公司財務報銷審核制度
公司財務報銷審核制度(九)
一、公司發生的各項經濟業務,原則上必須取得稅務局監制的增值稅發票或普通發票。特殊情況使用白條(含非行政事業專用收據),必須書面說明理由報總經理批準。
二、每一張發票或收據(除車船票、機票之外)的背面,須有“經手”、“部門主管”簽字,并填寫“費用報銷單”、“差旅費報銷單”或“應酬費支出審核單”,將所有報銷單據按財務人員的要求認真粘貼附于報銷單后,經財務審核、總經理(或其授權人)審批簽字后,會計人員才予以受理;對于購買辦公用品等實物的發票,需另有質量“驗收”簽字;對于購買材料發票,需另有質量“驗收”和“倉管”人員簽字,并附有倉管人員開具的入庫憑證(收料單或入庫單),會計人員才能受理核報;對于購買大宗或貴重材料或辦公用品等的發票,還需附有審批手續完整的“請購(或制作)單”及訂貨合同。已報銷結算過的發票收據等,出納人員必須即時加蓋“現金付訖”、“銀行付訖”或“已核報”章。
三、總經理可按業務性質、金額限額內進行授權,被授權人在授權范圍內對報銷單據進行審批并與授權人一起承擔相應的經濟責任?？偨浝硪虺霾罨蛐菁俚仍螂x開公司一周(含一周)以上時,應對財務審批進行書面授權,被授權人在授權范圍內負相應審批權利和職責。
四、對于市內公干或外地出差的費用報銷,當事人應在所有發票單據背面簽字或蓋章,并分時間、費用類別填制“費用報銷單”或“差旅費報銷單”,再按報銷審批程序報銷。如果一次報銷多項費用形成多張報銷單或差旅費報銷單或應酬費支出審核單的,應再填制“費用憑證申報匯總單”辦理報批手續。
步驟:單據粘貼填報銷單初審復核審核審批
責任人:報銷人報銷人部門主管會計財務主管總經理
1、每張報銷單據背面均應有經辦人簽字,除應酬發票單據外,還應注明費用用途,對的士票還應注明出發地和目的地;
2、應酬發票單據的報銷,填制“應酬費支出審核單”;出差相關交通費(長途交通與市內交通)、雜支費(指訂票費、機場建設費、保險)、住宿費單據報銷,填制“差旅費報銷單”;購材料物資的發票單據,不必填制費用報銷單;除以上三項外的單據,均填制“費用報銷單”進行辦理報銷審批手續;
3、銷售人員應酬單據的報銷(包括餐飲、送禮及其他形式),應在發票后附應酬人的詳細準確情況資料,包括姓名、單位、職務、聯系電話、家庭住址等,并附有經審批的“客戶接待安排及預算申報表”。
五、員工因公出差、辦事等借款,應填寫一式三聯借款單,借款一般應有經費使用預算書(對實行營銷費用定額供應的人員,其定額外業務費用借款,應在填制借款單之前,填報“定額外業務費用借款申請表”)并辦理統一報批手續,由申請人申請簽字,經部門主管、財務主管審核和總經理(或其授權人)審批。會計出納人員依據審核批準后的借款單付款,其第一聯作為付款記帳憑據入帳,第二、第三聯財務部留存備用。收回借款或報銷結算時,會計人員在原借款單的第二聯、第三聯上做好報銷結算記錄簽字后,將第三聯退還原借款人,第二聯留下與發票等原始憑證一起作為記帳憑證附件入帳。
六、公司支付供貨單位的欠款或其他應付款以及出納人員領取備用金,應填寫現金/銀行請款單,并辦好核簽手續。出納人員領取備用金請款單由出納人員填寫,經財務主管人員審核批準;支付供貨單位的欠款或其他應付款的請款單由經辦人員填寫,經部門主管、財務主管和總經理(或其授權人)審批。
七、出納人員收到貨款及其他項目現金或銀行存款,必須開出收款收據,并加蓋財務專用章和出納人員印章及“現金收訖”或“銀行收訖”章。未收到現金或銀行存款,不得開出收款收據。出納應按收款收據號碼順序登記現金日記帳。收款收據存根不得丟失,年終應將收款收據存根送交會計人員入檔保管。
八、公司支出現金,會計人員應逐筆填制“現金支出憑單”,經財務主管簽字后送交出納付款。會計每月出具的“現金支出憑單”必須連續編號。當月的號碼不得中斷,不得重復。
