發票管理制度

一、各部門對發票實行專人管理,領取發票由專人負責,責任到人,財務部設發票管理臺帳,由領用人簽字。

二、不準轉借、轉讓發票:發票只準本單位的開票人按規定用途使用。

三、發票啟用前,應先清點,如有缺聯、少份、缺號、錯號等問題,應整本退回。

四、填開發票時,應按順序號,全份復寫,并蓋單位發票印章。各欄目內容應填寫真實、完整,包括客戶名稱、項目、數量、單位、金額。未填寫的大寫金額單位應劃上“○”符號封項;作廢的發票應整份保存,并注明“作廢”字樣。

五、嚴禁超范圍或攜往外市使用發票;嚴禁偽造、涂改、撕毀、挖補、轉借、代開、買賣、拆本和單聯填寫。

六、開具發票后,如發生銷貨退回情況需開紅字發票的,必須收回原發票,并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。

七、使用發票的部門和個人應妥善保管發票,不得丟失;如發票丟失,應于丟失當日用書面報告財務部,再由財務部上報處理。

八、增值稅發票的有關特殊規定,按有關相應的規定執行。

九、如因發票管理不善而發生稅務部門罰款,公司將直接追究有關部門和人員的經濟責任。

十、公司內部使用的各種單據參照本制度管理。

篇2:石油銷售公司發票管理辦法

石油銷售公司發票管理辦法(試行)

第一章總則

第一條為了加強發票管理和監督,根據《中華人民共和國發票管理辦法》、《增值稅專用發票使用規定》、《國家稅務總局關于進一步加強普通發票工作的通知》,結合本公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱發票是指增值稅專用發票及普通發票。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章領取

第四條公司本部所有發票在當地稅務局領取。

第五條各發票管理員領取發票后應填寫本單位《發票領用登記薄》。

第三章使用

第六條各開票人員不得以任何理由拒絕向客戶開具銷售發票;銷售商品收取款項后,應當對單據的完整性、準確性進行審核,據實向購貨方開具發票,不得因購貨方要求而改變品名、數量、金額等內容。

第七條增值稅專用發票只能向一般納稅人開具。

1、對于初次開票客戶,開具增值稅專用發票前必須要求客戶提供加蓋"增值稅一般納稅人"確認章的稅務登記證副本原件和經辦人身份證件,同時留存經辦人身份證和稅務登記證復印件,稅務登記證復印件應當加蓋客戶公司財務專用章或公章。稅務登記證復印件和經辦人身份證復印件應當作為會計檔案保管。

2、每年應對客戶一般納稅人資格進行審查。增值稅一般納稅人資格由各單位稅務管理崗位負責審查(可以登錄國家稅務局網站,進入相應市縣稅務機關網站查詢確認),

3、向一般納稅人開具增值稅發票時,必須全額開具增值稅專用發票,不得部分開具增值稅專用發票,部分開具普通發票。

4、嚴禁向非增值稅一般納稅人開具增值稅專用發票。

第八條各中心必須按照增值稅納稅義務發生時間開具發票,嚴禁提前向客戶開具發票,具體規定如下:

(1)現場交款提貨并索取發票的,為收到貨款付出商品的當天;

(2)每月業務發生頻次較多,可在月底對賬完畢并收訖貨款的當天;

(3)預收貨款的,為客戶實際提貨的當天;

(4)銷售應稅勞務的,為提供勞務同時收訖銷售款的當天;

(5)將商品自用等,為貨物移送的當天。

第九條所有銷售業務當月必須將發票開具完畢.

第十條批發業務依據銷售通知單上所列明的單位名稱開具發票,任何單位和個人不得更換銷售通知單單位名稱后開具發票。在批發環節,對不需要發票的客戶一般開具普通發票補齊,發票開具的單位名稱為銷售通知單上的單位名稱,不能更改單位名稱。發票聯由稅務管理崗裝訂留存備查。

第十一條當零售客戶不要求開具發票時,可以不開發票。

第十二條開票員按規定的時限、順序、逐條一次性如實開具,并加蓋發票專用章。

第十三條因操作失誤等原因需要作廢發票時,按照以下發票作廢業務程序進行:

1.需作廢發票未跨月的,先在開票機上作廢相應電子版發票,再在對應的紙質發票一式三聯上蓋作廢章或注明作廢字樣,完成作廢業務程序;

2.需作廢發票屬于跨月的,應先收回原發票并在原發票上注明"作廢"字樣,隨后開具與原發票內容相同,但數量、金額為負數的紅字發票,完成作廢業務程序。紅字發票需向稅務申請同意。

