一、目的

加強采購業務工作管理,做到有章可循,預防采購過程中的各種弊端,降低采購成本,提高采購業務的質量和經濟效益。

二、范圍

本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的采購。

三、職責

3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃并下發相關部門。

3.2生產技術部根據市場部銷售計劃,編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協業務采購申請及計劃的編制。

3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單,核實倉庫存量,結合材料庫存安全定額,編制采購計劃,報經總經理批準后組織采購。

3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。

3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、固定資產維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。

3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。

3.7分管副總負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審,總經理負責生產經營采購、固定資產購置、維修等計劃的審批。

3.8財務部負責日常采購的價格審查,負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。

3.9質量部負責原材料、輔料的驗收,設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。

3.10各采購經辦人負責索要發票、辦理結算,并對發票的真實性和合法性負責。

四、采購作業操作規程

4.1物資采購的計劃、申請與審批

4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃,報分管經理審核。

4.1.2經分管副總初審后的月度采購計劃報財務副總審批后執行。

4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。

4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批后實施。

4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。

4.2采購比價

4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請,交財務部進行比價;在提交采購計劃或申請的同時,采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯系資料,有財務部隊提供的供應商(但不僅限于)進行詢價或實地調查。

4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的采購需召集三家以上的供應商報價,進行比價;10萬元以上的必須采取招標方式采購。

4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購,公司根據市場行情每年至少舉行2次招標,確定采購價格和供應商,一經通過招標確定價格,只能在定標價格基礎上根據市場行情下調,不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲,并且采購物資屬供不應求的賣方市場,價格可以上調,但必須經過總經理辦公會研究同意后才能執行。

4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序,物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。

4.2.5所有采購業務應景物價審查后方可報總經理簽批報銷。

4.3采購實施及物資驗收

4.3.1公司的采購業務統一由供應部門負責辦理,其他部門或人員不得自行采購。

4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制采購計劃,報分管副總批準后執行。

4.3.3供應部門根據批準的采購計劃組織采購,除零星采購外,批量采購業務必須先與供貨方簽訂采購合同,并與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審,采購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內,若因市場行情發生較大變化時,經過總經理批準可以與供貨商簽訂《調價協議》,并報請財務部門備案。

4.3.4采購物資運到本公司時,先由供應部門對照核對采購計劃,經確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗,質量部、設備部在驗收條件允許的范圍內組織物資檢驗,并出具檢驗報告單,檢驗合格的物資由保管點數入庫并辦理入庫手續,檢驗不合格的物資不得辦理入庫。

4.4結算

4.4.1采購發票按規定能夠取得增值稅發票的,且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發票,不能取得的,價格按扣除增值稅以后執行。

4.4.2無論是現款采購還是賒購,在結算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》,連同有關憑證報經財務部門審核,并經總經理批準后,出納人員方可付款。

4.4.3財務部在對采購物品結算付款時,應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證,賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。

4.4.4出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續,付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件,對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。

五、責任

5.1不按規定程序未經審批采購的,由經辦部門和人員自行負責處理,已經與供方簽訂購銷合同,導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。

5.2經審批的采購計劃和申請,負責采購的部門和人員應在規定采購期限內采購到位,因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經營的,沒發現查實一次罰款100元,給公司造成損失的按確定損失額的40%。

5.3未經比價即進行采購的,采購價格明顯高于比價結果的,價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時,與供應商串通抬高價格,從中謀取私利;或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高;經查實后采購人員承擔相應損失,損失額在5000元以上的責令其下崗。

5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計劃、生產管理實際需要,認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規范,導致無法確認請購物資須知信息的,采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽,無請購部門主管簽,審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃,造成本公司流動資金使用浪費的,依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。

5.5供應部門在確保品質的前提下,必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素,制定大宗物品的采購方案,落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守,造成公司經濟損失的,應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項,有關采購人員負有無條件的清收責任。

5.6財務部必須認真履行審核監督責任,對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相,并造成公司經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。

5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品,依照采購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時,必須及時報告采購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。

5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續,并對入庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時,應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理),同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎,未按本辦法規定操作,造成入庫數量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。

六、本制度自發布之日起執行,自本制度執行之日起,原有相關規定同時廢止。

辦公用品采購規章制度采購規章制度(2)|返回目錄

1、為加強制度建設,厲行節約,制止奢侈浪費,規范采購行為,強化財政性支出管理,加強支出的準確性和可控性,制定本制度。

2、采購根據日常工作辦公需要,在財政紀律監督下,按照公開、公平、公正的原則進行。

3、采購范圍。具體包括基本建設工程支出,購置設備、車輛、辦公用文化用品等消耗性支出和會議支出,凡需列局財務的所有辦公經費支出項目都屬于本制度規定的采購范圍(維修車輛、購買汽油按車輛管理制度實行,招待費用按招待管理制度實行)。

