物業維修資金使用管理作業指導書

1.0目的

規范物業公司啟動專項維修資金工作程序。

2.0適用范圍

適用于物業公司啟動專項維修資金工作。

3.0相關文件

3.1《北京市專項維修資金使用管理辦法(試行)》

3.2《住宅專項維修資金管理辦法》(中華人民共和國建設部、財政部令第165號)

3.3北京市昌平區**苑小區業主委員會:《北京市昌平區**苑小區專項維修資金使用管理實施細則》(2006年7月29日)

3.4北京市昌平區**西苑小區業主委員會:《北京市昌平區**西苑維修資金使用管理制度》(2006年7月28日)

3.5北京市昌平區**東苑、北苑、中苑小區業主委員會:《北京市昌平區**東苑、北苑、中苑小區業主委員會專項維修資金使用管理制度》(2006年7月29日)

4.0職責

4.1社區服務辦公室負責核實專項維修資金的歸集、分戶情況;財務部負責向社區服務辦公室提供所需情況、數據。

4.2社區服務辦公室配合銀行做好業主查詢卡的發放工作。

4.3社區服務辦公室負責公司專項維修資金領導小組下設的"專項工作小組"(以下簡稱"工作組")日常工作的組織安排。

4.4專業公司提出大修計劃,組織維修預算、施工方案等資料。

4.5物業管理部、總工程師辦公室負責對大修計劃進行審核,選擇施工單位、確定費用預算。

4.6社區服務辦公室將大修計劃告知業委會并協助業委會組織召開業主大會,組織文字材料。

4.7經營管理處負責協助召開業主大會。

4.8專業公司和有關部門負責簽署維修合同。

4.9物業管理部負責向政府小區辦備案工作。

4.10財務部負責維修費預支、收款、結算工作。

4.11專業公司負責維修項目的施工監督、檢查、辦證工作。

4.12公司各管理部門負責監督相關部門工作的落實。

5.0社區服務辦公室工作程序

5.1資料學習培訓階段

5.1.1社區服務辦公室負責牽頭組織,物業管理部、質量管理部、電梯管理公司、經營管理處根據不同的分工進行培訓;

5.1.2學習"3.0相關文件"所列法規及文件;

5.1.3學習相關部門出具的《核查報告》;

5.1.4特種設備檢測所出具的《特種設備定期檢測報告》;

5.1.5學習相關專業知識。

5.2協助業委會召開委員會會議準備階段

5.2.1社區服務辦公室負責將涉及范圍內業主的《專項維修資金劃轉清冊》、《支用維修資金分戶明細表》下載成冊;

5.2.2與經營管理處、財務部就業主姓名、住宅面積、歸集資金等業主資料進行核對;

5.2.3社區服務辦公室根據提供的維修預算,作出《支用維修資金分戶明細表(預算)》;

5.2.4將《小區內設施設備大修需使用住宅專項維修資金的函》提交業主委員會;

5.2.5將維修計劃、費用預算、核查報告、施工單位資質、《支用維修資金分戶明細表(預算)》提交業主委員會;

5.2.6社區服務辦公室負責就召開業主委員會會議及會議議程、所需材料和業委會主任溝通。材料包括:向業委會提交的《關于啟用維修資金的告知函》,鑒定部門出具的《核查報告》,《維修計劃》、《費用預算》、《施工單位資質》、《專項維修資金分戶明細》、《專項維修資金劃轉清冊》等。

5.3召開業主委員會會議階段

5.3.1由業委會主任提議、全體委員參加、居委會主任列席的專項維修資金使用專題會;

5.3.2由物業公司向全體委員出示使用維修資金的相關材料;

5.3.3由業委會主任作出《使用維修資金的議案》、《委托書》、《召開業主大會的方法》等提議;

5.3.4組織、推選涉及范圍內業主代表組成"維修工程項目監督小組";

5.3.5全體業委會委員表決、簽字,居委會主任監督簽字;

