公司客服中心物資管理:賬務操作規范

――賬務操作規范

1、審核權限劃分

通過使用ERP軟件可以掌握現場物資數量及物資存放地點,可以更加準確、快捷的了解及控制現場物資情況、控制現場物資成本。通過使用ERP軟件使各業務部從原始的手工記賬變為先進的電子賬務處理,使得賬務處理工作量大大的減少,現場通過記錄出入庫流水賬同樣減少賬務處理工作量,而且賬務的準確性、及時性得以提高。這也是**賬務處理的核心意義。

業務部物資賬務人員負責本業務部所屬現場賬務處理工作,擁有對本業務部物資"調撥單"的審核權,對其他業務部ERP單據的查看權;

業務管理部賬務人員負責跨業務部物資的調撥權、調撥單的審核權,對其他所有業務部ERP單據的審核權;

在ERP中各種單據制作流程基本相同,下面就具體工作中所涉及ERP單據逐一予以說明。

2、其他入庫單業務

2.1其他入庫單--采購入庫

業務場景:通過采購部購買的物資,供應商將物資發送到業務部或現場的物資;

相應單據:其他入庫單--采購入庫;

科目說明:其他入庫單--采購入庫:根據公司的物資采購計劃,由廠家發送到業務部或現場的物資。

操作步驟:

現場接到供應商發送過來的物資清點入庫后,業務部在**軟件中處理賬務,制作"其他入庫單--采購入庫";

登錄**軟件后,點擊"供應鏈--庫存管理--入庫業務--其他入庫單";

雙擊"其他入庫單"后,出現如下界面:

點擊頁面左上角,會自動生成"其他入庫單";

自動生成的信息有入庫單號,入庫日期,藍字;

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,入庫類別中選擇"其他入庫單--采購入庫",在供應商處選擇相對應的供應商,在存貨編碼中選擇入庫物資對應的編碼,在數量下填寫相應入庫數量;

單據填寫完成后,先點擊左上角的,然后點擊。本次入庫業務處理完畢;

當想修改"其他入庫單--采購入庫"時,需要先,再點擊按鈕。此時"其他入庫單--采購入庫"單可以修改,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要后單據重新制作"其他入庫單--采購入庫"。

現場接收廠家發送物資后,現場處理賬務方法同上。每日發給業務部"現場出入庫流水賬",由業務部賬務員檢查現場賬務處理情況。

2.2其他入庫單--零采入庫

業務場景:根據客服部臨時要求,由業務部或現場自己單獨購買的物品;

相應單據:其他入庫單--零采入庫;

科目說明:個別現場或業務部根據實際需要,需要少量采購物資,經申請同意后予以采購;

現場物資清點完畢入庫后,編制"現場出入庫流水賬",在每日發給所屬的業務部。如現場采購物品在**軟件中無編碼,現場拍下新增物資包括遠景、近景、規格型號發給業務部,由業務部轉發給業務管理部,在**軟件中增加物資編號。再由業務部賬務管理員制作"其他入庫單--零采入庫";

操作步驟:

點擊其他入庫單。在入庫類別中選擇"其他入庫單--零采入庫";

在倉庫的右側橫線處選擇相應的倉庫,入庫類別中選擇"其他入庫單--零采入庫",在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量。

單據處理完成后,點擊左上角的;并點擊。本次入庫業務處理完畢;

當想修改"其他入庫單--零采入庫"時,需要先點擊,再點擊按鈕。此時"其他入庫單--零采入庫"就可以修改了,但是只能修改除庫房以外的信息,如庫房的選擇出現錯誤時,需要后單據重新制作"其他入庫單--零采入庫"。

2.3其他入庫單--損壞入庫

業務場景:現場的物資(主要為工具、備件)在使用過程中正常消耗、損壞,存入現場損壞品庫;

相應單據:"其他入庫單--損壞入庫";

科目說明:現場物資在使用過程中正常損壞的物資入到現場損壞品庫房;業務部、現場由于庫房保存不善造成的物資損壞。

操作步驟:

