綜合辦公室管理制度【1】

第一節總則

第一條為加強公司行政事務管理,理順公司內部關系,使各項管理標準化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。

第二條本規定所指行政事務包括印章管理,公文管理,辦公事務用品管理,公務車管理,郵發管理、檔案管理等。

第二節印章管理

第三條公司印章包括:公司公章、財務專用章、合同章、法定代表人私章、財務主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。

第四條公司印章由總經理辦公室主任或指定專人負責保管。

第五條公司印章的使用一律由各單位負責人及總經理簽字許可后,管理印章人方可蓋章,如違反此項規定造成后果由直接責任人員負責。

第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文,應統一編號登記,以備查詢、存盤。

第七條公司不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經總經理批準后方可開出,持空白介紹信外出工作歸來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用者必須交回。

第八條需簽章的經濟文本審批權限參照“經濟合同管理制度”和“資金管理制度”的規定執行,蓋章后出現的意外情況由批準人負責。

第三節公文管理

第九條公司的公文格式應規范化,公文處理程序應嚴肅、正確。

第十條公司公文的發行由公司總經理辦公室負責。包括公司各類紅頭文件、總經理辦公例會會議紀要、規章制度、通知、指示等。

第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發文稿必須經本部門負責人簽字,交總經理辦公室審核后發送。

第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內部規章制度和下行文稿必須報總經理辦公室留底存檔。

第四節辦公事務用品的管理

第十三條辦公事務用品類別規定如下:

(一)辦公用品(桌椅等)

(二)事務器具(活頁夾、度量衡器具等)

(三)印刷品

(四)紙張(復印紙、傳真紙、打印紙等)

(五)雜物器具(杯子、茶葉等)

(六)辦公自動化用品(計算機、打印機、復印機等)

(七)其它

第十四條辦公事務用品的購發:

(一)辦公事務用品的購發由各部門在每月1—5日間造好用品需求計劃,由部門負責人簽署后報總經理辦公室,總經理辦公室根據實際工作需要有計劃購買、分發給各部門,由部門負責人簽字領回。低值易耗辦公事務用品可由總經理辦公室確定購買。單件價格超過1000元以上的物品必須由總經理批準后方可購買。

(二)計劃外辦公事務用品的申請領用,必須經公司分管領導與辦公室主任會簽后方可購發。

(三)公司新聘工作人員辦公用品,總經理辦公室根據部門負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員正常工作。

(四)公司辦公事務用品應建立帳簿,購發手續清晰、規范。

第五節公務車管理

第十五條公務車的使用范圍主要包括:部門主管級以上領導外出聯系工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關單位來廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。

第十六條車輛調度由總經理辦公室主任負責,駕乘人員憑其簽發的用車通知單用車。

第十七條申請用車一般應提前一天通知總經理辦公室,總經理辦公室應嚴格按規定派車,不得隨意擴大用車范圍;向同一方向的用車,以節約為本,能合用車的就合用車,不另派車。

第十八條公司的司機應服從調度,安全駕駛,愛護車輛,文明行車。

第十九條公司在無車或車輛不足時,申請人應依照上述原則向公司總經理辦公室提出申請,由總經理辦公室與集團公司車隊協調派車。

第六節郵發管理

第二十條公司總經理辦公室負責為各部門收發信件、郵件。所有公發信件、郵件都由文書登記、收發。

第二十一條各部門的報刊訂閱由總經理辦公室負責。公費報刊的征訂由各部門負責人上報分管領導,由總經理辦公室統一報批處理。

第七節檔案管理

第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負責。要認真做好文件收發、登記、傳閱和歸檔工作,對涉及機密的文件、資料,檔案要做好保密工作,防止泄密。

第二十三條歸檔范圍:

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第二十四條檔案的借閱與索取:

(一)總經理、公司部門負責人借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續,直接提檔。

(二)公司其它人員需借閱檔案時,需經部門主管批準,并辦理借閱手續。

(三)借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經理批準方可摘錄和復制,一般內部檔案由公司總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

第八節附則

第二十五條本規定如有未盡事宜或隨公司的發展,有不適應工作需要的,各部門可提出修改意見,總經理辦公室研究并呈請總經理批示。

第二十六條本規定解釋權歸總經理辦公室。

第二十七條本規定從發布之日起生效。

辦公室管理條例【2】

第一條服務規范

1.儀表:儀表應整潔、大方;

2.用語:在任何場合應用語規范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧嘩;