5.3.6形成業主委員會決議。

5.4材料公示階段

5.4.1社區服務辦公室制作公示資料。

5.4.2經營管理處協助社區服務辦公室在涉及范圍內張貼公示資料。

5.4.3公示資料包括:《業主委員會召開業主大會的決議》、《核查報告》、《施工計劃》、《維修單位資質》、《施工單位維修費用預算》、《預算費用分攤明細》、《維修項目工程領導小組》、《召開業主大會的方法》、《委托書》等。

5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊備查。

5.5入戶表決階段

5.5.1配合業委會、居委會進行宣傳;

5.5.2制作表決卡,與經營管理處做好入戶準備;

5.5.3協助經營管理處組織人員入戶發放、回收表決卡;

5.5.4對表決卡進行統計匯總;

5.5.5由業委會委托居委會、業主代表對表決結果進行抽查、確認,出具證明。

5.5.6協助業主委員會對表決結果進行公示。

6.0辦理行政備案程序

6.1由物業管理部對以下資料進行審核:《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業執照》、《資質證書》、《工程費用預算》、《鑒定報告》、《小區公示結果證明》、《業主決議(含統計結果)》、業委會出具的《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》。

6.2由社區服務辦公室負責網上備案。

6.3物業管理部帶以上材料到地區辦事處及區、市建委小區辦辦理備案手續。

7.0費用預支程序

7.1由財務部對《維修費用分攤情況》進行審核;

7.2由財務部向銀行提交《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業執照》、《資質證書》、《工程費用預算》,相關部門出具的《核查報告》、《小區公示結果證明》、《業主決議(含統計結果)》、《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》等材料,到銀行辦理資金預支手續。

8.0維修施工程序

8.1由物業公司相關部門和工程項目領導小組對施工進行監督。

8.2施工現場明示施工單位、施工時間、安全提示等。

8.3施工單位遵守政府相關施工要求及規范。

8.4施工完成后物業公司組織專業人員及工程項目領導小組成員進行工程竣工驗收,根據施工驗收情況報質量檢測機構檢測。

8.5相關部門出具《工程驗收合格證》及《工程費用決算單》。

8.6對施工過程影像資料留檔。

9.0工程費用結算程序

9.1工程竣工驗收合格后由財務部到銀行辦理資金結算手續;

9.2需準備以下材料:《維修費用結算單》、《維修費用發票》、根據工程結算單出具的《維修費用分攤明細》、《費用結算分戶調整表》。

10.0材料備案程序

對以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業委會留存一份)分別存檔。

11.0工作考核

啟用公共維修資金工作考核納入公司工作考核體系。

12.0需存檔的文件或資料

12.1《業主委員會召開業主大會的決議》

12.2《核查報告》

12.3《施工計劃》

12.4《施工單位資質證書》

12.5《施工單位營業執照》

12.6《施工合同》

12.7《施工單位維修費用預算》

12.8《支取維修資金分攤明細》

12.9《維修項目工程領導小組》

12.10《維修項目工程領導小組對費用預算進行審查的公告》

12.11《業主大會表決形式》

12.12《支用維修資金申請》

12.13《專項維修資金預支用備案表》

12.14由業委會審核后的《工程費用預算》

12.15相關部門出具的《鑒定報告》

12.16《小區公示結果證明》

12.17《業主決議(含統計結果)》

12.18專項維修資

金管理系統打印的《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》

12.19《承諾書》

12.20《工程驗收合格證》

12.21《工程費用決算單》

12.22《費用發票復印件》

12.23《維修費用分攤明細》

12.24《費用結算分戶調整表》

12.25各種會議記錄■

幼兒園食品安全應急預案

篇2:W小區維修資金管理使用制度

ZZ小區維修資金管理及使用制度

一、維修資金是業主委員會和物業使用人委托代管的基金。

二、維修資金來源按政府有關規定。

三、維修資金用于房屋共用部位(指承重結構部位,含樓蓋、屋頂、梁、柱、內外墻體和基礎,外墻面,樓梯間,走廊通道,門廳,樓內存車間等)的維修和共用設施設備(指共用的上下水道、共用水箱、加壓水泵、電梯、公用天線、供電干線、共用照明、消防設施、住宅區的道路、路燈、溝渠、室外停車場等)的維修。