點擊"其他入庫單"。在入庫類別中選擇"其他入庫單--損壞入庫";

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,一般為現場損壞品庫房,入庫類別中選擇"其他入庫單--損壞入庫",在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據錄入完成后,點擊,然后再點擊即可。其他相關內容同上。

2.4其他入庫單--修復入庫

業務場景:業務部或現場接收到從廠家修復后直發到本庫房的物資;

相應單據:"其他入庫單--修復入庫";

科目說明:現場、業務部接收的物資,已經在廠家維修好的物資。修復入庫記錄的一定是完好品。

操作步驟:

點擊"其他入庫單"。在入庫類別中選擇"其他入庫單--修復入庫";

在倉庫的右側橫線處選擇相應的庫房,一般為現場或業務部完好品庫房,入庫類別中選擇"其他入庫單--修復入庫",在存貨編碼中選擇相對應的入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊,然后再點擊即可。其他相關內容同上。

3、其他出庫單業務

3.1其他出庫單--自用領用

業務場景:現場的物資在使用過程中正常消耗、損壞,從現場完好品庫中出庫替換風機上的損壞件;

相應單據:"其他出庫單--自用領用";

科目說明:根據現場自身需求,從庫房中領取物資。包括耗材領用,備件領用,備件更換。

操作步驟:

現場風機出現故障,需要從完好品庫中出庫物資替換風機損壞的物資,業務部根據現場"現場出入庫流水賬"每天在**軟件中處理賬務,制作"其他出庫單--自用領用";

登錄**軟件后,單擊------雙擊;

點擊,在倉庫的左側橫線

處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場完好品庫房,出庫類別中選擇"其他出庫單--自用領用",在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊,然后點擊即可。其他相關內容同上。

3.2其他出庫單--返修出庫

業務場景:現場或業務部損壞品庫中具有維修價值的損壞物資,返到廠家維修;

相關單據:"其他出庫單--返修出庫";

科目說明:根據生產管理部給出的具有維修價值的二類物資。在這些物資還具有維修價值時,發往生產管理部庫房返修,記入返修出庫。返修出庫一定是損壞品,并且從損壞品庫出庫。

操作步驟:

業務部或現場將損壞且具有維修價值的物資發給生產管理部庫房,物資出庫并清點完畢后,業務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作"其他出庫單--返修出庫";

登錄**軟件后,點擊------。

點擊,在倉庫的左側橫線處選擇相應庫房,一般為現場或業務部的損壞品庫房,出庫類別中選擇"其他出庫單--返修出庫",在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊,然后再點擊即可。其他相關內容同上。

3.3其他出庫單--報廢出庫

業務場景:現場損壞品庫中的物資,不具有維修價值。現場經業務部申請允許直接報廢出庫,不用返回生產管理部庫房;

相關單據:"其他出庫單--報廢出庫";

科目說明:根據"商修管理辦法"中規定的不具備維修價值的一類物資。使用過后不具備維修價值,或者是二類物資維修次數過多,無法修復或已不具備維修價值時,現場直接報廢或發往業務部報廢,記入報廢出庫。

操作步驟:

業務部或現場將損壞且不具有維修價值的物資予以報廢出庫,現場在**軟件中處理賬務,制作<"其他出庫單--報廢出庫";每天報送"現場出入庫流水賬"給業務部,業務部在**軟件中更新賬目;

登錄**軟件后,點擊:供應鏈--庫存管理--出庫業務--其他出庫單;

點擊,在倉庫的左側橫線處選擇相應的物資出庫庫房,一般為現場或業務部損壞品庫房,出庫類別中選擇"其他出庫單--報廢出庫",在存貨編碼中選擇出庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

點擊,然后再點擊即可。其他相關內容同上。

4、調撥業務

4.1業務部之間調撥

業務場景:當多個現場物資緊張或無此庫存時,由所屬業務部統一申請從其他業務部所屬現場調入。此業務可能是業務管理部的統一調撥或業務部之間的協商調撥。業務管理部計劃室發出調撥指令,由業務管理部計劃室制作"調撥單"并點擊;各業務部之間協商,由發出物資業務管理部計劃員制作"調撥單";