3.接待:上班時間辦公室內應保證有人接待;

4.電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,重要電話作好接聽記錄。

第二條辦公秩序

1.工作時間內不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環境的安靜有序。

2.應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。

3.發現辦公設備(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發生故障時,應立即向辦公室報修,以便及時解決問題。

第三條辦公用品物資采購

1.局辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統一購買,屬特殊物資經辦公室同意,可由申購部門自行購買。

2.物資采購由辦公室指定專人負責,并采取以下方式:

1)定點:局定大型超市進行物品采購。

2)定時:每月月初進行物品采購。

3)定量:動態調整,保證常備物資的庫存合理性。

4)特殊物品:選擇多方廠家的產品進行比較,擇優選用。

第四條物資借用

1.凡借用局辦公器材,需填寫物資借用單,并由主管簽字認可;

2.借用物資超時未還的,辦公室有責任督促歸還;

3.借用物資發生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償。

第五條值班

1.一般以節假日為值班時間;

2.值班要點:

1)接待、處理未完成工作;

2)處置節日的突發、緊急事件;

3)值班人員接打值班電話,應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容;

4)值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容,提出處理意見;

5)值班人員要按規定準確填寫值班日志。

3.值班規定:

1)遵守值班紀律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員;

2)值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

3)在規定的時間做好防盜、防火等工作;

4)接待來賓外松內緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說;

5)遇到緊急事件,要冷靜,敢于負責,一方面大膽采取應急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領導。

第六條接待制度

1、公務接待由局辦公室統一扎口管理、統籌協調安排,分管領導負責審批;

2、市內公務來客一律實行工作餐制。全局性、綜合性會議由局辦公室統一安排。市外來客本著熱情周到、對口接陪的原則,由相關股室接陪,其他無關股室和人員可以不陪。嚴格控制陪客人數,一般掌握在2—3人;

3、公務接待要嚴格履行事前審批手續,定點接待,辦公室安排不結帳,財務結帳不安排,做到安排結帳兩分離;

4、嚴格控制接待標準和總額。公務接待必須嚴格控制在批準的金額范圍內,不得突破。一般掌握在每客30元以內,省以上及外地重要客人掌握在每客50元以內。根據省、市有關規定,除特殊情況外,中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必須使用酒水的,須到辦公室登記領取,不允許使用酒店酒水。

第七條車輛管理制度

1、公車由辦公室統一調度;

2、公車一般只用于公務。嚴禁公車用于婚喪嫁娶、旅游等與公務無關的活動,嚴禁個人利用公車經商,嚴禁公車對內對外承包經營。干部職工因疾病等特殊情況確需使用公車的,應由本單位主要負責人同意;

3、法定休息時間無公務時,公車應在本單位指定地點停放,任何人不得擅自使用;

4、非專職駕駛人員不得以任何理由擅自駕駛公車,因工作確需駕駛公車的,必須持有本人的汽車駕駛證照,經領導班子集體研究同意,主要負責人簽署意見并建卡登記后報區紀委監察局備案;

5、嚴禁公車借私人使用。公車借給機關事業單位公務使用,須經所在單位主要負責人和值班領導同意,并由辦公室做好相關記錄;

6、駕駛人員要經常檢查車況,發現隱患要及時報告和處理,嚴禁車輛帶“病”行駛;

7、車輛正常檢修,應事先報值班領導批準。在行車途中發生故障應及時修理,并電話報告值班領導;

8、駕駛員在行車時應帶齊證件,自覺遵守交通規則,嚴禁疲勞駕車、酒后駕車和超速行駛,確保行車安全。因違章受到處罰,由駕駛員本人承擔全部責任;

9、駕駛員應做好公車日常保養,保持車輛清潔衛生;

10、專職駕駛員不得擅自離崗。因事外出,應向值班領導請假并保持手機暢通。節假日和其他休息時間公務用車,應隨叫隨到;

11、駕駛員要遵守保密紀律,不得亂發議論,不得泄露秘密。

第八條信訪制度

一、建立初訪首辦責任制

1、建立初訪首辦責任制含義

建立初訪首辦責任制,是指對人民群眾第一封來信,第一次*(含電話),以及計生系統各單位反映的情況。按“誰主管誰負責”和分級管理,歸口辦理“的原則,強化首次辦理責任制度。

2、初信初訪首辦原則

1)、分級歸口,誰主管誰辦理,誰辦理誰負責;

2)、及時、就地解決問題

3)、件件有著落,事事由回音;

