施工合同辦理、審批及存檔規(guī)范

適用范圍:除房地產(chǎn)買賣合同外所有對外經(jīng)濟(jì)合同。

規(guī)范目的:明確程序,分清責(zé)任;便于付款審核和日常查詢;提高合同審批效率;確保合同資料完整。

規(guī)范內(nèi)容:

合同辦理原則

第一條:1、應(yīng)事先簽定合同的情形:

1)金額5000元以上且屬于非即時(shí)清結(jié)(指雙方承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)不能同時(shí)即刻完成的情況)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù);

2)金額5000元以下,但根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)或業(yè)務(wù)自身特殊性(如特別需要強(qiáng)調(diào)保修或質(zhì)量保證責(zé)任的)必須簽署合同的。

2、無需簽定合同的情形:

1)即時(shí)清結(jié)的零星經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù);

2)和施工單位簽有合同后增補(bǔ)工程的業(yè)務(wù)(由項(xiàng)目部專業(yè)人員通過增補(bǔ)簽證并附報(bào)預(yù)算或估算書的方式操作);

3)視具體情況掌握的其他情形。

第二條:具體辦理時(shí),應(yīng)按照公司規(guī)定采用統(tǒng)一的格式化標(biāo)準(zhǔn)合同。關(guān)于格式化合同,詳見《格式化標(biāo)準(zhǔn)合同管理規(guī)范》。

第三條:嚴(yán)禁工程類業(yè)務(wù)未簽合同即先行施工,杜絕后補(bǔ)合同現(xiàn)象,有正當(dāng)理由的特殊情況除外。其他類別合同參照執(zhí)行。

合同審批

第四條:經(jīng)辦部門應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)范就合同的全部條款和對方充分協(xié)商、達(dá)成一致(300萬元以上合同需財(cái)務(wù)部、成本管理部、工程管理部及辦公室法律組等相關(guān)的專業(yè)部門參加),待對方蓋章確認(rèn)后,再進(jìn)入公司審批程序、報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同至少一式四份,其他原因需增加份數(shù)的,視具體情況而定。

第五條:經(jīng)辦人申報(bào)合同時(shí),應(yīng)根據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),填制相應(yīng)的合同審批表。包括以下五類:工程類、材料及設(shè)備采購類、室外環(huán)境類、公司管理類、營銷類。其中前三類適用于項(xiàng)目直接投資的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),營銷類適用于銷售部辦理廣告、包裝、策劃等業(yè)務(wù),公司管理類適用于和項(xiàng)目開發(fā)無關(guān)的、屬于公司管理方面的零星業(yè)務(wù)。表格格式見附件。

第六條:經(jīng)辦人必須認(rèn)真、完整填寫合同審批表的項(xiàng)目內(nèi)容,真實(shí)反映實(shí)際情況。通過招投標(biāo)確定的,必須填寫相應(yīng)的招投標(biāo)資料編號(hào),同時(shí)將定標(biāo)書原件作為其必要附件一并附報(bào)。有其他附件的,如預(yù)算書、報(bào)價(jià)單、方案、效果圖等,應(yīng)在合同審批表"備注"欄加以說明。

第七條:工程類合同應(yīng)事先編制預(yù)算或估算(有正當(dāng)理由的特殊情況除外),作為合同報(bào)批時(shí)的必要附件。

第八條:合同審批按照審批表所反映的審批環(huán)節(jié)進(jìn)行。除了采用公司格式化文本的情況外,其他均需公司法律顧問審閱并簽字認(rèn)可,具體情況判斷由成本管理部在審核時(shí)掌握。

第九條:特殊情況外,成本管理部對轉(zhuǎn)來的待審合同應(yīng)在一天內(nèi)審核完畢并每天分兩次匯總交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。

合同存檔管理

第十條:檔案管理按照辦公室和相關(guān)部門兩級管理的原則進(jìn)行。

第十一條:辦公室是公司所有檔案的管理中心,必須完整保存所有合同。

第十二條:為保證合同的順利執(zhí)行和便于監(jiān)控合同執(zhí)行過程,在合同沒有徹底履行完畢之前,經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部以及成本管理部也應(yīng)各自保存已簽合同的原件或復(fù)印件,并指定專人負(fù)責(zé)部門內(nèi)部編號(hào)和歸檔管理。在項(xiàng)目結(jié)束后將相關(guān)重要檔案移交辦公室。::各部門應(yīng)自行制訂相應(yīng)的檔案管理制度,交辦公室備案。

第十三條:財(cái)務(wù)部歸檔保存公司所有與付款有關(guān)的合同,成本管理部對有關(guān)項(xiàng)目開發(fā)投資的合同進(jìn)行歸檔管理。