4、日常消耗性辦公用品采購的方法和程序。(1)局領導和各股室根據業務工作需要,提出辦公用品需求計劃,報辦公室匯總;(2)辦公室將全局辦公用品需求情況報局黨組研究,確定全局辦公用品采購計劃;方案一:(3)辦公室將黨組確定的采購計劃通知各股室自行采購;(4)采購費用憑有稅發票到局財務審核,按財務規定報銷;方案二:(3)由辦公室和財務室按需求進度統一購買、保管;(4)局領導和各股室根據實際使用情況登記領取,領取數一般不得超過規定數額;(5)費用結算,憑有稅發票和采購用品詳單即辦即結。

5、大宗辦公用品和固定資產采購辦法。本制度所指固定資產是指使用年限在1年以上或單項價值超過**元的國有資產。采購辦法:(1)單項價值在**元(不含)以內或采購總額在10000元(不含)以內的大宗辦公用品,各股室因工作需要購置的,須先寫出采購申報,注明用品名稱、規格、型號、用途等具體要求,報業務分管領導簽署意見,報局長同意后,到辦公室登記,由辦公室和財務室負責統一采購結算。(2)單項價值在**元以上和采購總額在10000元以上的重大采購項目由局黨組集體研究確定,由相關股室和辦公室、財務室按財政紀律規定辦理采購手續,需政府采購的委托區采購中心統一辦理,由局財務結算。

6、計算機及其配套設備、軟件和其它辦公電子設備的采購。該項設備采購由局黨組以辦公必需為原則研究確定采購目錄(見附錄),凡目錄以外的電子設備及其配套設備一律不能采購。因工作需要增加或減少采購目錄項目,需局黨組研究決定,是否更新采購目錄。

7、固定資產管理安全規定。固定資產的安全按照“誰使用、誰保管、誰丟失、誰負責”的原則實行。(1)計財股對經采購的辦公用固定資產進行登記,并明確相應的責任人。固定資產因工作關系進行移交需將移交清單送一份給計財股備案,辦理責任人變更登記。(2)責任人對所負責的固定資產必須正確使用,精心愛護,保證固定資產完整性。不準用辦公用固定資產辦私事。未經許可,不得將固定資產借給外單位或非本機關工作人員使用。固定資產出借,應由借用人寫出局面借條,明確使用期限,由批準人簽同意,方能出借。借用人到期歸還后,責任人應對所借資產的完整性進行檢查。(3)因不正當操作使用,或因個人過失,或因故意損壞,對固定資產造成損壞,責任人或過失人應予賠償損失,承擔全部責任。故意損壞的還應責令寫出書面檢查,給予嚴厲批評。出借后的固定資產造成的損壞由借用人負責賠償。(4)因保管不善造成固定資產丟失,責任人應予賠償,承擔全部責任。固定資產出借后造成丟失的,由借用人或批準人賠償。(5)經妥善保管后,固定資產發生被盜的,責任人應當寫出情況說明,由黨組研究認定責任。

8、固定資產報廢規定。出現下列情況,責任人可以申請報廢:(1)固定資產已過設計壽命,確實不能再使用的。(2)固定資產出現故障后無法修復的。(3)因本設備技術水平落后,不能與相關配套設施配套,而造成事實上不能再使用的。(4)設備使用成本過高,超出該設備自身價值的。固定資產報廢程序按財務有關規定辦理,由辦公室和財務室具體負責,統一處理。

附:計算機及其配套設備、軟件和其它辦公電子設備采購目錄

一、計算機及配套設備類

1、整機(筆記本電腦);

2、計算機附屬設備:⑴主機箱、⑵機箱電源、⑶主機板、⑷cpu(中央處理器)、⑸內存條、⑹硬盤、⑺顯卡、⑻顯示器、⑼網卡、⑽model、⑾網線、⑿鍵盤、⒀鼠標、⒁光驅(刻錄機)、⒂軟驅、⒃u盤、⒄數據線、⒅電源線、⒆電腦專用桌椅、⒇ups、;

3、計算機配套設備:⑴打印機、⑵掃描儀、⑶復印機、⑷速印機、⑸集傳真、掃描、打等多種功能的一體機⑹⑺⑻;

4、計算機軟件:(1)辦公必備常用軟件:①操作系統、②文圖表處理軟件(word、e*cel、wps等)、③殺毒軟件、④常用壓縮功能軟件;(2)民政類業務專用軟件(一般由上級民政部門統一制作安排);

二、其它辦公電子設備類

1、電話機;2、傳真機;3、照明設備;4、照相機(數碼照相機);5、攝相機;

篇2:酒店采購工作流程規章制度

酒店物資采購工作流程

1、為搞好酒店的采購工作,保證優質廉價的供應,確保經濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發生,特制定本制度。

2、財務部是酒店采購工作的專業部門,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門有參與監督、支持配合權,未經同意不得擅自采購。

3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。

4、相關人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業道德,努力提高業務水平,適應市場經濟的發展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監督,相互配合,共同把關。

一、采購項目的申請

1.部門根據營業情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。

2.庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。

二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買

1.經確認實屬必要購買項目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經部門負責人、庫管員、分管領導簽字,經總經理審批后交采購統一辦理。

2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;

3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業務洽談,經過對比、篩選,并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監督工作。