相應單據:業務管理部審批的"聯絡單"、"調撥單";

科目說明:"其他入庫單--完好品調撥"入庫:業務部之間的調撥、現場之間的調撥、其他部門與業務部的調撥,在入庫時,記入調撥入庫,調撥的物資一定是完好品。

操作步驟

登錄**軟件后,點擊------;

雙擊后,出現如下界面;

點擊頁面左上角,會自動生成"調撥單";

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇物資轉出倉庫,轉入倉庫選擇物資入庫倉庫;在出庫類別中選擇"其他出庫單--完好品調撥",在入庫類別中選擇"其他入庫單--完好品調撥"。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量;

"調撥單"填寫完畢后,點擊;業務部沒有制作跨區域調撥單的權限,必須由業務管理部計劃室制作的"調撥單",由計劃室點擊;

業務管理部計劃室審核完"調撥單"后。告知物資出庫業務部可以通過,找到相應的"其他出庫單--完好品調撥"并;

物資出庫業務部雙擊"其他出庫單--完好品調撥",可以找到與調撥單相對應的"其他出庫單--完好品調撥"。出庫業務部核對"其他出庫單"信息,如無疑問點擊,物資出庫完成賬務處理;

物資收貨業務部,接收到其他業務部發過來的物資時,在中找到相應的"調撥單",點擊,找到相對應的"其他入庫單--完好品調撥"。雙擊單據后,如無疑問點擊,物資入庫完成賬務處理。

注意事項:由業務部之間協商,確定業務部之間物資的調撥,由業務管理部計劃室來制作"調撥單",在備注中寫明由業務部經理同意調撥并在每月月末將本月業務部經理同意調撥的調撥單制作紙質版,發到北京計劃室備查。

4.2現場之間調撥

業務場景:某個現場需要某種物資,這種物資需要從其他現場調撥給有需求現場。這種調撥只能是業務部所管現場內部調撥(跨業務部現場之間的調撥業務參考4.1);

相應單據:"調撥單"、"其他入庫單--完好品調撥"、"其他出庫單--完好品調撥"。

科目說明:

調撥單:記錄物資在同一公司不同倉庫之間移動的憑據,將減少調出倉庫的庫存,增加調入倉庫的庫存;

其他入庫單--完好品調撥:物資接收現場接收物資發出現場發來的物資,在入庫時,記入調撥入庫;

其他出庫單--完好品調撥,物資接收現場接收物資發出現場發來的物資,在出庫時,記入調撥出庫。

操作步驟:

登錄**軟件后,點擊------;

雙擊后,出現如下界面;

點擊頁面左上角,會自動生成"調撥單";

自動生成的信息有調撥單號,調撥日期;

在轉出倉庫選擇倉庫名稱,轉入倉庫選擇入庫倉庫;在出庫類別中選擇"其他出庫單--完好品調撥",在入庫類別中選擇"其他入庫單--完好品調撥"。在存貨編碼中填寫入庫物資,在數量欄中填寫調撥數量。

"調撥單"填寫完畢后,點擊<保存&

gt;;如是跨業務部之間的物資調撥,由業務管理部計劃室制作"調撥單",由計劃室點擊;如是業務部內部物資周轉,由業務部賬務管理員點擊。其他步驟同上。

損壞品的調撥業務與完好品的調撥業務處理相同,只是在出庫、入庫類別中稍有不同。損壞品的調撥在入庫類別中選擇"其他入庫單--損壞品調撥";在出庫類別中選擇"其他出庫單--損壞品調撥"。損壞物品返回業務部時,業務部需要根據物資返回日期逐筆處理賬務,因為物資返修,是按照批次到貨,所以需要逐筆記錄。其他步驟同上。

5、物資退庫

業務場景:生產管理部庫房向現場發貨或者由廠家直發現場的物資,現場接到物資后發現其中有丟失或損壞的情況發生,現場將損壞物資單獨存放返回廠家或生產管理部庫房;