九、出納付款時必須嚴格復核“現金支出憑單”及其所附的發票、收據等原始憑證。付款后出納應及時在“現金支出憑單”及其所附的原始憑證上加蓋“現金付訖”章。
十、出納應按照“現金支出憑證”先后順序,序時序號進行登記。每天下午下班前半個小時要把當日進出現金和銀行存款的所有業務登帳完畢,并對庫存現金進行盤點,不得出現白條抵庫現象。同時填報“現金、銀行存款收支存日報表”,經財務主管、公司總經理審核后,在次日上午九時前報總經理和控股集團公司財務部各一份。出納在每月16日和次月2日前,分別編制上半月和下半月的現金及銀行存款收付報告,并連同所有憑證一起送交會計進行核對與帳務處理,保證公司的帳務日清月結。報銷單據的流程圖為:(略)
十一、出納應設置銀行存款日記帳,逐日逐筆如實登記每一筆業務進出情況,并每月及時與銀行對帳。公司帳面結余與銀行對帳單余額之間如有差額,必須逐筆查明原因,并按月編制“銀行存款余額調節表”調節相符。財務主管人員每月應對出納的現金收支、銀行存款收支情況做一次全面檢查,并填寫“現金和銀行存款收支情況檢查表”,并確保核對無誤。
公司會計對辦事處現金收支的每一個環節都要實行會計監督。辦事處人員所有費用單據先經出納與主任審核后必須按月在月末匯總寄回公司財務部,財務部負責辦理核報手續,并將報銷款項匯款給辦事處出納,再由出納負責支付給具體費用報銷人,并取得相應的付款憑證。
十三、公司支付給辦事處人員業務費用和銷售折讓費要按照規定的審批程序,經營銷中心主管審核、銷售會計復核、財務主管審核、總經理(或其授權人)審批后才能付款。
十四、公司將各地辦事處業務費用和銷售折讓費用以“活期儲蓄異地存款”方式支付給各地辦事處出納。
十五、辦事處出納收到款后應按公司規定將款支付給業務員,并將業務員收款后簽字認可的“現金支出憑單”原件郵寄回公司財務部。公司會計憑業務員收款簽字的“現金支出憑單”進行帳務處理。
十六、辦事處出納應于每月底向公司財務部填報本辦事處本月辦事處營銷經費結算表、費用情況匯總表和各成員財務收支存明細表,詳細真實反映本辦事處的收支情況。公司財務部應按各辦事處各營銷員(出納)登記營銷人員經費借支與費用使用情況備查簿,并與辦事處出納相互核對雙方報表,使之兩符。未對未成立辦事處而較長期外地出差的營銷人員,由財務部與營銷人員填制相應表單,并相互核對,使之相符。
十七、對未成立辦事處而較長期外地出差的營銷人員,公司財務部根據營銷人員的已審批的借款單進行匯款到營銷人員的活期儲蓄卡中,營銷人員收款后應即時傳真收款確認函件回公司財務部。
十八、公司財務部根據營銷費用政策審核營銷人員的借款單。營銷人員必需按財務報銷制度的要求粘貼好費用單據,并按規定簽名、注明各種情況、填好報銷單,并在請下一次款項之前將報銷單據郵寄回公司財務
部。在未收到前一次借款報銷單據之前,財務部不得匯款給營銷人員下一次營銷活動(差旅費或業務活動經費)借款經費。
1、公司所有人員,符合公司費用報銷標準的費用開支單據,均應及時按財務規定程序辦理好財務報銷手續,當月發生的費用開支單據,均應在當月報銷結清。對于在月底發生的費用單據,允許在次月五日內按財務規定程序辦理好報銷手續。超期未報銷結算的費用單據,財務部有權不再予以報銷。
2、對于借有?？罨騻溆媒鸬馁M用開支費用而未按規定時間與程序報銷的,財務部有權從其本人當月及其隨后月份工資中扣回借支款。
3、員工因換崗、長期休假或在集團內部工作調動等脫離崗位,因原崗位工作需要而借領的財物,必須在一周內移交給接崗人員或退還給財物管理部門,并辦好移交或退還手續。否則財務部門有權從其當月或隨后工資中按其借領財物的原價金額扣回。
篇2:公司大區報銷審核制度
某公司大區報銷審核制度