4)、疏導矛盾,負責到底,直到息信息訪。

3、初信初訪首辦工作中的職責

局領導干部要認真落實信訪工作領導責任制,及時、妥善處理好工作過程中出現的新的信訪問題。

1)閱批群眾來信。要認真閱批信訪部門和系統工作人員報送的重要信件;對寫給領導干部的群眾來信,要堅持本人閱批。

2)堅持領導接訪。實行領導接待日和重要來訪約談制度;如遇群眾登門*,或深入基層時群眾要求接待的,要盡量安排時間接待;當發生較大規模集體*事件時,領導干部要及時趕赴現場,面對面做群眾工作,化解矛盾,盡快平息事宜。

3)抓好分管領域的信訪工作。各股室要把信訪工作問題納入所分管的工作計劃,及時研究和解決信訪問題,積極構筑“黨政齊抓共管、局領導牽頭協調、有關股室各負其責”的信訪工作格局,使分管的股室和聯系的單位今后處理初訪案件質量明顯提高,努力創造和實現一般信訪問題不出系統,大的問題不出區的新局面

3、首辦責任追究

有下列情形之一的,按照有關規定,追究有關責任人的責任:

1)對受理的初信初訪不接待,不辦理(含長時間拖延處理),或對*人態度生硬粗暴,導致矛盾激化,造成不良影響的;

2)隨意將群眾來信壓著不辦,或對來信來訪的緊急情況不予理睬,造成嚴重后果的;

3)自己不能解決,又不向局領導請示報告,或對重大信訪信息瞞報、遲報和漏報,貽誤處置,造成較大負面影響或損失的;

4)應配合、協助有關部門、單位和上級機關處理的信訪問題而不予配合、協助、致使問題遲遲得不到解決的;

5)壓制群眾意見,無視群眾民主權利,甚至對反映問題的信訪人打擊報復,造成后果的;

6)縱容,支持信訪人越級*,致使信訪人尋釁滋事擾亂國家機關辦公秩序的;

7)對部門股室或系統各單位請示的信訪不討論,不處理,延誤問題的解決,造成較大損失或嚴重后果的;

8)對規模較大的集體*、*、*、局分管領導不出面疏導,放任不管,造成不良影響的;

9)工作不負責任,導致信訪工作責任目標和初信初訪首辦責任目標多項不達標,越級重信重訪過量過大的;

二、信訪人員崗位責任制

1、認真學習黨的路線、方針、政策,努力提高業務水平;堅決執行國家的法律、法規,自覺遵守各項規章制度。

2、認真受理檢舉、控告及黨員對所受黨紀不服的申訴案件,堅持原則,秉公辦事,敢于同一切違紀違法行為作斗爭。

3、切實做好來信來訪工作的登記、呈批、轉辦、催辦、查辦、報結、統計、歸檔等正常業務工作。

4、按照分級負責,歸口辦理的原則,認真負責處理各類信訪問題,做到件件有落實,事事有回音。

5、定期綜合分析信訪情況,及時做好信息反饋工作,搞好信訪預測。

6、認真完成領導和上級信訪部門交辦的任務,及時上報處理結果。

7、嚴格執行保密規定,不準將來信內容向無關人員透露,不得把有關案件查辦情況向外泄漏。

三、信訪登記制度

1、來信要及時拆封,并保持信封、郵戳、郵票、信紙及信內其他物件完整無缺。

2、閱信認真,細致,明確重點,抓住中心。

3、用鋼筆(藍黑墨水或碳素墨水)專門登記信訪內容及處理情況,做到當日信訪當日閱辦,緊急或重要信訪當日閱辦后迅速分流處理。

4、順序號登記為主,兼顧多種分類,做到科學合理,門類齊全,便于檢索統計。

四、接待來訪制度

1、接待來訪,熱情和藹,態度誠懇,以禮相待。

2、善于掌握來訪者心理,說話講究藝術,做好筆錄及有關政策、法律、法規的宣傳工作。

3、對來訪反映的問題,情節簡單的、政策上有明確規定的,當面給予答復,及時解決,對情況復雜,案情嚴重的,一時無法解答的問題應說明情況,并組織人員抓緊查處。

4、對于舉報者的過分言行,做到有禮有節,或給予適當的批評教育。

篇2:油品調運分公司綜合辦公室職責說明書

油品調運分公司綜合辦公室職責說明書

六、綜合辦公室

(一)部門職責

部門名稱:綜合辦公室部門定編/

直接上級:公司分管領導下屬部門/

部門主要職能:負責綜合協調、文秘工作、會務工作、檔案管理、非經營性固定資產管理、后勤管理、印章管理、小車班管理、黨團工作、工會工作、人事工作、紀檢工作、信訪工作以及外部公關工作