4.供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。

5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣品,供應商報價時必須提供樣品或有關資料,經部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。

6.財務部對內要主動與部門保持密切聯系,樹立服務意識,熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常做好市場調查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。

7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部,由其選定質優價廉服務好的供應商。

8.確屬疑難采購項目,財務部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。

9.所有采購項目依據有效申購單由財務部安排采購員統一購買,其他部門一般不得自行購買。

10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。

三、采購項目的驗收

1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯系,由庫房根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后,庫管員應開立入庫單,并將入庫單客戶聯交采購員或供應商辦理結算。

3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。

5.購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。

四、采購項目的結算

1.采購人員零星的采購可以直接支付現金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現金結算的須經總經理同意。

2.供應商結算的2000元以下可以辦理現金結算,超過2000元的必須辦理轉賬結算。

3.辦理結算時,必須按照報賬程序填好報銷單,經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批后方可交出納辦理結算

篇3:酒店財務和采購規章制度

酒店財務和采購的規章制度(某星級酒店)

一、財務部安全管理規定

1.認真貫徹執行國家財務方面的法規、制度和有關規定,結合財務工作進行定期安全檢查,發現問題和漏洞及時匯報并妥善處理。

2.營業結帳完畢,財務部及現金收款臺財會人員須將現金支票上交財務部專門負責人,鎖入專用保險柜,店內務零散點不得存留現金過夜。

3.總出納室為財務部重要部位,除專人在內工作外,其他無關人員不得入內。

4.財務人員去銀行取現金、支票等,必須有專車接送,并由保安人員全程護衛,取送款中途不準任何無關人員搭車,未經批準不準在途中辦理任何與此項工作無關事宜。

5.計財部嚴禁存放私人現金及貴重物品。各種鑰匙印章指定專人保管,不得將鑰匙帶出酒店或隨意放在不安全的地方。

6.各部位營業收入的外匯,要按財務管理規定上繳入庫,嚴禁私自套匯、轉讓。

7.出納員保險柜只提供一把鑰匙發給收款員本人使用。總出納查庫時,必須與收款員主管一起進行。保險柜只許用來存放備用金,不許私自放雜物等與工作無關的物品。保險柜鑰匙不許丟失,備用鑰匙由總出納保管,查庫時備用。

8.財務部所屬出納人員不得私配保險柜鑰匙,不得將保險柜密碼外傳,過節或放假時,要與保安部配合,對保險柜加封。

二、交際費用管理的有關規定

為了保證企業的經濟效益,加強成本費用管理,降低交際費用開支,酒店對交際費用支出做以下規定:

1.全月交際費用總額支出不能超過營業總額的1%,,此項由計財部保證。

2.交際費用指標每月由計財部提出、并由總經理審定后下達到各部門。

3.交際費用分配比例:總經理室按下達指標40%執行,營業部按40%執行,其他部門按20%執行。

4.交際單的審批權限,由總經理或總經理助理級負責簽批。董事會交際單由董事會成員或計財部經理簽批。

5.交際費在使用時必須由本部門填制交際請求單,注明請求交際部門的名稱、客人或團體名稱、招待日期及招待理由;由本部門經理和經辦人簽字,呈總經理或授權的總經理助理批示后方可使用。

6.各部門交際費需要在商場部和美容室使用時,必須由總經理簽批后方可使用。

7.交際用餐標準可由總經理根據酒店及所在地的實際情況確定,特殊情況由總經理批準。

8.各部門要嚴格按照規定交際程序辦事,如違反上述程序在餐廳用餐或在商場購物,餐廳、商場人員及財務收銀員有權制正用餐及轉帳,一經發現在交際費使用上弄虛作假,要嚴肅處理。

9.執行交際費節約獎勵辦法:各部門按財務部下達的交際指標所剩節約額,按5%提取獎勵金。

三、關于廢品處理的規定

為了加強酒店對物資的統一管理,維護酒店的利益,現對各部門廢品的處理及報廢物品處理做出如下規定:

1.酒店所有的報損設備、家具、軟片、各種廢品的處理,全部統一由財務部負責。

2.各部門破損的設備、家具、軟片等,本著修舊的原則,由各部門統一放在工程部指定的房內,由工程部負責維修。如經過鑒定不能維修的,由財務部統一處理(有關部門配合)。

3.對各種包裝物(易拉罐、紙箱、報紙、畫報)等廢品,各部門選派一名員工專門負責,要處理的廢品必須有部門蓋章的出門證(由財務部統一印制)財務部選派一名員工專門負責處理廢品的工作,并加蓋財務章方可出門,否則,保安部不允許任何物品或廢品出門。

4.處理廢品的時間為每周三、五下午2點~4點。

5.處理廢品,財務部和各部選派的員工一起處理,所得款項,其中50%留有關部門使用,50%留財務部。

6.保安部必須嚴格把關,決不允許沒有任何正當手續的人自行出門處理廢品,任何個人不得私自處理廢品,否則,按違紀處理。

7.上述由財務部經理負責統籌、協商、監督執行。