相關單據:物資退庫;

科目說明:現場領用的物資使用后有剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續。損壞品出庫后由于某種特殊原因被退回現場時,也記入物資退庫。在制作入庫單時,在其他入庫單中選擇紅字,且物資數量必須小于0的數量。

操作步驟:

業務部或現場接到物資,物資入庫并清點完畢后,業務部賬務員在**軟件中處理賬務,制作"其他入庫單--采購入庫";

登錄**軟件后,點擊------;

雙擊后,出現如下界面;

點擊頁面左上角,會自動生成"其他入庫單";

在倉庫的右側橫線處選擇相應的物資入庫庫房,入庫類別中選擇,在存貨編碼中選擇入庫物資,在數量下填寫相應入庫數量;

單據賬務處理完成后,點擊左上角的,然后點擊。本次入庫賬務處理完畢。

6、盤點業務

業務場景:根據公司、客服部規定,每季度要對現場及業務部庫房進行盤點,了解現場及業務部庫存實際情況;

相關單據:"盤點表"。

操作步驟:

業務部賬務員制作盤點模板,分發給現場。業務部將所管轄現場的現存量導出,粘貼到"盤點表"中;

將粘貼好的"盤點表"發給現場,在規定時間內現場進行自盤或其他現場人員監盤。點出數量后報回業務部。

現場在填寫"盤點表"時,如出現盤虧或盤盈時,需要填寫出現盤虧、盤盈的原因。業務管理部室根據《員工手冊》獎懲規定酌情予以考核或獎勵。

7、現場出入庫流水賬的填寫

業務場景:現場每天填寫"現場出入庫流水賬",將每天現場物資變動情況填寫準確,在每天晚上發送給業務部賬務員。由業務部代替現場在**軟件中處理賬務;

相關單據:"現場出入庫流水賬";

填寫要求:

物資名稱及型號請參照所屬業務部導出的現場現存量中名稱、型號;

請現場填寫現場名稱及表格中需要填寫的所有信息;

請現場在每日發給所屬的業務部,如不能按時發回也請發郵件講明不能按時發回的原因;

填寫物資信息必須正確,此項數據涉及客服賬套,是物資盤點的數據比對重要依據,請現場予以總夠的重視;

物資調撥入庫時,在備注中填寫調撥單號。物資出庫時,在備注中填寫物資出庫裝箱單信息。

8、現場出入庫流水賬查詢

業務場景:現場每天處理完現場賬務后,由業務部賬務員檢查現場賬務處理情況;

相關單據:"出入庫流水賬"

操作步驟:

現場每天晚上更新當日現場物資出庫、入庫賬務,并制作現場"出入庫流水賬";

業務部賬務管理員收到現場發回"出入庫流水賬",在**軟件中更新該現場賬務;

現場每日打印出入庫流水賬并簽字備查;

業務部人員自行決定抽查現場賬務,定期巡查現場賬務是否做到賬實相符并且檢查現場備查賬目是否齊全、準確。

篇2:車用物資采購管理制度

車用物資采購管理制度

1、目的和范圍

——通過加強對車用物資采購的管理,以高品質、高速度的采購來保證車輛的維修質量和維修進度,達到提高資金周轉效益,降低采購成本,為運輸服務的目的。

——本制度適用于車用物資采購管理。

2、職責

(1)綜合部是負責車用物資采購、領用、管理的歸口部門。

(2)部門主管負責采購計劃的審核及落實。

(3)總經理負責大額采購的審批。

(4)倉庫保管員負責車用物資的入庫、發放、管理。

3、程序

(1)物資采購采取計劃采購和臨時采購相結合的原則,以計劃采購為主,對需要量少的配件,采取臨時采購方式,以減少庫存積壓。并根據車輛的更新換代,及時調整庫存結構。汽車管理員根據汽車需用配件品種多、規格多等特點,按儲備定額規定,提出汽車配件和輔助材料的月度采購數量,由綜合部主管進行平?,擬定采購計劃。采購計劃需經綜合管理部主管定采購金額,嚴格按計劃開支。