四、維修資金按財政部財基字{1998}7號《物業管理企業財務管理規定》,應專戶存儲、專款專用,利息凈收入經認可后轉作代管基金滾存使用和管理。維修資金的帳務處理按財政部財基字{1998}7號《物業管理企業財務管理規定》執行。

五、維修資金的使用由物業管理公司提出,經業主委員會或業主大會批準,報物業所在地區房地產管理局核準,由存放銀行按核準的開支方案,憑工程進度撥付款項。

六、物業管理公司根據小區房屋共用部位和共用設施設備的情況,提出維修更新方案和計劃,報業主委員會審核批準,每年分二次向房管局申請。

七、維修資金使用的具體事宜按福州市人民政府榕政綜[1998]318號文件執行。

八、維修資金的使用情況應每半年公布一次,接受業主和房管局的監督

篇3:西安市住宅專項維修資金使用程序要求

西安市住宅專項維修資金使用程序和要求

申請使用房屋維修資金所需要件及填表注意事項

一、申請單位向西安市房屋維修資金管理中心提交使用維修資金的書面申請:

申請中包含以下內容:

1、小區的基本情況,小區座落、竣工時間;

2、申請使用維修資金單位的營業執照,資質證書;

3、所維修和更新、改造的共用部位、共用設施設備已超過保修期的證明(如維修電梯應提供電梯銷售、維保合同)及損壞情況(照片電子版);

4、本次維修資金的列支范圍(列支范圍為維修項目所涉及房屋的范圍)。比如維修小區的共用部位、設施設備,維修資金的列支范圍為整個小區;維修單幢樓的共用設施設備,列支范圍為單幢樓;維修某個單元的共用設施設備,列支范圍為該單元;

5、維修資金列支范圍內房屋的分層分戶實測報告;

6、維修資金列支范圍內維修資金的交存情況

包括:1列支范圍內的總戶數、總面積;2已交存維修資金的戶數、面積;3未交存維修資金的戶數、面積;4未售出的戶數、面積。

7、申請單位、經辦人的聯系方式。

注:以上資料復印件均應用A4紙復印并加蓋單位公章。

二、首次撥付工程款程序和所需要件:

(一)維修資金分為兩次撥付,首次撥付工程預算金額的70%,待工程竣工后撥付工程尾款,首次撥付工程款所需要件:

1《業主委員會(業主)委托代辦申請維修資金征求意見表》;

2《維修和更新、改造方案公示》(附件1);

3《業主大會或者相關業主書面表決證明(工程預算)》(附件2);

4《維修和更新、改造方案公示證明》(附件3);

5《房屋維修資金使用款首次撥款審批單》(附件4);

6《維修資金使用轉賬介紹信》(附件5)-(首款)。

如果多個維修項目的維修資金列支范圍一樣,可在一套表上簽字(如一幢樓同時維修屋面、消防等項目,可在一套表上簽字);

但維修資金列支范圍不同的,則必須分開簽字(如維修不同單元的電梯,因維修費用不同,所涉及的業主也不同,此類情況應一個項目一套表)。

(二)填表注意事項

1《業主委員會(業主)委托代辦申請維修資金征求意見表》

此表是征求業主是否同意委托開發單位或物業公司代辦申請使用維修資金的意見,應達到列支范圍內“兩個三分之二”簽字確認;

2《維修和更新、改造方案公示》及《維修和更新、改造方案業主書面表決明細表》(附件1)

《維修和更新、改造方案公示》應認真填寫,不得涂改,工程預算超過一萬元的應經有資質的中介工程造價機構進行審核(工程造價審核費用在撥付尾款時一次性撥付,首次撥付時不含造價審核費用)。在征求業主意見時“工程預算金額”可以先填寫施工單位編制的預算金額,但最終撥款以造價機構審核的金額為準。

如果本次維修資金列支范圍內存在未繳納維修資金和未售出房屋時,在分攤工程費用時,未交存維修資金房屋所分攤的費用由申請單位向這些業主籌集;對于未售出的房屋,其分攤的維修費用由開發建設單位承擔。這兩類房屋所分攤的工程費用不得從維修資金專戶中列支。

