寫字樓商務中心的服務與管理

大型寫字樓辦公機構集中,商務繁忙,一般會議主要提供各種商務服務項目的商務中心(與大型酒店、賓館類似)。

1.商務中心的設備配置

商務中心須配備的主要設備及用品有中英文處理機、打印機、傳真機、電傳機、打字機、電腦、裝訂機、塑封機、口述錄音機、電視、電話、影視設備、投影儀及屏幕、攝像機以及其他的辦公用品等。商務中心設備的配備可根據服務項目的增設而添置。

商務中心設備的正常使用和保養,是提供良好服務的保證。商務中心人員在使用過程中應嚴格按照正常操作程序進行操作,定期對設備進行必要的保養,設備一旦發生故障,應由專業人員進行維修。

2.商務中心的工作要求和工作程序

商務中心的服務是小區域、多項目的直接服務。客人對商務中心服務質量的評價是以服務的周到與快捷為出發點的。要做到服務周到、快捷,必須依靠經驗豐富的工作人員和一套健全的工作程序。

(1)工作要求。對商務中心工作人員要求有:①流利的外語聽說讀寫能力;②熟練的中英文打字能力;③熟練操作各種設備的能力;④熟悉商務信息知識;⑤熟悉秘書工作知識;⑥具備基本的設備清潔保養知識。

(2)工作程序。①服務前:了解客戶所需服務項目、服務時間及服務要求;向客戶講明收費情況,開據收費通知單并收一定比例的押金。②服務中:以準確、快捷為原則,按客人服務要求準時、精確地完成服務。③服務后:完成客人所需服務后,填寫《商務中心費用收據單》,引導或陪同客人到財務部結賬。《商務中心費用收據單》一式三份,一聯交給財務部,一聯交給客人,一聯由商務中心存檔。

商務中心的主要對象是客人,有時寫字樓內部人員也因工作需要在商務中心使用設備,為此制定商務中心簽單程序;

寫字樓內部人員到商務中心使用設備,必須是因工作需要;使用前,必須由該員工所在部門經理的同意。須在《商務中心設備使用申請單》上填清原因、內容、使用時間及批準人后,在不影響為客人提供服務的前提下使用。使用后須在《費用結算單》上簽名。

3.商務中心的服務項目

寫字樓客戶業務類型不同,自身辦公條件不同,對商務中心的服務范圍要求不同。較齊全的商務中心提供的服務項目包括:

(1)翻譯服務,包括文件、合同等;

(2)秘書服務,包括各類文件處理;

(3)辦公系統自動化服務;

(4)整套辦公設備和人員配備服務;

(5)臨時辦公室租用服務;

(6)長話、傳真、電信服務;

(7)商務會談、會議安排服務;

(8)商務咨詢、商務信息查詢服務;

(9)客戶外出期間保管、代轉傳真、信件等;

(10)郵件、郵包、快遞等郵政服務;

(11)電腦、電視、錄像、攝像、幻燈、BP機、手機租賃服務等;

(12)報刊、雜志訂閱服務;

(13)客戶電信設備代辦、代裝服務;

(14)文件、名片等印制服務;

(15)成批發放商業信函服務;

(16)報刊剪報服務;

(17)秘書培訓服務等。

篇2:酒店商務中心服務員工作職責（2）

酒店商務中心服務員崗位職責(2)

1.嚴格要求自己,工作積極主動,文明禮貌服務,努力提高服務質量,忠于職守,講求效率,秉公辦事,不利用工作之便干私活、謀私利;

2.為酒店賓客提供長途電話、電傳、傳真、打字、復印等服務工作;

3.服從上級指揮、領班安排,努力完成交辦的第一項業務工作,力求保質保量提供各項服務;

4.具備外語知識和打字技術、熟悉和掌握所用儀器設備的性能、保養和簡單維修,以便迅速、準確地為客人提供服務;

5.熟悉電報、電傳、復印等各項業務,工作中嚴格按照規程操作;

6.微笑服務,對客人熱情有禮,有問必答,盡量滿足客人的要求,耐心解釋客人的各種疑問;

7.刻苦鉆研業務,對技術精益求精,努力提高業務工作水平,提高整體的服務質量;