所有作廢發票應保證聯次完整,裝訂整齊,并上由開票人員統一保管、銷毀。

第四章保管

第十四條各中心發票管理員負責保管本單位發票。發票應存放于保險柜,做好防盜、防火、防潮。

第十五條各中心發票管理員如遇發票丟失、毀損等情況,應立即向公司財務部同時報告。因發票管理不善而發生稅務部門罰款,公司將直接追究有關部門和人員的經濟責任。

第十六條《發票領用登記薄》和《增值稅專用發票進項統計表》,作廢發票,應單獨裝訂保管,并根據公司財務檔案管理的有關規定,定期歸檔和銷毀。

第五章其他

第十七條所有開票員在開票前應接受崗前培訓,熟練掌握發票管理系統的使用后,方可上崗操作。

第十八條稅控開票機由發票管理員管理和使用。

第十九條公司財務部應對各中心發票使用情況定期抽查,及時發現和處理存在問題。發現有虛開、冒開行為的,

第二十條發票管理員及其他人員不得在稅控開票機上上網、聊天、游戲等。

第二十一條開票員應按照發票管理規范進行操作。管理好自己的用戶名和密碼,不得擅自移交。如因崗位變動需要變更開票操作人員時,應上報公司財務部備案。

第二十二條開票員不得轉借、轉讓、代開發票,不得擅自擴大發票使用范圍。

第六章其他票據管理

第二十三條其他有價票證包括:支票、銀行匯票、銀行本票、商業匯票、信用證等。

對從銀行購回的空白現金支票、轉賬支票、信匯單、電匯單以及內部結算單、空白收款收據等,保管印簽的人員不得事先在上面加蓋財務預留印簽及印章,出納人員須將空白支票等有價票證放入保險柜妥善保存,對填寫錯誤的票據應及時加蓋"作廢"章。

第二十四條規范辦理銀行承兌匯票業務。

(1)收到銀行承兌匯票后,立即到開戶行驗證匯票的真實性,檢查承兌匯票的背書單位與掛賬的往來單位必須相符,背書人名稱和背書時間填寫正確清晰,多次背書的承兌匯票應審核背書的連續性,逐筆登記"應收票據備查簿"。

(2)開具銀行承兌匯票時,應由財務部門根據用款計劃和業務合同等相關資料在開戶銀行辦理,辦理銀行承兌匯票的簽章應與預留銀行的簽章相符。

第七章附則

第二十五條本辦法由公司財務部負責解釋。

篇3:連鎖門店發票收據的管理辦法

連鎖門店發票及收據的管理辦法

發票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據,在購銷的環節都是最重要有效憑據之一,為保證公司資產的完整,避免產生不必要的損失,必須加強對發票的購買、領用、保管的管理,根據公司財務制度現制定如下操作規定和管理辦法,望相關部門和人員嚴格執行規范流程和遵守發票管理制度。

一、費用發票的管理

1、定義。費用發票指因購管理用品或獲取的勞務(各種費用)而取的的發票。

2、管理規定。

1)凡購管理用品或獲取的勞務(各種費用)必須取得合法的發票,取得的發票根據費用性質粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。

2)對于真實、合法、合理但內容不完整、計算有誤的發票,應將其退回經辦人,由其負責將發票調換后再行報支報銷。

3)收到真實、合法、合理的發票,但發票金額小于報支金額的,按發票實際金額報支。

4)收到不真實、不合法的發票,財務必須拒絕報支。

5)財務將費用憑證和原始發票作為入帳的依據和附件,與記帳憑證裝訂成冊,按規定年限保管。

3、禁止條例。

1)對于無法提供合法正確的原始發票的費用,不得報銷;對于無法取得發票的,必須經主管部門經理證明,財務部門審核、相關領導人員審批后方可報支。

2)對于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進行帳務處理,即不得虛列支出。

4、處罰條例。

1)費用申報人提供虛假發票且造成公司損失的,除全額補償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。

2)現金出納不嚴格保管原始發票,使費用申報人無法進行報銷的,由出納承擔該筆費用。

二、銷售發票的管理

(一)定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發票,公司銷售發票主要指代理費發票。

(二)換票。

1)換票指客戶需要增值稅發票,但因條件限制無法當即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。

2)對顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個星期,二星期內顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。

3)小票的換票期限為一個月,超過一個月的不得更換。

4)門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。

5)對于換回的小票,應進行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發票后,紅沖發票記帳聯與增票記帳聯捏對,隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。

6)門店收到待換增票,需進行登記,交付客戶時,由其在登記簿上簽收。

7)換票工作由門店財務主管操作,門店財務主管嚴格保管增票,不得有遺失現象。

(三)發票和收據的管理

1、購買。

1)發票和收據由指定會計購買,財務人員根據實際用量進行購買,其他任何人員無權購買;