《維修和更新、改造方案業主書面表決明細表》用于業主對維修方案、費用以及列支范圍等事項的書面表決。業主簽字表決之前先由申請單位按順序填寫樓號、房號,業主對照房號簽字,“業主簽名”一欄應有業主本人簽字,簽字時業主應認真閱讀《維修和更新、改造方案》內容,待列支范圍內“兩個三分之二”簽字同意后,申請單位將此表復印件加蓋公章后在小區張貼公示七天,公示期間通知管理中心工作人員到小區現場查看、拍照。

3《業主大會或者相關業主書面表決證明(工程預算)》(附件2)

此表由申請單位填寫簽字人數、面積所占的比例,并證明《維修和更新、改造方案業主書面表決明細表》中業主簽字的真實性。此表(復印件加蓋公章)要和(附件1)一起公示。

4《維修和更新、改造方案公示證明》(附件3)

此表由申請單位填寫,證明《維修和更新、改造方案公示》(附件1)和《業主大會或者相關業主書面表決證明(工程預算)》(附件2)已在小區張貼公示。

5《房屋維修資金使用款首次撥款審批單》(附件4)

此表由申請單位填寫,需要注意的為表中有兩個預算金額,一個是施工單位編制的預算金額,一個是經過工程造價機構審定的金額,撥款金額以造價機構審定的金額為準。

“維修資金專戶列支金額”是已交存維修資金房屋所承擔的費用,不包含未交存維修資金和未售出房屋這兩部分房屋所分攤的費用。

6申請單位通過“維修資金軟件”上報使用申請

申請單位在“維修資金軟件”中錄入本次維修的申請,申請金額為從維修資金專戶列支金額,選擇分攤房間、業主意見等內容后上報。(系統操作咨詢電話:)

7《維修資金使用轉賬介紹信》(附件5)--(首款)

申請單位持管理中心開具的《維修資金使用賬戶開戶介紹信》在中國銀行西大街支行開立“使用賬戶”(銀行電話:),賬戶開立后填寫此表,管理中心將資金轉至申請單位開立的“使用賬戶”,“使用賬戶”內的資金只可轉至施工單位。

(三)首次撥付工程款所需提供的其它資料:

1維修工程預算書、圖紙等(工程預算金額在一萬元以上的還應提供工程造價機構出具的審核報告);

2施工承接單位資質資料(營業執照、資質證書)(復印件加蓋施工單位公章);

3申請單位與施工單位簽訂的維修工程合同書,不允許簽訂“一次性包死”等固定價格的合同(復印件加蓋雙方單位的公章);

4在中國銀行西大街支行開立“使用賬戶”的開戶申請書客戶聯(復印件加蓋公章)。

(四)待備案完結后提供收據和發票

1申請單位向管理中心出具收到工程首款的收據(金額為從維修資金專戶列支金額的70%);(收到:西安市住房保障和房屋管理局住宅專項維修資金專戶;摘要:**小區**樓幢號**維修項目工程款(首款));

2維修和更新、改造項目工程預算金額(總工程款)70%的發票原件(稅務局代開發票需加蓋施工單位發票專用章)。

三、工程尾款撥付程序及所需要件

(一)工程尾款撥付所需要件

1《維修和更新、改造工程驗收單》(附件6);

2《維修和更新、改造工程結算費用分攤清冊》(附

件7);

3《維修和更新、改造工程結算費用分攤清冊公示證明》(附件8);

4《房屋維修資金使用尾款撥付審批單》(附件9);

5《維修資金使用轉賬介紹信》(附件5)--(尾款)。

(二)填表注意事項

1《維修和更新、改造工程驗收單》(附件6)

工程竣工后,申請單位組織業主委員會、施工單位、業主代表對工程進行驗收,并簽署意見。

2《維修和更新、改造工程結算費用分攤清冊》(附件7)

此表只統計維修資金專戶列支的情況,申請單位按照建筑面積將維修費用分攤到戶,填寫后持此表到管理中心與“維修資金系統”上的數據進行核對,核對無誤后將此表復印件加蓋公章后在小區公示七天,公示期間通知管理中心工作人員到小區現場查看、拍照。