序號職能領域主要職責

1、綜合協調

"負責分公司綜合性行政事務,協調各職能部門,指導所屬各部門、駐站工作

"負責對公司會議的重大決策和重要工作部署等相關指令的下達及貫徹執行情況的監督、檢查、催辦和督辦工作

"負責公司與其他業務單位、相關機構及工貿公司的聯絡工作

2、文秘工作

"負責上級下發文件的傳遞、保存及公司文件的擬定、發放、管理、存檔工作

"負責各種對內、對外信息的傳遞,會議精神的落實和通知工作

"負責與上級有關單位及部門進行行政工作上的聯系、溝通

"負責公司總結的制定工作

"負責保管公司保管公司行政章、法人章、企業證照;嚴格印章使用,做好用章記錄

"負責公司印章的刻制啟用、使用及作廢工作

3、會務工作

"負責公司重要會議和重要活動的組織工作,收*議議題、文件和有關材料,做好會議準備工作

"負責做公司重要會議紀要的記錄、起草、送審和印發工作

"負責監督并及時反饋有關會議決議的落實情況

4、檔案管理

"負責對分公司的上傳下達文件、經營合同、統計票據、聲像等檔案的歸檔、立卷、保管、借閱管理工作

"負責對檔案室的資料、刊物收集、規程標準、發放、分類整理、保管和借閱的工作

"協助檔案主管領導(部門)對檔案進行定期鑒定與銷毀

5、非經營性固定資產管理

"負責組織機關各部門編制年度非經營性固定資產購置計劃

"負責機關固定資產、設備設施的采購,并組織財務室、固定資產請購部門及其他相關部門進行入庫驗收

"負責建立公司本部非經營性固定資產實物臺賬,并按要求定期編制有關統計報表

"負責監督、檢查公司非經營性固定資產的使用狀況,負責提出公司非經營性固定資產的調撥、更新、維修和報廢鑒定等計劃,經批準后,組織實施及時辦理驗收

"參與公司非經營性固定資產盤點工作,定期與財務部門、資產使用機構進行賬實核對

"負責收集整理公司非經營性固定資產的有關資料,及時歸檔

6、后勤管理

"負責分公司辦公用品的采購與管理

"負責來信、來件接受及分發,報刊、圖書和雜志的征訂及分發

"負責公司各種會議的時間、場所協調管理及后勤保障工作

"其他后勤業務

7、小車班管理

"負責分公司公務車輛的日常管理、維護、保養、修理、保險、油料的管理等相關工作

"負責分公司駕駛員的日常管理和安全教育

"根據領導及各部門的要求合理調配公司公務用車

8、黨團工作

"負責分公司黨支部的學習計劃,安排黨建工作任務

"負責做好黨內年度統計、黨費收繳管理和黨員組織關系轉接等日常工作

"負責黨支部(擴大)會議的籌備工作

"按照分公司黨支部和上級黨委、團委的工作安排,總體規劃公司共青團工作目標和發展方向,負責分公司共青團工作和青年工作

"負責分公司電視新聞、報刊、網絡平臺等宣傳工作的刊登

"負責公司精神文明建設各項工作

"負責黨委、黨委書記私人印章管理

9、工會工作

"負責貫徹落實《工會法》和《企業工會工作條例》,按照《中國工會章程》的有關要求和工貿公司相關規定,執行公司工會會員代表大會和上級工會的決定

"負責代表和組織職工依照法律規定,深入推進廠務公開,參與公司民主管理和民主監督

"負責創新企業發展理念,組織開展積極向上的職工文化體育活動

"負責維護女職工基本權益和特殊利益

10、人事工作

"根據公司發展規劃,進行員工數量、結構和戰略需求匹配度分析,制定公司人力資源年度需求計劃,并上報

"負責公司人員流動情況的統計與分析,根據各部門需要及人員能力素質進行人員調配

"負責聘用工的招聘工作

"負責全體員工的人事檔案管理工作

"負責統計匯總,上報員工考勤月報表,處理考勤異常情況,負責公司員工的請銷假管理

"每月定期制作員工薪酬發放核算表、獎金分配月報表

"負責員工薪酬發放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調查,提供相應的報表和資料

"負責員工五險二金的上報及繳納工作

"負責員工關系管理工作、處理勞動爭議及糾紛

"負責員工入職、離職、退休等相關手續的辦理

