一個公司對于行政采購工作的管理,有哪些規范的行政管理制度呢以下整理了完整的行政采購管理制度資料,請參考。

第一條目的

為規范***(以下簡稱公司)行政物資管理,明確行政物資管理流程,保證公司行政物資合理配置,特制定本制度。

第二條本制度所稱行政物資管理

指用于公司日常行政辦公的非生產相關物資的采購、入庫、領用、維修、報廢、清查等一系列管理工作。

第三條行政物資分類

公司行政物資主要分為兩大類,分別為固定資產類和低值損耗品類。

一、固定資產(價值2000元以上),如打印機、電腦、空調、投影儀等;

二、低值損耗品(價值1999元以下):

(一)價值50元—1999元的低值損耗品,如電話、傳真機、文件柜、辦公桌椅等;

(二)價值49元以下的低值易耗品,其中包括部門所需品和個人所需品。

1、部門所需品:傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機、回形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。

2、個人所需品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。

第四條管理部門

行政部是公司日常辦公用品的管理部門,負責行政物資的管理工作。

第五條適用范圍

本制度適用于公司全體組織及個人。

第一章行政物資采購

第六條行政物資采購條件

以下兩種條件至少滿足一種時,應著手辦理行政物資采購相關事宜:

一、各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品;

二、庫房該類行政物資數量低于規定最低庫存量。

第七條行政物資采購流程

一、在滿足物資采購條件時,行政部跟據庫存記錄,提出采購申請,填寫《行政物資采購申請單》(詳見附件1);

(一)價值499元以下的低值損耗品,由分管行政的副總經理審核,總經理審定;

(二)價值500元以上的行政物資,由分管行政的副總經理、總經理雙審核后董事長審定;

二、行政部物資管理相關人員憑審定后的《行政物資采購申請單》交采購部聯系采購;

第八條行政物資采購要求

一、行政物資一般由采購部向供應商采購,電子類行政物資(如個人計算機),可以經董事長同意并授權相關部門(如信息部)采購;

二、行政部應建立行政物資庫存量檔案,每月限定時間清查賬本,發現庫存物資不夠應及時添置。

第二章行政物資入庫

第九條行政物資入庫條件

經質量檢驗部門、信息部門等檢驗合格的采購物資可以辦理物資入庫手續。

第十條行政物資入庫流程

一、采購部將采購來的行政物資交給物資管理相關人員管理;

二、物資管理人員再次清點《購銷合同》和《行政物資采購申請單》上所列各項指標,對照質量和數量;

三、清點無誤后根據入庫物品、時間、型號等填寫《行政物資入庫明細表》(詳見附件2)同時備份存檔。

第十一條行政物資入庫要求

一、拒絕不合格或手續不齊全的物資入庫,杜絕只見入庫單不見實物的現象;

二、入庫時,行政部相關人員必須查點物資的數量、規格型號、合格證件等項目,如發現物資數量、質量不合格時,不得辦理入庫手續;

三、如有多領的行政物資需要退庫時,必須由物資管理員填寫物資入庫單,辦妥手續后方可入庫;

四、人員離職時,由物資管理員將分派給個人的行政物資收回入庫,如物資回收時因保管、使用不當或故意損壞造成損失,由使用者酌情賠償。

第三章行政物資領用

第十二條行政物資領用依據

一、被規劃為公司固定資產的行政物資,在員工入職時按各職等對應標準,報分管行政的副總經理審核,總經理審定后發放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請;

二、低值損耗品的領用可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數),經驗法則(估計消耗時間)設定領用頻率(如圓珠筆每月每人發放一支),并可隨部門或人員的工作狀況隨時調整發放頻率,同時低值損耗品的領用實行以舊換新原則,但純消耗品不在此列(如信紙等);

第十三條行政物資領用流程

一、不同價值的行政物資的領用流程如下:

(一)價值在10元以下的低值損耗品,由申請領用人直接在行政部物資領用登記簿上注明領用品名、數量、領用日期等即可領用;

(二)其它價值的行政物資由領用人填寫《行政物資領用申請單》(詳見附件3),按同等價值行政物資采購報批標準申請,并經行政部負責人和分管行政副總經理雙審核,總經理審定后方可領用,同時在領用登記簿上注明明細;

三、行政部將《行政物資領用申請單》附著在《行政物資出庫明細單》后存檔,按照物資領用單上所列名目向領用人發放行政物資。

第十四條行政物資領用要求

一、本著節約與自愿的原則,可不領用或少領用的應盡量節約;

二、需要以舊換新的行政物資,如發生遺失,更換時視具體情況給予一定經濟賠償;

三、新入職職員到職時如需要領行政用品的,由人力資源部按流程統一向行政部提出行政用品申領要求;

四、物品領用后,遵從誰領用,誰管理的原則。個人物資由申請者個人負責,部門物資由該部門負責人負責,具體界定范圍參考本制度第三條;

五、領用的行政物資嚴禁個人帶回家使用;

第四章行政物資報修

第十五條行政物資的報修條件

以下兩種條件同時滿足可將損壞物資交至行政部聯系維修,其中屬個人物資由個人提出報修申請,部門物資由該部門負責人申請。

一、價值為50元以上的低值損耗品或固定資產;

二、物資在正常工作當中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。

第十六條行政物資報修流程

一、損壞物資為電腦、傳真機等電子產品,由物資使用人先行聯系信息部技術人員進行初期檢查、維修、調試;

二、經信息部調試確定為發生嚴重損壞的電子類行政物資、非電子類行政物資,由物資使用者向行政部提出維修申請,并填寫《行政物資報修申請單》(詳見附件5),按照物資采購相應審批標準由相關負責人審核、審定;