3《維修和更新、改造工程結算費用分攤清冊公示證明》(附件8)

此表由申請單位填寫,證明《維修和更新、改造工程結算費用分攤清冊》(附件7)已在小區公示。

4《房屋維修資金使用尾款撥付審批單》(附件9)

5《維修資金使用轉賬介紹信》(附件5)--(尾款)

填寫時與首款撥付時要求一樣。

(三)工程尾款撥付所需提供的其它資料:

1申請單位向管理中心出具收到工程首款的收據(金額為從維修資金專戶列支金額的70%);(收到:西安市住房保障和房屋管理局住宅專項維修資金專戶;摘要:**小區**樓幢號**維修項目工程款(首款);

2維修工程預算書、圖紙(工程預算金額在一萬元以上的還應提供工程造價機構出具的審核報告);

3維修和更新、改造工程尾款的發票原件及工程造價審核費用發票原件(稅務局代開發票需加蓋施工單位發票專用章);

4電梯等特種設備維修和更新、改造項目,還應提供已向特種設備安全監督管理部門告知的相關證明(復印蓋單位公章)。

備注:

1、電梯等共用設施、設備更換配件的,應在《維修和更新、改造方案》(附件1)中注明所需更換配件的編號或條形碼,申請單位在維修前對舊配件進行拍照,維修結束后須對舊配件再次拍照,并將照片報維修資金管理中心、中介審價機構;

2、所有表格中物業服務企業單位負責人簽字應由單位法定代表人簽字;

3、施工單位如果是分公司,需提供其總公司的授權書;

4、如果小區未成立業主大會,應在“業主委員會主任、副主任簽字一欄”中注明“未成立業主大會”;成立業主大會的應提過業主委員會備案證明;

5、一次性使用維修資金超過一萬元的,其工程預算和結算應經有資質的中介工程造價機構進行審核;

6、凡未按規定履行申請程序而先行維修的,維修費用由當事人自行承擔。

維修資金管理中心咨詢電話:

業主委員會(業主)委托公司代辦申請

房屋維修資金用于維修和更新、改造征求意見表

業主委員會或物業服務企業(蓋章)

房號業主簽字房號業主簽字房號業主簽字房號業主簽字房號業主簽字房號業主簽字

相關法律法規:

《西安市物業管理條例》(2010)

第六十五條房屋買受人在辦理房屋入住手續前,應當足額交存首期專項維修資金。

業主大會成立前,專項維修資金由物業所在地物業管理行政主管部門代為管理。業主大會成立后,應當在物業管理行政主管部門委托的商業銀行中選擇一家開立維修資金帳戶。維修資金代管部門應當按照有關規定將該物業管理區域內業主交存的維修資金賬面余額劃轉至業主大會開立的維修資金賬戶,并將有關賬目等移交業主委員會。

業主大會開立的住宅專項維修資金賬戶,應當接受所在地物業管理行政主管部門的監督。

第六十六條開立專項維修資金專戶,應當以物業管理區域為單位設賬,按房屋門戶號設分戶賬;未劃分物業管理區域的,以幢為單位設賬,按房屋門戶號設分戶賬。

第六十七條住宅共用部位、共用設施設備維修和更新、改造費用的分攤辦法,相關業主有約定的,從其約定;無約定的,根據其各自擁有物業的建筑面積比例按照下列規定分攤:

(一)用于小區共用設施設備維修和更新、改造的,由小區業主按照其擁有物業的建筑面積比例承擔,并從小區業主交存的維修資金中列支;

(二)用于整幢樓本體共用部位、共用設施設備維修和更新、改造的,由整幢樓業主按照其擁有物業的建筑面積比例承擔并從該幢業主交存的維修資金中列支;

(三)用于本單元內共用部位、共用設施設備維修和更新、改造的,由本單元內業主按照其擁有物業的建筑面積比例承擔,并從該單元業主交存的維修資金中列支。

住宅共有部位、共用設施設備維修和更新、改造,涉及尚未售出商品住宅、非住宅的,建設單位應當按照尚未售出商品住宅、非住宅的建筑面積,分攤維修和更新、改造費用。