公司采購部門,對于采購部門的每一位員工如何管理,采購時要有怎樣的采購流程呢以下整理了詳細的采購部管理制度,可供參考。

一、總則

1.為規范公司日常采購工作,特制定本制度。

2.本制度適用于公司的日常采購活動。

二、采購原則

1.嚴格執行詢議價程序

物品采購,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。

2.采購會審、合同會簽制度

物品采購,必須有相關部門參與,調研匯總各方意見,經高管審核后生效。

3.職責明確

采購人員必須參與貨物和服務的驗收,采購貨物質量、數量、交貨等問題的解決,應根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。

4.一致性原則

采購人員采購的物品或服務必須與采購計劃單所列要求規格型號、數量相一致,在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改采購計劃單以參考。

5.廉潔制度

所有采購人員必須做到:

(1)自覺維護企業利益,努力提高采購質量,降低采購成本。

(2)加強學習,提高認識,增強法治觀念。

(3)廉潔自律,不能向供應商伸手。

(4)嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監督。

(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

(6)努力學習業務,廣泛掌握與采購業務相關的新貨品及市場信息。

三、采購程序

1.供應商的選擇

(1)供應商必須證照齊全,具有相關資質。

(2)對于經常使用的商品或服務,采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好記錄,會同客服、銷售、采購部門對供應商定期進行評估和審計。

(3)在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

(4)為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。

2.采購程序

(1)日常及其他零星物品的申請,由各使用部門應認真填寫采購計劃單后報采購部上級部門統一申請。對于較大數額物品的申請需要由總經理審批,最后交采購部門采購。

(2)采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購部門協調財務及使用部門共同完成,報總經理審批。使用部門負責采購物品的適用性,財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核,行政部門負責合同風險條款的審查。采購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售后服務事宜。

(3)對于已審批完畢的采購合同,必須徹底跟蹤,保證準確的交貨期,以免影響公司運營。如遇物料出現不能按期交貨或已交貨但質量未能符合要求的,必須第一時間向上級匯報,協商最快交貨期,或商議其它解決方案。并及時通知相關人員最新的材料到貨時間。

(4)采購過程中發生變化時,需求部門應及時出具采購變更申請,由主管領導簽字確認后交采購部執行。

3.付款程序

(1)采購部根據合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請,各主管簽字,后附入庫單,交給財務部辦理付款手續。無論匯款還是支票要求復印存檔。

(2)發票:付款時必須索要發票,核對發票形式(普票或增值稅發票)內容是否和合同約定一致,確認后交給財務部核銷。

四、違約處理

1.貨物出現延期后,采購部應及時通知相關部門。

2.貨物出現質量問題后,由使用部門提出意見,報部門經理,交采購部處理。采購部接到意見后,將情況上報總經理,并按投訴做緊急處理,將情況及時報給供應商,要求供應商換貨或退貨。

3.采購部與供應商協商不成的,或造成損失的,由財務部核算損失,采購部負責追索。追索不成,由法院裁決。

五、審計監督

在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和采購結算過程中,必須有相關部門參與。財務部門主要負責價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監督和質詢。

六、績效與評估

1.制定采購績效評估的目的,包括以下項目:

確保采購目標之達成;提供改進績效之依據;作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓的參考;提高采購人員的士氣。

2.采購績效評估的指標

采購人員績效評估應以“5R”為核心,即適時、適質、適量、適價、適地,并用量化指標作為考核之尺度。

3.采購績效評估的方式。

采用目標管理與工作表現考核相結合之方式進行。目標管理考核占采購人員績效評估的70%;工作表現占績效評估的30%;兩次考核的總合即為采購人員之績效,即:績效分數=目標管理考核*70%+工作表現考核*30%

以上制度從20**年10月10日開始執行

采購部

20**-10-7

篇2:酒店采購部管理制度（四）

酒店采購部管理制度(三)

1、制定采購計劃

(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;

(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;

(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業猜測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;

(4)經批準的采購計劃交財務總監監視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規格、型號、數目、單位適時進行采購,以保證及時供給。

(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數目、規格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。

(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單,然后需直撥的按手續直撥,需入庫的按劃定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核,經確認批準后方可付款;

②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;

③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現款。

④超過30元要求付現金者,必需經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款,但現金必需在一定的范圍內。

(2)報銷:

①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監批準后方可給予報銷。

篇3:公司采購部職責制度

公司采購部職責規定

1.目的:明確各部門管理職責。

2.范圍:適用各部門的職責范圍。

3.職責:

3.1采購部職責:

3.1.1在副總經理的領導下,負責生產件、材料等生產物質的采購工作,及外協廠商管理、協調、評估、監控等工作。

3.1.2負責日常采購及管理工作,包括采購性價比最優的生產所需材料、配件并保證按時到貨,跟蹤采購訂單落實情況,帳目管理及與財務部核對費用。

3.1.3負責對供方進行評估、選擇、評審。與供應商進行商務談判,選擇性價比合適的外協廠家,簽訂外協加工合同,并配合項目部監督發外加工進度、質量控制和跟蹤。

3.1.4負責所購物料的異常處理,并協調供方進行原因分析,制定改善措施。

3.1.5按公司的財務制度,及時辦理報帳和進倉等手續。

3.1.6編訂有關制度及工作程序,配合公司推行ISO9000質量管理體系工作7S管理工作。

3.1.7完成上級領導交付的其他工作。