(2)物資采購要嚴格遵循“比質比價,擇優進貨”的原則,減少流通環節,節約采購成本。

(3)采購的配件和輔料必須保證質量,用途不明不購,質量不符合標準不購。副廠件的采購需經部門主管同意,以免影響生產造成配件和物資積壓。

(4)批量采購物資在5000元以上,要經主管負責人審批,對價值高的總成件或單件物品在價值2000元以上,需經本企業主管領導批準。

(5)物資采購渠道原則上在已確定的供應渠道采購,新開拓的物資批量采購渠道要經過部門負責人審核,向上申報經批準后方可確定。

(6)對于需要量大的配件,應盡量選擇定點供應直達供貨的方式,選擇資信程度好、質量保證的供方。

(7)配件的質量管理

(8)配件質量好壞關系到的車輛維保的質量、企業的信譽。??件質量重點抓好三個環節:A采購環節;B入庫檢驗環節;C裝配檢驗環節。以確保不合格配件不裝配使用。

(9)提高采購人員,倉庫人員的配件業務素質,嚴把物資采購質量關,要杜絕采購假貨和偽劣配件。

(10)對物資出現的質量問題,從發現問題的三日內采購員必須與供方進行交涉,要求退賠。

(11)采購時間的管理

(12)在衢州范圍內采購物資須在2小時內采購到位,如說明是急件的必須急事急辦。

(13)在浙江省范圍內采購物資不得超過3天,在省外采購的物資視距離而定。

(14)如有特殊原因不能按期采購的物資,必須向部門主管作出令人信服的解釋與答復,必要時以書面形式。

(15)汽車用油的采購執行《油料管理制度》

篇3:大學后勤服務集團進一步加強物資財產管理規定

大學后勤服務集團關于進一步加強物資財產管理的規定

本辦法所指物資財產是固定資產、低值易耗品和材料的總稱。總公司的物資財產是保持正常生產、工作的基礎,是保證總公司各項管理工作及生產經營活動順利進行的必要條件。為進一步做好總公司物資財產管理規范化工作,特制訂本辦法。

一、總則

總公司物資財產管理必須認真做好物資財產的計劃、采購、驗收、保管、使用、保養、檢修、更新和核算等工作,達到供應好、消耗低、費用省的目標。總公司所有固定資產、低值易耗品及材料(包括學校購買、總公司或部門自行購買、捐贈、調撥的)均納入物資財產管理范圍。

(一)物資財產管理的原則

1、服務原則

以靈活多樣的方式將品種規格齊全、數量合理、質地優良的物資財產及時、有效地供應給各部門,以促進工作。

2、效益原則

在物資財產的購置、驗收、使用、維護、報廢過程中,必須加強計劃管理、經濟核算,使物資財產充分發揮效益。

3、制度原則

實行規范的企業物資財產管理,制訂符合總公司實際的物資財產分類、管理目錄和編號,實行物資管理部門、財務部門和使用部門相結合的物資財產管理體制,做到分工明確,各司其職。

(二)物資財產管理的范圍和分類

1、固定資產:指能夠獨立使用一年以上且單位價值較大,在使用過程中保持原有物質形態的資產。包括房屋及建筑物、機電設備、電子設備、辦公設備、家具等;

2、低值易耗品:是指單位價值較低或使用年限較短,但一般在一年以上不做固定資產管理的辦公文具、柜臺、清潔衛生用品、餐具等;

3、材料:指使用后就消耗或逐漸消耗而不能復原的物質資料,主要包括原材料、燃料、輔助材料、修理備用件等。

(三)物資財產管理要點

1、固定資產

①固定資產的采購、保管、記賬、付款工作,應由不同人員擔任;

②固定資產的添置申請、采購驗收、報廢清理、內部轉移、調撥出租要由相關部門審核批準;

③固定資產增減變動要及時向有關部門反映并及時記賬;