"了解公司培訓需求,組織制定、實施員工年度培訓計劃,負責培訓效果的跟蹤、評估及反饋

"組織各部門制定員工培訓方案,并負責審核

"負責公司新員工入職培訓

11、紀檢工作

"負責監督檢查公司招投標、市場詢價、物資采購、商務談判、"三重一大"決策制度執行情況及重大事故處理

"負責制定公司紀檢監察年度工作計劃并組織實施,組織并指導開展效能監察和專項檢查工作

12、信訪工作

"負責受理來信和來電,接待來訪等工作

"負責交辦、轉送信訪人提出的信訪事項

"負責跟蹤督促信訪事項的處理

"負責牽頭處理群體性事件

13、外部公關工作

"負責公司與政府部門及相關機構的外聯工作

"負責對外公務訪問安排

"負責來公司訪問人員的接待、食宿安排及其他機關接待工作

"協助公司相關部門組織對外重要活動及企劃、公關活動

14、部門基礎管理

"明確本部門各項工作分工

"制定本部門工作計劃、目標和任務,并組織實施

"負責本部門業務和行政事務對內、外關系的協調與處理

"積極配合公司、分公司相關部門牽頭的工作,保證各項工作高效高質完成

"學習、研究國家政策、上級單位和領導指示精神,開展業務學習,提升職工素質和工作效益

"編制本部門年度財務預算,按照規定的管理制度進行支出

"負責本部門人員考勤管理和工作考核評定

"負責本部門各類辦公設備的正常維護和保養

部門協作關系:

內部協調關系:工貿公司辦公室及公司所屬各部門、駐站

內部協調關系:煉化公司、延安煉油廠、榆林煉油廠、永坪煉油廠、各承運車隊及各類社會機構

(二)崗位設置圖

篇3:油品調運分公司綜合辦公室主任職責說明書

油品調運分公司綜合辦公室主任職責說明書

(三)崗位職責:

1、主任

基本信息

崗位名稱:主任所在部門:綜合辦公室

匯報關系:

直接上級:綜合辦公室分管領導直接下級:副主任及以下所有員工

崗位目的:

全面負責本部門的行政和業務管理工作,合理調配部門各類資源,組織部門員工全面完成公司分配的各項工作任務,關注職工思想動態,培育職工敬崗愛業精神

崗位職責:

序號職能領域主要職責

1、綜合協調

"負責分公司綜合性行政事務,協調各職能部門,指導所屬各部門、駐站工作

"負責對公司會議的重大決策和重要工作部署等相關指令的下達及貫徹執行情況的監督、檢查、催辦和督辦工作

"負責公司與其他業務單位、相關機構及工貿公司的聯絡工作

2、外部公關工作

"負責公司與政府部門及相關機構的外聯工作

"負責對外公務訪問安排

"負責來公司訪問人員的接待、食宿安排及其他機關接待工作

"協助公司相關部門組織對外重要活動及企劃、公關活動

3、部門基礎管理

"確本部門各項工作分工

"制定本部門工作計劃、目標和任務,并組織實施

"負責本部門業務和行政事務對內、外關系的協調與處理

"積極配合公司、分公司相關部門牽頭的工作,保證各項工作高效高質完成

"學習、研究國家政策、上級單位和領導指示精神,開展業務學習,提升職工素質和工作效益

"編制本部門年度財務預算,按照規定的管理制度進行支出

"負責本部門人員考勤管理和工作考核評定

"負責本部門各類辦公設備的正常維護和保養

4、其他

"完成領導交辦的其他工作

任職資格:

學歷及專業:本科及以上學歷

經驗行業經驗:

"3年及以上行政工作經驗

"2年及以上基層工作經驗

專業經驗

管理經驗

知識行業知識

"具有企業管理、公共關系管理、行政管理等方面的知識

"具有一定的法律知識(相關政策、法律和制度)

專業知識

公司知識

技能素質能力

"具有較強的組織協調和溝通能力

"具有較強的分析問題和解決問題的能力

"熟練掌握常用辦公設備及辦公軟件的應用

外語能力

IT能力

特殊工作環境

/

簽字確認

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責及對任職者的要求(對于條件優秀者,可適當放寬要求)。公司保留變更崗位工作內容或要求在職人員履行其他職責的權利。