第十四條:在合同審批通過、經(jīng)簽字蓋章后,辦公室應(yīng)按照《檔案編號(hào)規(guī)范》規(guī)定,對公司留存的合同及審批表進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。

第十五條:辦公室檔案管理員編號(hào)完畢后,應(yīng)將合同審批表通過掃描存入電腦,通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享,以方便有關(guān)人員在付款辦理和審核時(shí)查閱,合同審批表原件由辦公室連同一份合同原件以及定標(biāo)書原件一并歸檔保存。

第十六條:檔案管理員負(fù)責(zé)在合同簽署完畢第一時(shí)間將一份合同原件交財(cái)務(wù)部存檔,同時(shí)復(fù)印兩份分別交于經(jīng)辦部門和成本管理部。

第十七條:屬于合同報(bào)批時(shí)的除定標(biāo)書以外的其他附件,由經(jīng)辦部門妥善保存,并在合同結(jié)束后移交公司辦公室統(tǒng)一管理。

其他

第十八條:財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有合同印花稅的計(jì)算及交納工作。

第十九條:經(jīng)辦人辦理合同付款時(shí),無需附報(bào)合同,但必須在付款申請單上注明公司統(tǒng)一的合同編號(hào)。

第二十條:財(cái)務(wù)部不再將合同復(fù)印件作為付款憑證附件。

附圖1《合同管理程序》

附表3《合同審批表》

篇2:地產(chǎn)工程部合同審批工作程序

項(xiàng)目工程部合同審批工作程序

1、目的:使合同文本完整、規(guī)范,確保第一時(shí)間正確解決問題。

2、范圍:

2.1工程類合同審批。

2.2設(shè)計(jì)類合同審批。

2.3材料設(shè)備類合同審批。

2.4各類合同的歸檔。

3、職責(zé):在第一時(shí)間上傳下達(dá),加強(qiáng)各流轉(zhuǎn)部門的信息傳遞,督促各審批部門加速審批。

4、程序:

4.1檢查合同資料是否完整:

4.1.1四份乙方已蓋章的合同正本,兩份副本。

4.1.2由設(shè)計(jì)部認(rèn)可的施工圖紙2套。

4.1.3已經(jīng)預(yù)算部審核認(rèn)可的預(yù)算書2份。

4.1.4對合同價(jià)超出10萬元的工程應(yīng)附上招投標(biāo)過程、備忘及簽約單位的三證(見招投標(biāo)管理文件)。

4.1.5對不進(jìn)行招投標(biāo)的材料設(shè)備選購,應(yīng)附上貨比三家的具體資料及主管工程師說明。

4.1.6填妥《合同審批表》中各項(xiàng)欄目。

4.2滿足以上條件的合同文本可進(jìn)入下一道工序,若不滿足的,立即退回主管工程師處整改,整改完成再上報(bào)預(yù)算部經(jīng)理審批。

4.3預(yù)算部經(jīng)理審批同意后,立即上報(bào)分管副總審批,如有異議,繼續(xù)協(xié)同主管工程師、預(yù)算部共同協(xié)商修改,直至分管副總審批同意為止。

4.4將合同名稱、上報(bào)日期、施工單位登記在冊,以備流轉(zhuǎn)中遺失查詢。

4.5一經(jīng)分管副總審批同意后,立即上報(bào)公司財(cái)務(wù)部,向財(cái)務(wù)部說明工程主要內(nèi)容及情況,叮囑加快審批。

4.6財(cái)務(wù)部審批同意后,送至總經(jīng)理處審批,若有不同意,立即送回部門負(fù)責(zé)人處作修改或說明后再上報(bào)總經(jīng)理處審批,待總經(jīng)理審批完畢后,到辦公室蓋上合同章,下發(fā)主管工程師執(zhí)行。

4.7由主管工程師返回合同正本1份,副本2份,圖紙、預(yù)算各1份至預(yù)算部,預(yù)算部再將正本返回公司辦公室、財(cái)務(wù)部、預(yù)算部分別存檔。

4.8將生效合同按工程、材設(shè)類歸檔,編制合同登記表,以備查閱(見文件、資料管理程序)。

5、相關(guān)文件:

5.1招投標(biāo)管理程序。

5.2合同審批表。

5.3文件、資料管理程序。

6、本程序文件發(fā)放到工程部全體人員。

注:1、本人保證嚴(yán)格按此文件要求執(zhí)行。

2、本人有責(zé)任在發(fā)現(xiàn)問題時(shí),第一時(shí)間向本文件審批人提出修改意見。

編制:審批:發(fā)放號(hào):