三、行政部物資管理員憑審定通過的《行政物資報修申請單》聯系維修單位維修,并將申請單存檔;

四、修理完畢后由管理員歸還使用人員,并做維修記錄,物資使用者在記錄單上簽字;

五、維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領用流程辦理相關手續。

第十七條行政物資報修要求

一、由于使用不當等個人原因造成物資損壞的,也可報行政部維修,但產生費用須個人承擔;

二、把個人辦公物資借給他人而造成損壞的,維修費用由借出者個人承擔;

三、行政部作維修記錄時必須將《行政物資報修申請單》附在維修簿上存檔,以便公司日后的物資清查管理。

第五章行政物資報廢

第十八條行政物資報廢條件

以下兩種條件同時滿足可辦理行政物資報廢:

一、被劃分為公司固定資產的行政物資;

二、使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。

第十九條行政物資報廢流程

一、物資損壞部門負責人向行政部提出物資報廢要求;

二、由行政部物資管理員填寫《行政物資報廢申請單》(詳見附件7),詳細填寫物資分類號,編號,名稱,規格型號,單價,數量等資料;

三、物資管理員將申請表交至行政部負責人處組織相關人員進行初審,并提出報廢初審意見,有再利用價值的交還報修人員,無再利用價值的交由分管行政副總經理和總經理雙審核,董事長審定并作報廢處理;

四、行政部物資管理人員根據《行政物資報廢申請單》所列名目,向部門收回報廢物資;

五、行政部物資管理員憑《行政物資報廢申請單》到財務處銷賬,做到帳、物同時注銷。

第二十條行政物資報廢要求

一、為保證物資經常處于良好狀態和賬實相符,除因無法妥善存放的物資專項報廢外,物資報廢每年年終進行一次;

二、固定資產報廢必須由相關領導、專業人員、行政部部長、財務人員等相關人員會同鑒定,按照物資報廢流程嚴格執行;

三、因個人或部門保管、保養不善造成的物資報廢,應由個人或部門負責人寫出詳細報告并根據損失程度承擔經濟賠償;

四、報廢物資一經批準報廢,必須將實物交回行政部處理,不得隨意丟棄;

五、凡有修舊利廢價值的,應充分實現其再利用價值,進行物資維修工作,不得隨意做報廢處理。

第六章行政物資清查

第二十一條行政物資清查條件

公司應對價值100元以上的行政物資做定期清查核算。

第二十二條行政物資清查流程

一、在行政物資清查工作開始之前,由行政部負責人布置清查工作,確定清查范圍、時間和應達到的要求;

二、行政部相關人員從臺帳上將所有符合清查條件的行政物資與實際物資進行核對,并跟據《行政物資領用申請單》、《行政物資入庫明細單》和《行政物資出庫明細單》做具體校對,同時物資管理人員應停止行政物資的收發活動,將物資分類擺放有序,嚴禁實物流動;

三、物資清查中發現帳實不符,應及時查明原因,以書面形式給出相應處理意見(如盤虧的從賬面銷除,盤盈的估價入賬等),并按照價格根據物資采購報批標準上報相關負責人審核、審定;

四、由審定人確定差異處理決定和對相關責任人的處置決定。

第二十三條行政物資清查要求

一、行政部負責人每月月末進行行政物資清查,每年年末會同物資使用部門、財務部等部門進行年度盤點,并將工作記錄裝訂成冊保管存檔;

二、清查過程中要分配專人負責清點、專人負責記錄、專人負責監督。清查過程中,除了要保證清點數量準確外,還要關注各類行政物資的價值有無減損、有無超儲積壓、浪費等現象;

三、清查過程中如有固定資產需作報廢處理的,必須按審批程序經相關領導審核批準后才可處理,否則一律不準自行調整;

四、清查中若遇固定資產缺失或質量上的問題(如超期、老化、變質或損壞等),應及時用書面的形式向相關領導匯報,如因臺帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產帳實嚴重不符,須視具體情況給予經濟處罰。

第七章附則

第二十四條行政物資管理嚴格按照本制度執行,責任落實到崗位,失責將按相關制度懲處。

第二十五條本制度的修訂及解釋歸屬行政部。

第二十六條本制度簽發之日起生效,若與此前相關文件沖突,以本制度為準。

篇2:某裝飾公司行政部采購職位說明書

裝飾公司行政部采購職位說明書

一、基本資料

職位名稱:行政部采購

定員人數:1人

直屬上司:行政部經理

直接下屬:司機

二、工作概要

負責各類辦公用品、勞動保護用品和工程部備品備件的日常采購。

三、崗位職責

匯總各部門主管和倉庫保管員填制的《采購計劃清單》,經上報領導審批后及時進行采購。

嚴格執行貨物驗收入庫制度,確保貨物的品種、規格、質量、數量與請購要求相符,與發票內容相符。嚴格執行財務報銷制度。采購后及時辦理結帳手續,做到單據清、帳款清、手續清。

認真做好采購記錄,對計劃表上采購不到的物資要及時向需用部門、倉庫保管員說明情況,提出解決的辦法。廣泛收集與本公司有關的各類產品信息(包括收集各類材料供應商、辦公用品、電腦耗材廠商價格表等),及時提供給工程部、設計部及有關的使用部門參考。堅持“貨比三家”和“質優價廉”的原則,既保證質量又節省支出。

經常主動了解庫存情況,及時做好各類物品的補缺,避免供應中斷。

對于管理上急需的物品,即需即購,確保供應,但采購手續要完備。

完成領導交辦的其它臨時性工作。

四、注意事項

1、工作要認真細致,要有為各部門服務、做好后勤保障的精神。

2、以公司利益為重,不利用職務之便謀取私利。

3、要熟悉商品市場,通過比較選擇信譽好的供應商,建立良好的合作關系。