商務廣場物業管理措施(二)

　　一、前期接管驗收方案

　　管理內容

　　1、了解園區的基本情況。

　　2、編制《物業接管驗收計劃》,確定物業驗收標準、方法和日程安排。

　　3、依照接管驗收標準,對園區現場進行初步驗收,并將驗收結果記錄在《物業交接驗收表》上,對驗收情況及時匯總,并報送相關單位限期整改。

　　4、配合相關部門實施對共用設施設備整改的監督,直至符合規定的要求和標準。

　　5、進行物業交接,并對驗收資料進行分類、歸檔。

　　管理措施

　　1、組建接管驗收小組,負責接管驗收工作。

　　2、依據新建物業接管驗收有關標準,制定接管驗收規程。

　　3、接管驗收小組各成員,熟練掌握物業驗收的標準和程序。

　　4、制定《物業接管驗收計劃》,明確接管驗收人員、時間安排等。

　　5、按規定辦理接管驗收手續。

　　二、入住管理方案

　　管理內容

　　1、在業主領房前將所有資料準備齊全,布置業主入伙現場,為業主辦理領房手續提供一條龍服務。

　　2、憑業主所持的入伙通知單和各類必備證明,發放交房資料。

　　3、收回業主按規定填寫的各類表格,收取業主應繳納的費用。

　　4、陪同業主驗房,辦理領房手續。在驗房過程中,發現的房屋質量問題經業主確認后,填入《業主驗收交接表》。

　　5、對驗房交接中發現的房屋質量問題,與業主約定時間,及時解決。

　　管理措施:

　　1、制定《業主領房程序》。

　　2、策劃業主入伙現場布置方案。

　　3、按照業主領房程序,安排工作流程。

　　4、按規定辦理業主入伙手續。

　　三、裝修管理方案

　　管理內容

　　1、在交付時與業主簽訂《裝修管理服務協議》,告知業主在裝修前需辦理的有關手續以及裝修注意事項。

　　2、業主填寫《裝修備案表》,詳細說明二次裝修的裝修范圍、工期、裝修設計及裝修施工單位等,管理處進行備案,并書面告知業主及裝修施工單位《裝修管理辦法》。

　　3、按照業主裝修備案中填寫的裝修范圍、裝修設計對裝修現場進行不定期巡查,是否按《裝修管理辦法》進行文明施工。

　　管理措施

　　1、制定《裝修管理辦法》以及相關《裝修管理服務協議》。

　　2、提前告知裝修中重要事項的約定,并簽訂此約定。

　　3、明確《裝修登記程序》,便于業主及裝修施工單位辦理相關手續。

　　4、做好裝修進場的備案以及裝修現場的管理工作。

　　5、加強與業主的溝通,做好裝修管理的各項解釋工作。

　　6、對違章施工的行為,采取停工、恢復原狀等方式進行處理。

　　四、違章處理辦法及措施

　　管理內容

　　1、把好裝修備案關。嚴格根據裝修設計圖紙,結合房屋裝修范圍,在裝修手續辦理過程中盡可能杜絕違章裝修行為的出現。

　　2、對裝修現場進行嚴格管理,做到每天有重點地巡查,避免違章裝修的出現。

　　3、巡查中若發現違章裝修或亂搭亂建現象,立即予以制止,把違反規定現象消除在萌芽狀態。對不聽勸阻者,報政府主管部門處理。

　　管理措施

　　1、制定完善的《裝修管理辦法》。

　　2、與業主及裝修施工單位簽訂相關《裝修協議》,明確責、權、利。

　　3、確定專人負責裝修管理工作,加強裝修巡查管理力度。

　　五、檔案管理方案

　　管理內容

　　1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等。

　　2、業主檔案:所有業主購房合同(復印件),業主基本情況、業主房屋維修資料、裝修資料等。

　　3、管理檔案:工程維護、綠化資料、日常巡查(清潔、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監控錄像、各類活動的全程記錄及照片、維修記錄、有償服務記錄、會議記錄、榮譽資料等。