一、原則
1、嚴格財務收支審批制度,公司發生的各項開支都必須由經手人填寫費用報銷單,注明支出事由、項目、發票張數、報銷金額、和經辦人簽名、部門經理簽字、財務經理審核(按照有關規定辦理)、分計劃內和計劃外相關程序審批后,出納方可付款。(分公司2000元以下支出由分公司總經理或常務副總經理審批,凡2000元以上任何開支都必須由大區總裁書面簽字審批后,出納方可支付,并將有大區總裁書面簽字的審批單傳真件復印后附于原始單據后,方可作為報銷憑證)。
2、加強報銷管理,當月帳,當月了,25日以后帳最遲不得超過下月3日。
3、為了分清責任,進行部門核算,不同人員支出的業務費用不得混淆在一張報銷單上。
二、支出相關部門審核
對所有報銷內容,相關部門經理必須就其合理性及必要性進行審核。
三、財務部門審核
財務部門對所有報銷票據,依據相關財經法規及內部財務制度對其合法性進行審核。
四、審核權限
同審批權限。
五、費用報銷及借款時間一覽
項目周一周二周三周四周五
款項借支11:00-12:0011:00-12:0011:00-12:0011:00-12:0011:00-12:00
15:30-17:0015:30-17:0015:30-17:0015:30-17:0015:30-17:00
費用報銷9:00-12:009:00-12:009:00-12:00
對外結帳9:00-12:009:00-12:009:00-12:00
(分公司財務部可根據實際情況進行適當調整)
六、報銷手續
嚴格執行財務報銷制度,款項支出時填寫支出憑單并將發票(所有票據須開明細發票,經手人須在票據背面簽字)交給財務。由客戶或分公司報銷的要向財務注明并留復印件,原件給客戶。計劃內報銷必須提供的原始憑證:
1、版面費、廣告代理費:由部門憑發票填寫費用(成本)報銷單,財務部對票具進行核實(附上媒體刊登的詳細清單),核對無誤后付款。
2、印刷費(出片費):部門憑發票,附印刷品結算單,進行核實無誤后,填寫費用(成本)報銷單,財務審核無誤后付款。
3、辦公用品、低值易耗品:由運營管理中心統一購買的,運營管理中心保管人員根據發票同實物核對無誤后,填寫驗收單后(低值易耗品還需有出庫單),憑發票(附上驗收單及分攤明細)填寫費用報銷單。各單位自行購買的憑發票填寫費用報銷單經相應級別的領導審批后報銷。
4、機房與OA設備:技術部保管人員根據發票同實物核對無誤后填寫驗收單和出庫單。憑發票(附上驗收單)填寫費用報銷單。
5、資料費:各單位購書及其它資料,首先將書、資料和發票拿到資料管理部門(運營管理中心)進行登記驗收,并在書、資料上蓋章、編號。經手人憑發票(附上驗收單)填寫費用報銷單。
6、差旅費:于返回3天內必須報銷,由部門經理審核票據的合理性并在報銷單上隨同差旅者簽字認證,后至財務核銷借款。各單位經理報差旅費憑報銷單經大區總裁審批后到財務核銷借款。對3天內無故不及時報銷的,財務部應催辦一次,仍不辦理者,財務部有責任從其當月工資和獎金中扣除。試用人員出差借款須由經理擔保,視同經理借款。
7、業務費用:所有業務費用票據須開明細發票,經手人須在票據背面簽字。各單位應本著勤儉節約的原則使用業務費用,任何人不得用于除業務需要以外的個人消費。業務招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱;加班用餐費須有全體用餐人簽字;交通費須注明起始、地點及原因;禮品費須注明所送人名及禮品名稱、數量;快遞費單據上請注明客戶名稱。所有費用均計入部門成本。未按規定填寫說明或簽字的,財務人員應將報銷憑證退回并說明原因。
8、超計劃報銷手續必須有審批報告,其它同計劃內報銷手續一樣。
篇3:商業集團各類費用計劃及審核報銷程序