④建立統一的固定資產目錄、明細賬和卡片,做到賬、卡、物相符;

⑤加強固定資產的日常管理,對閑置的固定資產及時辦理封存和申報手續,并及時反映給資產管理部門;

⑥組成資產核查小組,定期盤點,對盤盈、盤虧、毀損等情況要查明原因,分清責任;

⑦正確計算折舊,與各部門經營情況、成本核算掛鉤。

2、材料及低值易耗品

①材料及低值易耗品的申購、采購、驗收、付款、記賬必須由不同的人員擔任;

②采購員應按照批準的采購計劃進行采購,不得擅自改變采購內容;

③材料及低值易耗品的驗收要嚴格,根據采購計劃逐項驗收,一經驗收,一般不得提出退貨、更換等要求;

④發票價格、運輸費、稅款等,必須憑證齊全,并與合同復核無誤后方可辦理結算、支付貨款,如有退貨,應從原發票中扣除后辦理結算;

⑤貨款必須通過銀行辦理轉賬,除財務明確規定的情況外,不得以任何借口支付現金或現金支付,特殊情況應經相應授權后方可使用;

⑥納入配送倉庫或部門二級倉庫管理的材料及低值易耗品,應由專人負責,按財務要求做好材料的入庫、出庫、領用、發放、保管、周轉記錄,做到有數據、有憑據、有手續、有制度;

⑦對庫存材料及低值易耗品規定合理的貯存定額,對超儲積壓的材料要積極處理,加速資金周轉;

⑧500元(含500元)以下的倉庫材料及低值易耗品的報廢、報損,由部門經理審批,500元以上由總經理審批;

⑨各級倉庫要建立定期實物盤點制度,財務結算中心會同配送中心建立實地抽查制度。

3、總公司所有涉及物資資產管理的人員,在采購配送、驗收保管、使用維護、成本核算各環節均應嚴格執行各項規章制度,規范操作,廉潔奉公,恪盡職守,密切配合,切實做好總公司物資資產管理工作。

二、固定資產管理細則

(一)管理范圍

1、能夠獨立使用一年以上的房屋、建筑物、機器和機械運輸工具及與經營服務有關的設備、器皿、工具等;

2、能夠獨立使用兩年且單價在1000元以上(含1000元)辦公設備及所有家具或大批同類物資。

(二)分類

本細則所稱固定資產包括房屋及建筑物、儀器儀表、機電設備、電子設備、印刷機械、文體設備、工具量具和器皿、家具、行政辦公設備、被服裝具等十六類。

(三)管理部門

總公司辦公室代表總公司負責整體管理事務;各使用部門承擔具體使用、保管、養護等日常管理責任。

(四)計劃與申購

1、每年年底各部門上交申報計劃,大型貴重設備需提交論證報告,由辦公室匯總,經總公司辦公會討論確定全年設備添置計劃;

2、固定資產的申購應由使用部門根據總公司批準后的設備添置計劃填寫資產設備申購單,明確申購原因、用途及經費開支渠道,經總經理審批后由配送中心統一購買。與申購單上資產名稱、品種、型號、價格不符的,需重新辦理申購手續。

(五)經費開支

總公司出資,以計提折舊方式納入各部門經費,逐月逐年回收成本。

(六)折舊年限及折舊方法

1、快速折舊法。除土地、房屋外一般以五年為折舊年限,按月等額計提折舊;

2、平均年限折舊法。按固定資產不同類別、不同使用年限按月等額計提折舊;

3、根據各部門上年末資產總額的百分比計提;

4、使用部門與財務結算中心協商具體折舊方法,報經領導同意后實施。

(七)固定資產的計價

1、學校撥入的固定資產以評估價為計價依據;

2、購入的固定資產,按買價加運輸費、包裝費、安裝費及稅金等計價;

3、自行建造的固定資產,按造價或決算價計價;

4、改擴建的,以原固定資產價值,加上用于改造、擴建而發生的支出,減去改擴建過程中發生的變價收入后的余額計價;

