì)開送貨單。
6、出納員直接收到的現(xiàn)金銷售款，要在第一時(shí)刻存入公司指定賬戶，不能挪用公款和私自外借，如有以上問題公司將嚴(yán)懲不怠。
7、每日根據(jù)憑證逐筆登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，賬簿一律采用訂本式，做到記賬準(zhǔn)確、整潔、日清月結(jié)。不得隨意更換、涂改賬簿。
8、支出報(bào)銷、借款時(shí)，要對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行審核，貼合報(bào)銷程序和管理制度、金額準(zhǔn)確后才能付款。不見會(huì)計(jì)、市場(chǎng)部經(jīng)理的簽字，出納不得付款。無論經(jīng)理是否簽字同意，借款要本著前賬不清，后賬不借的原則。
9、負(fù)責(zé)每日清點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，核對(duì)現(xiàn)金日記賬，保證賬實(shí)相符，保證現(xiàn)金安全。如出現(xiàn)現(xiàn)金長(zhǎng)短款要及時(shí)查明原因，原因不明出納要負(fù)責(zé)賠償。
10、服從領(lǐng)導(dǎo)安排，及時(shí)配合會(huì)計(jì)做好其他日常工作。
財(cái)務(wù)部主管崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)制定本營(yíng)業(yè)部的財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)制度及相關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度,并及時(shí)監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。
2.負(fù)責(zé)編制上報(bào)總公司的營(yíng)業(yè)部經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及經(jīng)營(yíng)計(jì)劃完成情況;負(fù)責(zé)編制向總公司、人民銀行、證管辦、稅務(wù)局報(bào)送的各種會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;定期寫出財(cái)務(wù)分析報(bào)告，編制會(huì)計(jì)報(bào)表說明。
3.負(fù)責(zé)編制營(yíng)業(yè)部經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，做好營(yíng)業(yè)部次年財(cái)務(wù)預(yù)算工作。
4.根據(jù)總公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度及營(yíng)業(yè)部的財(cái)務(wù)管理規(guī)定,組織本部門員工進(jìn)行日常會(huì)計(jì)核算，復(fù)核會(huì)計(jì)憑證，辦理資金調(diào)撥，審批所有業(yè)務(wù)的付款手續(xù)。
5.負(fù)責(zé)員工工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼的發(fā)放，代收、代繳個(gè)人所得稅。
6.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)監(jiān)管工作，確保財(cái)務(wù)狀況安全。
7.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)室的管理和安全，做好防火防盜工作。
8.負(fù)責(zé)營(yíng)業(yè)部年度財(cái)務(wù)決算編報(bào)工作。
9.按照總公司、營(yíng)業(yè)部的財(cái)務(wù)制度及領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。
10.對(duì)營(yíng)業(yè)部的業(yè)務(wù)工作行使財(cái)務(wù)監(jiān)督權(quán)。
11.負(fù)責(zé)本部門員工的日常考核;在業(yè)務(wù)上對(duì)會(huì)計(jì)、出納崗位有指導(dǎo)職能。
12.有記賬憑賬的復(fù)核權(quán)。
13.未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得對(duì)外付款，不得提供任何財(cái)務(wù)資料。
篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一章總則
第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。
第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門。
第三章會(huì)計(jì)檔案管理范圍
第六條會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。
第四章會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
第七條每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。
第八條會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
第九條會(huì)計(jì)憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。
(二)憑證裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。
2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
第十條會(huì)計(jì)賬簿的立卷
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:
(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符,賬頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);
(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁(yè),將賬頁(yè)數(shù)填寫齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè);
(五)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起;
(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
第十一條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求:
(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁(yè)數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;
(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
第十二條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷
會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔
第十三條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管
會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì)計(jì)檔案的安全。
第十五條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。
第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。
第十八條會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章會(huì)計(jì)檔案的保管期限
第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。
第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第二十一條會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條本制度未盡事宜,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
附件一:
工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表
序號(hào)檔案名稱保管期限備注
一、會(huì)計(jì)憑證類
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會(huì)計(jì)賬簿類
2日記賬15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
3明細(xì)賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表
7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析
8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析
9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析
四、其他類
10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年
11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久
12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久
13銀行余額調(diào)節(jié)表5年
14銀行對(duì)賬單5年
15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年
篇3:石油銷售公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法
石油銷售公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第一章總則
第一條為加強(qiáng)石油銷售公司(以下簡(jiǎn)稱"HB公司"或"公司")會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》及《陜西**石油(集團(tuán))有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第三條本辦法適用于HB公司。
第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條公司財(cái)務(wù)部和綜合辦公室共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作。
第三章會(huì)計(jì)檔案管理范圍
第五條會(huì)計(jì)檔案一般包括以下內(nèi)容:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第四章會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
第六條每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。
第七條會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用"三統(tǒng)一"的辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
第八條會(huì)計(jì)憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。
(二)憑證裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。
2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
第九條會(huì)計(jì)賬簿的立卷
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:
(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符,賬頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂;
(二)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;
(三)保留已使用過的賬頁(yè),將賬頁(yè)數(shù)填寫齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè);
(四)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起;
(五)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象;
(六)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(七)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
第十條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一立卷保管。會(huì)計(jì)報(bào)表編制要求:
(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁(yè)數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;
(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
第十一條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷
會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第十二條同時(shí)滿足下列條件的,公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意
外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第十三條滿足本辦法第十二條規(guī)定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔
第十四條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十五條紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
綜合辦公室接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。
第十六條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。
第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
第十七條檔案在財(cái)務(wù)部保管期間,財(cái)務(wù)部應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。
第十八條會(huì)計(jì)檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見《檔案管理辦法》。
第七章會(huì)計(jì)檔案的保管期限
第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。
第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀
第二十一條公司應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。
會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司綜合辦公室牽頭,組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察人員共同進(jìn)行。
第二十二條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)公司綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、總會(huì)計(jì)師或財(cái)務(wù)總監(jiān)、綜合辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、綜合辦公室經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
(三)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。
(四)電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由辦公室、財(cái)務(wù)部和信息管理部共同派員監(jiān)銷。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第九章附則
第二十四條本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第二十五條所屬各單位應(yīng)制定本單位的會(huì)計(jì)檔案管理辦法,并報(bào)公司財(cái)務(wù)部備案。
第二十六條本辦法未盡事宜,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件:會(huì)計(jì)檔案保管期限表