1總則1.1為加強貴州電網公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規范化、標準化和科學化,充分發揮各類檔案在公司生產、經營和管理中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》等相關法規和南方電網公司的有關規定,結合公司實際,制定本辦法。1.2檔案管理是公司基礎管理工作的組成部分,是維護公司合法權益,記載公司發展過程的一項重要工作。檔案是公司資產的一部分,受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務。1.3公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執行國家和公司的保密規定,防止檔案的失密、泄密。1.4對在工作中不負責任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關規定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。2適用范圍本辦法適用于公司所屬各單位。3定義3.1公司檔案是指公司在生產、經營、管理、工程建設、科學研究等活動中直接形成的,具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質的檔案。4管理職責4.1公司檔案管理工作接受南方電網公司的統一領導,實行以本行業管理為主,地方檔案行政管理部門業務指導為輔的管理體制,實行統一領導、分級管理。4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。4.2.1貫徹執行國家檔案局以及上級機關頒布的有關檔案工作的政策、法規和規定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規范、制度及實施辦法。4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和業務指導,交流和推廣公司檔案工作經驗。4.2.3收集、保管本單位各類檔案。4.2.4進行檔案修復,延長檔案壽命,并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。4.2.6參與本單位系統科研成果、技術鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。4.2.7做好檔案統計和檔案資料開發利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發展服務。4.2.8負責組織實施檔案管理現代化工作,建設公司數字檔案館。5歸檔5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔,單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監督、檢查和指導,對接收進檔案室的檔案進行集中統一管理并提供利用。5.2各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。5.3各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規則和檔案分類進行整理后在規定的時間內統一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權提出整改意見、限期整改。5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》)5.5歸檔要求5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權要求歸檔材料形成部門提供相應的資料,任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規范在數字檔案館系統中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。5.6歸檔時間5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。5.6.2科技檔案在項目竣工(成果鑒定)3個月之內向檔案室移交。5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內移交歸檔;證件類實物檔案每年1月份以前移交;印章類實物檔案在印章作廢一月內移交歸檔。5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內移交歸檔。6歸檔方式6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間,在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入,對本部門的檔案進行整理、編號,檔案室裝盒入庫上架。6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數字檔案館系統中錄入歸檔案卷及文件,對文件進行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。6.3會計檔案由財務部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數字檔案館系統中錄入會計檔案,對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。6.4照片檔案由各拍攝者在專業檔案員的指導下,在數字檔案館系統中錄入照片檔案并對一組關聯照片進行組合,打印照片移交目錄,檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。6.5錄音文件檔案由錄音者在專業檔案員的指導下,在數字檔案館系統中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對錄音文件進行整理入庫。6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數字檔案館系統中錄入實物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接,對實物檔案進行編號并入庫。6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數據按照年度或項目刻錄光盤,在數字檔案館系統中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網公司檔案業務工作規范》(以下簡稱“規范”)中的相關要求執行。6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準確、規范、及時和高效。7檔案的分類7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網公司檔案業務工作規范》中的整理規則、著錄信息和目錄格式規范。7.2公司的檔案分類、編碼設置與實際工作密切結合,根據國家檔案局對企業檔案分類管理和南方電網公司對分類表的統一要求,以公司全部檔案為對象,遵循檔案形成的規律,依據公司職能,本著便于保管和利用的原則進行分類。7.3公司檔案共設置五大門類14個檔案類型。7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經營管理,3生產技術管理,4財務審計和5人事勞資,六個一級類目。7.3.2會計檔案。會計帳務類檔案屬于4大類財務審計類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨設為一個門類。各單位可結合自身實際,根據其形成特點,增設類型分別編目、排架。7.3.3科技檔案。包括:電力系統生產調度(6大類),科學技術研究(7大類),基本建設(8大類),設備儀器(9大類)。7.3.4特殊載體檔案。其在傳統的10個一級類目的管理范疇,在內容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實際管理時設立單獨的門類進行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:特殊載體檔案名稱代字照片檔案ZP磁性載體檔案C*錄音文件LY實物檔案SW光盤GP7.3.5電子類文件(ED)。8檔案管理8.1根據《檔案法》第十三條規定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應建立健全各項規章制度,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。8.2檔案室要設置規范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設”,即檔案室(庫)、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設備等。8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術處理,定期進行庫藏檔案的清理和核對工作,發現情況,立即采取搶救措施。8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數量和狀況及利用情況進行統計。9檔案的開發利用9.1開發利用檔案信息是檔案工作的重要任務。檔案部門要積極開展檔案信息開發、利用工作,嚴格執行檔案開發利用的相關制度和規范,為公司各項工作服務。檔案的開發利用制度和規范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規范》9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據檔案特點及工作需要,重點編寫具有參考價值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。9.3檔案的開發與利用必須嚴格執行檔案保密制度。若有違反者,按國家相關法律法規執行。10附則10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。10.2本辦法自印發之日起實行。10.3《貴州電網公司檔案業務工作規范》《貴州電網公司檔案管理工作規范》《貴州電網公司數字檔案館系統管理規范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。

篇2:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。

篇3:石油銷售公司會計檔案管理辦法

石油銷售公司會計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動。根據《會計法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團)有限責任公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務部和綜合辦公室共同負責會計檔案的管理工作。

第三章會計檔案管理范圍

第五條會計檔案一般包括以下內容:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第四章會計檔案的整理立卷

第六條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第七條會計年度終了后,應采用"三統一"的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第八條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第九條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;

(二)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(五)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(六)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(七)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。會計報表編制要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十一條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第十二條同時滿足下列條件的,公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意

外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十三條滿足本辦法第十二條規定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第五章會計檔案的歸檔

第十四條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務部保管一年,期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財務部會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務部經理、綜合辦公室經理負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務部會計檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十五條紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

綜合辦公室接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十六條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。

第六章會計檔案的借閱使用

第十七條檔案在財務部保管期間,財務部應建立會計檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經財務總監或總會計師批準。

第十八條會計檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見《檔案管理辦法》。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第八章會計檔案的銷毀

第二十一條公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

會計檔案鑒定工作應當由公司綜合辦公室牽頭,組織會計、審計、紀檢監察人員共同進行。

第二十二條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)公司綜合辦公室會同財務部編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、總會計師或財務總監、綜合辦公室負責人、財務部負責人、綜合辦公室經辦人、財務部經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)公司綜合辦公室負責組織會計檔案銷毀工作,并與財務部共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由辦公室、財務部和信息管理部共同派員監銷。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本辦法由公司財務部負責解釋和修訂。

第二十五條所屬各單位應制定本單位的會計檔案管理辦法,并報公司財務部備案。

第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司相關規定執行。

第二十七條本辦法自下發之日起施行。

附件:會計檔案保管期限表