5、盤盈的固定資產,按照同類固定資產的重置價值計價。

(八)固定資產的驗收

1、資產、設備到貨后一周內,使用部門應組織有關人員進行驗收,并辦理相關手續,一經驗收,一般不予退貨;

2、超過一周未辦理驗收手續的,按已驗收辦理。

(九)固定資產的入賬

1、總公司辦公室根據《高等學校固定資產分類及編碼》對總公司購買的每件固定資產進行編號,并填寫一式四聯資產設備入庫單,一聯由辦公室按品名登記固定資產明細賬和卡片,一聯隨發票交財務結算中心辦理付款手續并做好固定資產的總賬,一聯交使用部門做好部門固定資產明細賬,一聯備查;

2、學校承擔出資購買的固定資產,總公司辦公室及各部門仍需登記明細賬,原則上不記總賬、不計提折舊。

(十)固定資產的維修

1、日常檢修(含零修)的經費由各部門自行開支。數額在200元以上的,可分攤進入成本,但不得超過十二個月。報辦公室備案;

2、大修要上報總公司辦公室,經批準后進行,納入固定資產原值,以折舊方法回收成本。

(十一)固定資產的日常管理

各部門應有明確的資產管理負責人,由專人負責資產的使用、維護保養、維修處理、內部調撥、報失、報廢等。日常管理工作因工作變動需更換保管人的,應及時辦理移交變更手續。

(十二)固定資產的出借、調撥

1、固定資產的出借,必須由總公司辦公室初核,明確借用期,總經理審批后方可出借;

2、使用部門間固定資產的調撥需由調出單位填寫“固定資產調撥單”,并經調入部門簽字驗收辦妥交接手續。

(十三)固定資產的報廢

1、因自然損耗而無法使用的固定資產,由使用部門填寫報廢審批表,報總公司辦公室,經總經理審批后予以報廢處理(學校出資的報學校處理);

2、因使用不當造成無法修復或遺失、被竊需報廢、報失的,使用部門報分管副總審核,經總公司辦公會討論,明確責任后辦理報廢手續。

(十四)固定資產的清查盤點

1、每季度末,財務總賬與辦公室登記明細賬進行核對,辦公室登記的總明細賬與部門明細賬核實;

2、總公司領導,部門負責人,辦公室、財務、配送等相關職能部門人員組成的核查小組,每年對固定資產的實有數與賬面數進行核查;

3、對核查中發現的盤盈、盤虧查明原因,報領導審查批準后調整賬面金額。對核查中發現的保管不善、使用不當、修理不及時等情況,將追究部門責任人及保管人責任。

三、低值易耗品管理細則

(一)管理范圍

單位價值在200元以上1000元以下,使用年限一年以上,不屬固定資產管理的辦公文具、柜臺、清潔衛生用品、餐具、辦公家具等。

(二)分類

1、經營服務類低值易耗品,如電扇、脫水機、微波爐、貨架、餐具、一般維修工具等;

2、管理類低值易耗品,如辦公用品、電話機、文具、計算器、辦公桌椅、飲水機等。

(三)管理部門

1、總公司辦公室負責對低值易耗品進行審核監督,做好登記管理工作;

2、使用部門建立低值易耗品的進出領用登記賬和日常管理工作。

(四)申購

使用部門填寫低值易耗品申購單,注明名稱、型號、價格、攤銷期限,經分管副總審批同意報總公司辦公室,由配送中心定期編制購置計劃并組織采購。

(五)驗收

配送中心會同使用部門有關人員進行驗收,并辦理相關手續,一經驗收,一般不予退貨;

(六)領用

1、使用部門領用低值易耗品應填寫一式三聯的低值易耗品入庫單,一聯報總公司辦公室專門登記,歸口管理,一聯報財務做入賬處理,一聯供使用部門備查;

2、對各類專用工具的領用,應建立登記領用制度,明確領用及歸還日期、領用人、審批人等。

(七)攤銷方式

1、原則上采用一次攤銷法,直接計入各部門成本或費用;