某商業集團關于各類費用計劃及審核報銷程序
為控制降低成本,總公司為各商場、部門的費用在年初已制定計劃。一切費用支出都應控制在計劃之內。因此要求各商場各部門在當月三十日前制定下月費用支出計劃表:其中有報刊廣告、物業維修、辦公及其它費用明細表報予財務部。否則發生的費用則不能報銷。若有特殊原因超出計劃指標需有報告,經總經理批準后才能實施。
一、各類費用年、月計劃:
(1)報刊廣告費年計劃指標80萬元,月計劃:6.66萬元。
(2)商場物業維修費年計劃指標:16.9萬元。其中:南門商場年計劃5.4萬元,月計劃0.45萬元。西門商場年計劃4.97萬元。月計劃0.41萬元。太升商場年6.53萬元。月計劃0.54萬元。
(3)辦公費用年計劃指標6.12萬元。其中公司總部年計劃3萬元、月計劃0.25萬元。南門商場年計劃0.96萬元,月計劃0.08萬元.西門商場年計劃1.2萬元、月計劃0.1萬元。太升商場年計劃0.96萬元、月計劃0.08萬元。
(4)電話費:南門商場月計劃0.12萬元、西門商場月計劃0.12萬元、太升商場月計劃0.1萬元。
(5)清潔費用品:南門商場月計劃0.025萬元。西門商場月計劃0.025萬元,太升商場0.025萬元。
(6)廣告制作費:南門商場月計劃0.16萬,西門商場月計劃0.16萬元,太升商場0.1萬元。
二、費用審核程序:
(1)商場需發生費用前首先填報"購物申請單"廣告牌布幅費用填報"制作單"印刷品費用填報"印刷品制作單"。金額在1000元以內由商場總監審批簽字。300元以內由商場經理審批簽字同意才能借款購買。
(2)借款手續由經辦人填寫借款單,借款在1,000元以內由商場總監簽字同意,300元以內商場經理(部門經理)簽字同意經財部經理簽字后才能到財務室借款。
(3)所購物價格一律由zz負責定價如物業維修、噴繪、KT版、布幅、廣告架牌、刻字布幅、辦公用品,(含電腦、打印機、復印機)印刷品(三家以上報價)應不斷咨訊,掌握價格行情。并負責每月公布現行價。商場經理派物業主管負責購買。商品的價格不能高于已定價。購物中若有假冒偽劣商品應立即退貨。造成經濟損失的應根據損失金額不低于50%由簽字人和購買人負責賠償。并扣績效工資10分。
(4)商場經理應審查購貨計劃、質量、數量、價格、用途,認真審核后才能在發票上負責簽字。若因玩忽職守造成經濟損失應根據損失金額賠償50%并扣效用工資5分,績效工資5分。
(5)商場維修、清潔用品、廣告制作費由祁戰敏負責在費用報銷單審核簽字。報刊廣告費報銷單由季澄洪審批簽字。辦公、電話費用報銷單由劉巖負責審核簽字。負責審核各類費用若不認真負責。因失職造成經濟損失者扣績效工資10分。并對經濟損失的50%承擔責任。
(6)有關商場設施改造,必須有預算報告,總經理批示同意后才能實施。費用報銷審核程序按以上條例執行。
(7)業務往來中的招待費應附有菜單和票據才能給予報銷。
三、費用報銷程序
(1)各類費用報銷單和請購單一并交付公司財務部再次審核。西門、南門商場由龍云岫負責審核,太升、新時代商場由包君偉負責審核。在審核過程中應認真復查無誤方能簽字報銷
(2)商場經理(物業主管)負責記錄當月支出明細表。分類的有物業維修、電梯維修、保潔用品、設施改造、布幅、廣告牌、辦公費、電話費、業務費、招待費等。每月計算出月結金額。并裝訂成冊,以便掌握了解各類費用狀況是否控制在計劃之內。到總部辦理報銷費用時需帶上此表,商場管理部負責逐筆審核。(附支出明細表樣)。
四、審核報銷程序圖示
計劃--請購單--定價(zz)--商場經理審核簽字--購買--總部分管人員審核簽字--財務部經理審核簽字--各商場財務部報銷。
五、財務部月底分商場部門,將各類費用明細表上報總經理審核,經同意簽字后此表附財務憑證裝訂。
總部財務部