　　4、財務檔案:歷年的園區財務收支報表、物業維修基金使用報表等。

　　5、文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件、外來文件、專題會議紀要等。

　　管理措施

　　1、制定檔案管理制度,并嚴格執行。

　　2、按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理。

　　3、專職管理,責任到人,存放有序,管理規范。

　　4、配置專門的檔案管理用房和必要的設施設備,以滿足檔案管理要求。

　　5、根據檔案資料的形式、性質,采用不同的管理手段,科學管理,確保檔案資料完整、安全。

　　6、實現電腦軟件管理,提高管理水平。

　　六、財務管理方案

　　管理內容

　　1、加強現金收支管理。

　　2、搞好財務核算。

　　3、經營收支狀況每半年公布一次。

　　4、做好年度預算和決算工作。

　　5、認真審核報銷票據,嚴格控制費用報銷。

　　6、及時掌握財務收支狀況,做好財務分析,為領導決策提供依據。

　　管理措施

　　1、根據財務法規政策,制定財務管理制度。

　　2、財務人員持證上崗,規范操作。

　　3、抓好財務人員業務培訓,不斷提高業務素質。

　　4、加強成本控制。

　　5、加強財務監督和財務檢查。

　　七、人事管理方案

　　管理內容

　　1、按照合理的人才結構配置各類人員。

　　2、任人唯賢,量才錄用。

　　3、開展業務培訓,全面提高業務素質。

　　4、進行業績考核,優勝劣汰。

　　管理措施

　　1、制定崗位職責,做到責、權、利分明。

　　2、建立約束與激勵相結合的運行機制,充分調動工作積極性。

　　3、加強思想作風建設,樹立全心全意為用戶服務的觀念和企業的品牌意識。

　　4、崗前培訓與在崗培訓相結合,走出去培訓與請進來培訓相結合。

　　5、全面考核,做到公開、公平、公正。

　　八、協助業主委員會籌建工作

　　當園區達到具備業主委員會成

　　立條件時,將按照國務院《物業管理條例》規定,協助房管部門、街道、社區及開發商,籌建園區業主委員會。

　　籌建程序:

　　1、在房管部門、街道、社區及開發商召集下,組建業主大會籌備組;

　　2、籌備組根據《業主大會》規程進行業主代表推選;

　　3、籌備組將擬定《業主臨時公約》、《業主大會議事規則》草案在園區內征詢業主意見;

　　4、業主代表收集其所在區域業主意見和相關選票,經籌備組統計匯總,公布表決結果;

篇2:物業管理不符合糾正預防措施控制程序

　　物業管理手冊:不符合、糾正和預防措施控制程序

　　1、目的

　　為了消除已存在或潛在的不符合原因,采取糾正和預防措施,防止不符合的發生或重復發生,制定本程序。

　　2、范圍

　　本程序適用于公司對不符合項所采取的糾正和預防措施的管理。

　　3、職責

　　3.1各部門負責制訂和實施本部門的糾正和預防措施及公司制定的相應的糾正和預防措施。

　　3.2品質部負責組織對管理體系、服務持續改進及糾正和預防措施的控制,負責監督和協調糾正和預防措施的實施及措施有效性的驗證。

　　3.3物業服務中心及相關部門負責有效處理業主的意見和建議。

　　3.4總經理負責重大的糾正和預防措施的審批工作。

　　4、程序

　　4.1糾正措施

　　4.1.1所提供的服務不合格中的糾正措施

　　4.1.1.1業主對同一服務項目每月投訴達到3次或依據檢驗結果同一服務每月不合格項發生5次以上時,適用糾正措施,以消除不合格原因,防止不合格再發生。

　　4.1.1.2品質部依據每月服務過程的檢驗記錄,進行匯總分析,填制《月管理目標、指標檢驗匯總分析》,制定糾正措施,并根據需要由相關部門填寫《不合格項糾正(預防)措施》。

　　4.1.1.3《不合格項糾正(預防)措施》經管理者代表審批后(重大的糾正和預防措施由總經理審批),由各部門負責實施。

　　4.1.1.4品質部負責對糾正措施的實施進行跟蹤,調查其有效性,對行之有效的糾正措施應納入相關體系文件。

　　4.1.2內部審核中出現不符合項按《內部審核控制程序》執行。

　　4.1.3對管理評審會議作出的改進決議,由責任部門制定措施填寫《不合格項糾正(預防)措施》,并根據要求進行實施。

　　4.1.4對采購物品或供方服務出現嚴重不合格時,管理部組織評審并填寫《不合格項糾正(預防)措施》,通知供方,要求供方進行原因分析,并將糾正措施反饋給管理部,管理部負責