8.自覺遵守酒店的各項規章制度,認真做好交接班工作。

篇3:酒店前廳商務中心崗位服務細則

酒店前廳商務中心崗位的服務細則

賓館酒店的客人因為工作需要,要求提供一些商務服務,為了滿足客人的需要,一般都設有商務中心,其作用是為客人提供打字、傳真、復印、抄寫、翻譯、會議記錄、文件核對及代辦郵件等方面的服務。

1.商務中心崗位的工作流程

(1)比規定的上班時間提前五分鐘到崗,進行交接班并了解上一班的情況。

(2)閱讀交接班簿并在上面簽字。

(3)檢查工作設施,進行清潔維護。

(4)開始日常工作。

2.商務中心各崗位的操作細則

(1)傳真接收操作。

①把傳真機上收到的傳真件進行分類,認真閱讀來件抬頭,根據收件人的姓名在電腦中查詢。

②查到之后在商務中心日傳真來件統計報表上登記。

③電話通知客人,如客人在房間,則派行李員送至其房間,同時開出賬單,交前廳收銀處。如果客人正好不在房間,則進行留言,一式三聯,分別請行李員送至房間、留給前廳、與原件放在一起。留言單上必須注明,請客人在回來之后通知本崗位員工,以便可以派行李員盡快將傳真件送到客人房間。

④如果是店外客人接收的傳真,則根據傳真上所提供的信息,通知接收人速來領取,并按酒店規定收費。

⑤對于找不到收件人的疑難來件,應請示上級,妥善處理。

(2)傳真發送操作。

①主動熱情地接待客人,接過客人擬好的稿件,問明發往的國家和地區。

②仔細閱讀客人所要發送的稿件,查看是否有不清楚的地方。

③檢查客人是否已將傳真號碼、姓名等項內容填寫清楚。

④輸入傳真號碼,與稿件上所寫的進行核對,確認無誤后,按鍵發送。

⑤傳真發出之后,將成功發出報告單及原件一同交給客人。

⑥按照有關規定計算傳真費,請客人付款或是簽單,并將傳真號碼及發送所用的時間在賬單上注明,然后把賬單送到前廳收銀處。

⑦因為線路不通等各種原因暫時發不出傳真時,應該向客人道歉并解釋,另外,如果客人不是很急,可以請其先簽單回房,等發出之后再通知客人。

⑧填寫日發送傳真報表。

(3)復印服務操作。

①主動跟客人打招呼,歡迎客人,介紹收費標準。

②根據客人的要求對復印紙張的規格、復印張數及色彩濃淡進行選擇。需要放大或是縮小的復印,調整好比例尺寸。

③將復印原件定好位置,平鋪,檢查送紙箱是否已準備好,然后按動復印鍵。

④印出第一張后,查看有無問題,如沒有,即可連續復印。

⑤復印完畢后,將原件按順序交給客人;問明客人是否需要裝訂復印件,若需要,則替其裝訂。

⑥根據所復印的規格及張數,開出賬單。賬單要一式三聯,一聯存底,一聯交財務結賬處,第三聯交給客人。

⑦將賬單號碼、金額、付款方式及客人的房號分項填寫在日復印報表上。

(4)打印操作。

①熱情歡迎客人,主動向客人介紹打印的收費標準。

②拿過客人要打印的文件,了解客人的要求,瀏覽全文,看是否有不清楚處,若有,則當即問清。

③估計大概能完成的時間并告知客人。

④文件打出之后須請客人校對,然后修改,再校對。

⑤將打好的文件交給客人,根據打字張數計費,開出單據,并請客人簽字,然后將賬單轉交前廳收銀處。

⑥填寫日復印、打字報表。

⑦詢問客人的文件是否需要保留,若無此要求,則刪除掉。

(5)電傳發送。

①熱情地接待客人,主動介紹收費標準。

②接過客人要發送的稿件,檢查其手寫字體是否清楚,號碼是否正確。并請客人填寫電傳發送表。

③檢查電傳發送表的內容,看姓名、房號、發送國家和地區等各項內容是否準確。

④輸入電傳機進行發送。

⑤發送完畢之后,將電傳機讀出的打印稿撕毀,一聯保存,準備記賬,另一聯交給客人。

⑥根據發送所花時間,按價目表規定計算電傳費,并填寫收費單一式三聯,兩聯送前臺收銀處,另一聯和發送底稿放在一起。如果來發送的是店外客人,則將收費單的兩聯送前臺收銀處收取現款,另一聯送給客人。