2、一次性進入費用過大,會影響當期損溢發生較大波動的,可采用分期攤銷法(一年內);

3、各部門可以根據自身工作特點選擇攤銷方式,形成制度后在同一會計年度內不予變動。

(八)報廢

1、使用部門填寫低值易耗品報廢單,總公司辦公室根據報廢單進行檢查和核對;

2、財務部門計算報廢品的已提攤銷額和應補提的攤銷額,及時進行賬務處理,并及時收回報廢殘值。

(九)清查盤點

1、使用部門有專人負責低值易耗品的日常管理,進行定期或不定期的盤存;

2、總公司辦公室對各部門的低值易耗品使用情況和數量進行實物與登記本的核實。

四、材料(含庫存材料)管理細則

(一)材料的分類

按材料在生產經營活動中的作用分為:

1、原料,指經過加工后構成產品主要實體的各種材料;

2、輔助材料,指雖不能構成主要實體但與主要材料使用密切相關的各種材料;

3、燃料,指經營過程中產生能量轉換的物資;

4、修理備用件,指用于修復各種物資設備的零配件;

5、其他材料。

(二)材料的采購

根據總公司[20**]第16號文件《配送管理暫行辦法》的規定,使用部門根據工作需要填寫申購單,注明品種、規格、數量、用途、價格等,經符合財務管理的審批程序,由配送中心堅持適用、經濟和標準化原則組織采購。配送中心根據庫存物品情況,經使用部門同意后,可用倉庫內相應的閑置材料替代擬采購物品,以加速庫存流通。

(三)材料的驗收

1、入庫保管的材料由倉庫保管員負責驗收,直接交給使用部門的材料,由使用部門驗收;

2、驗收時必須對實物驗質、點數或過秤,仔細檢查所收到的材料是否與進貨憑證相符,對質量不好、數量短缺以及與申購單不符的,應拒絕接受;

3、填寫入庫單應注明材料的品名、數量、單價和金額,交財務結算中心辦理入賬手續,如從集貿市場購買或個私經營戶定期送上門的材料,進貨憑證經采購人、驗收人簽章,交由配送中心于月底統一填寫匯總入庫單,財務結算中心憑此辦理入賬手續;

4、材料經驗收入庫后一般不得再提出退貨、更換等要求。

(四)材料的領用

1、各部門領用材料必須填寫出庫單或內部調撥單,并要有保管員、領用人、審批人的簽字,經審核無誤后發放;

2、鮮活原材料經保管員驗收后直接使用,進貨憑證代替出庫單;

3、在材料領發中,應堅持“先進先出,后進后出”的原則。

(五)庫存材料的保管

1、進庫的材料要按性能、用途和保管要求進行科學分類存放和保管;

2、公司的各種材料應由專人負責,盡可能集中保管,以防止材料流失;

3、倉庫管理員應熟悉材料的特性,根據倉庫的溫度、通風等因素,考慮存放時間,做好防潮、防霉、防水、防爆等工作。

(六)庫存材料的核算

配送倉庫及部門二級倉庫按永續盤存制建立數量、金額材料明細賬,根據出入庫單記錄庫存材料的進、出、存動態。

(七)庫存材料的盤點

1、各級倉庫須每月盤點,隨時掌握庫存材料的變動情況,月末做好盤存表上交財務結算中心;

2、財務結算中心協同配送中心每月進行實物抽查核實,包括賬面數與實存數有無錯誤、有無超儲積壓損壞變質、安全措施是否到位和庫房設備有無損壞等;

3、對抽查發現的問題,如盤盈、盤虧、毀損或其他各種損失,分析原因,明確經濟責任,個人造成的損失應由個人賠償,部門管理不善造成的損失追究部門經理的責任。

(八)庫存材料的損耗

根據以往資料或倉庫管理人員實際經驗合理確定材料損耗度,并報經總公司同意后執行。經營部門的損耗計入經營成本。

五、本規定如與總公司其他文件、規定相沖突,以本規定為準。