　　對其下一批采購來的物資或提供的服務進行跟蹤驗證,執行《采購控制程序》對供方控制的有關規定。

　　4.1.5環境運行中發現不符合的糾正措施

　　4.1.5.1不符合的范圍

　　a)內部審核及管理評審中出現不符合;

　　b)日常監視和測量中出現的不符合;

　　c)相關方對環境表現投訴;

　　d)出現環境污染事故。

　　4.1.5.2a)項不符合按4.1.2或4.1.3條款規定執行。

　　4.1.5.3環境關鍵特性監測發現及目標指標管理方案檢查的不符合由品質部組織相關責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并責成相關部門實施。

　　4.1.5.4各部門在環境運行控制自查發現的不符合,應及時糾正并分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》并實施。

　　4.1.5.5相關方投訴處理后,由品質部填寫《不合格項糾正(預防)措施》責成相關部門分析原因制定措施并實施。

　　4.1.5.6若出現環境污染事故各相關部門應及時采取措施減少環境影響,同時報管理者代表及品質部,品質部及時組織相關責任部門分析原因制定措施,填寫《不合格項糾正(預防)措施》經管理者代表批準后責成相關部門實施。

　　4.1.6每項糾正措施完成后,管理部負責進行跟蹤驗證、評審所采取措施的有效性,在《不合格項糾正(預防)措施》上簽名確認,防止類似情況的再發生。

　　4.2預防措施

　　4.2.1對潛在的不符合,采取預防措施,以消除潛在不符合的原因,防止不符合發生。

　　4.2.2識別潛在不符合

　　為了及時了解管理體系運行的有效性,過程、服務質量及環境績效趨勢和業主的要求和期望,及時收集和分析各方面的反饋信息,各相關部門要及時分析如下記錄:

　　4.2.2.1供方供貨、服務質量統計、業主滿意度調查、業主的意見記錄等;

　　4.2.2.2以往的內審報告、管理評審報告;

　　4.2.2.3環境績效監測有關記錄;

　　4.2.2.4合規性評價情況。

　　4.2.3發現潛在的不符合事實時,根據潛在問題影響程度確定輕重緩急,各相關部門填寫《不

　　河南建業物業管理有限公司文件編號:jw/qem-061-2005標題:不符合、糾正和預防措施控制程序章節號8.5.2/8.5.3版本號0/b

　　合格項糾正(預防)措施》報品質部,由品質部召集相關部門評審,分析原因,定出預防措施和責任部門,品質部填寫《不合格項糾正(預防)措施》相關欄目,責任部門實施,品質部對預防措施的有效性進行跟蹤驗證,并簽字確認。

　　4.3糾正和預防措施的實施控制及記錄

　　4.3.1管理者代表負責糾正和預防措施的原因分析和責任部門的確定,并監督措施的實施過程。

　　4.3.2品質部在《不合格項糾正(預防)措施》上記錄完成時間及驗證結果。逾期未完成者,要報告管理者代表,組織責任部門進行原因分析,追究相關人員的責任并再次限期完成。

　　4.3.3由糾正和預防措施引起的對管理體系文件的任何更改,按《文件控制程序》執行。

　　4.3.4糾正和預防措施的相關記錄應作為管理評審的輸入之一。

　　4.4本程序產生的記錄按《記錄控制程序》

　　5、相關文件

　　5.1《文件控制程序》

　　5.2《記錄控制程序》

　　6、相關記錄

　　6.1《月管理目標、指標檢驗匯總分析》jw/jl-8.5.2-001

　　6.2《不合格項糾正(預防)措施》jw/jl-8.5.2-002

篇3:物業管理公司體系文件糾正和預防措施實施程序

　　物業管理公司體系文件:糾正和預防措施實施程序

　　1.目的

　　及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務的產生,實現持續改進,為顧客提供更優質的服務。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

　　3.職責

　　3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

　　3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

　　3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

　　3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發生。

　　4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質量事故

　　c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對分承包服務的評估

　　e.顧客滿意度調查的輸出

　　f.內、外審報告

　　g.管理評審的各項輸出

　　h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

　　4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。

　　4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

　　4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。

　　4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

　　4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

　　4.1.8因質量體系或服務規范引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發,并保存與此有關的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監督實施。

　　4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監督實施。

　　4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監督。

　　4.2預防措施

　　4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發生。

　　4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

　　c.顧客滿意度調查結果

　　d.以往管理評審的情況

　　e.以往預防和糾正措施的實施情況

　　f.內、外審結果

　　4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

　　4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

　　4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

　　4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監督措施實施過程。

　　4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執行。

　　5.質量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》