2、分公司領用。

1)管理發票的會計必須設置“發票領用收回登記簿”。

2)發票由管理發票的會計負責發放,若發票管理員不在應授權指定人進行發放工作。

3)分公司要領用和開具發票必須事先通知總部相關人員。

4)門店領用發票后,必須由領用人在“發票領用收回登記簿”上簽收。

5)發票應由門店財務主管(無財務主管的,由臺賬負責,下同)進行領用,填寫“小票申領單”,若無法直接親自領用的,必須在申領單上注明授權人,經授權的人員方可進行代為領用,否則發票管理不得發放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領單”,若由分公司統一保管的,也需填寫“小票申請單”。

6)門店財務主管應注意發票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對于低于安全庫存量的應立即提出申領。

7)門店財務主管根據銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發放小票,必須由收銀在“門店發票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據后臺開票需要按需領用,即開具幾份領用幾份,辦理簽收。除收銀、臺帳外,其他人一律不得領用。

8)收銀領用小票后應登記“發票領用歸還登記簿”,登記領用日期、小票號碼、份數或本數。

3、開具。

1)小票實行“誰領用誰開具”,不得互相借用,收銀應直接向門店財務主管領用。

2)使用機打小票的,嚴格按操作要求進行開具,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示,機打小票不得手工涂改,凡涂改的發票一律無效。

3)手工開票的,嚴格按規定開具,開票內容必須齊全,準確填寫商品ID、品名規格、數量、單價、金額、營業員、收款人,大小寫金額一致,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示。

4)小票必須按真實的銷售單開具,不得虛開小票,對于不符規定的銷售單或違規開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財務主管匯報。

5)收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到,對于預收款的一律不得開具,嚴格禁止應收款銷售。

4、小票的紅沖與作廢

基本同增票,對于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。

5、保管。

1)發票管理員和門店財務主管必須嚴格保管未開具的小票,并根據使用需要加蓋發票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內,不得隨意擺放。

2)營業終了,對于未開具的小票應存放在財務室內,不得放在收銀臺,各門店財務室應提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財務主管(或臺帳)必須每天對發票進行清對,為明確各收銀責任,對未開具的小票應包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應自行進行登記存放數量。次日領取時,收銀進行檢查封口和實際數量的完整性。

3)收銀將一批次已開具完小票存根聯交回門店財務主管,機打小票每100份為一冊,裝訂成冊,加蓋封面;門店財務主管審核發票的連續性、開票的規范性,審核無誤在收銀的“發票領用歸還登記簿”上簽收,同時在自身的“門店發票領用收回登記簿”上進行登記工作。

4)門店財務主管對于收回存根聯按序排列,并按月按號存放。小票存根聯在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發票管理員,上交小票時排列必須與領用時的批次一致,以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票

5)公司發票管理員按門店按序號存放存根聯,便于以后查用。

6)公司發票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致,發生不一致必須查明原因,發生遺失必須立即報分公司財務部副經理

(核算)。

7)小票遺失必須立即發布公告,通知相關倉庫人員,嚴密注意遺失小票,防止虛假提貨現象,發現用遺失小票提貨的,立即通知門店經理和財務主管,倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應及時和收銀人員核實,收款情況;如屬支票付款的,必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后,方可發貨。

(四)獎懲條例

1、獎勵條例

1)每年對門店進行發票管理檢查,門店嚴格執行上述規定,安全有序完整的保管發票,發票的收發領用和監控嚴密清晰,發票庫存與登記簿一致,嚴格執行增票的調換工作,小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發生發票管理不善狀況的,對門店財務主管獎勵500元,由分公司財務副經理(分管核算)簽發;受獎勵的門店中,若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的,對門店收銀和臺帳獎勵100元,由門店財務主管提出申請,由分公司財務副經理(分管核算)簽發。

2)發票管理員嚴格保管各類發票存根聯、抵扣聯,并對門店加強監控,存根聯保存有序、整齊,發票庫存量與登記簿一致,當年未發生發票遺失現象,對發票管理員獎勵500元。

2、處罰條例

1)不按實、完整、連續進行發票收發領用的登記工作,每發現一次對相關登記責任人(發票管理員、財務主管、收銀)扣罰100元,發現三次以上予以除名。

2)未開具的發票隨意擺放,每發現一次,對保管責任人扣款100元,發現三次以上予以除名。

3)發票存根聯保管凌亂、不按序排號、裝訂的,每發現一次,根據情節對門店財務主管扣罰50―100元,發現三次以上予以除名。

4)發生小票遺失的,對責任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節嚴重的直接除名。

5)虛開發票,對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。

6)開票不規范,視情況對開票人扣款10~100元,造成損失的,除補償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。

7)門店財務主管不按規定進行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發現一次,對臺帳扣款100元。

8)增票未經客戶或供應商簽字就交付的,對責任人扣款50元。

三、適用與執行

1、外省分公司門店財務主管一般為主辦會計或臺賬。

2、上述規定均以商業類核算分公司為基礎,其他行業分公司參照執行。

本規定即日起執行,請各財務部門作好指導和宣傳。