會議管理制度

1、目的:為規范公司會議管理,提高會議質量,降低會議成本,特制定本制度。

2、適用范圍:本制度適用于廣州市百利文儀實業有限公司廣州總部會議管理。

3、管理權責:

3.1總經辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。

3.2會議提擬人或主辦部門(含各中心/部門)負責會議的組織工作,并有權對違反本制度的行為提出處罰。

3.3會議的審批權限詳見“5.1會議提擬與審批”。

4、會議分類:

序

號

會議名稱

主題/特點

類別

主持人

參加人

1

例會

(含早會)

固定時間、固定匯報程序,

盡量解決即席提出的問題。

公司例會

主辦中心/部門

負責人

部門/中心或公司

全體人員

2

動員會

發言固定、沒有討論程序

公司臨時

行政會議

主辦中心/部門

負責人

會議提擬人提擬

3

研討會

對某一課題或問題切磋、探

討,不一定有結果

公司臨時

行政會議

中心/部門

負責人

會議提擬人提擬

4

鑒定/評審會

對某事物的價值、性能,質

量鑒別,必須有結論

公司臨時

行政會議

集團總經理或其指定

會議提擬人提擬

5

專題會

為某一專題而開,必須有結

論

公司臨時

行政會議

提擬人指定

會議提擬人提擬

6

評比會

一般在年底或某一重大活動

結束后召開

公司例會

人力資源中心

總監

會議提擬人提擬

7

總結會

總結前一段工作,研究、部

署下階段工作

公司例會

中心/部門

負責人

會議提擬人提擬

8

匯報會

下級向上級或有關人員匯報

工作情況

公司臨時

行政會議

會議提擬人指定

會議提擬人提擬

9

調度會

任務安排,人員派遣,設備

物資情況的調動

公司臨時

行政會議

會議提擬人提擬

會議提擬人提擬

10

部門例會

各中心/部門固定匯報程序

部門會議

中心/部門負責人

自定

5、管理內容:

5.1會議提擬與審批。

5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。

5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經理直接提擬或由議題涉及業務的主辦部門負責人提擬、集團總經理批準。

5.1.3部門會議由各部門自行安排,但會議時間、參加人等,不得與公司會議沖突。其中,中心/部門會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的,應向上一級主管部門報批同意;屬例會性質的,由本中心另行提擬方案呈報集團總經理批準后執行。

5.2會議計劃與統籌。

5.2.1每月28日前,總經辦應與各部門協調確定下月計劃召開的臨時行政會議,統一報集團總經理審批后,匯同公司月例會編制《月度會議計劃》,于月底前發放至各部門負責人。

5.2.2凡總經辦已列入計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時,會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續,并報請總經辦調整會議計劃。未經總經辦同意,任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

5.2.3會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。

5.3會議準備。

5.3.1會議通知遵照以下規定:

1、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調整的,不再另行通知,由中心/部門按計劃表直接通知與會人;

2、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:

(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;

(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明;

(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。

3、會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門;

4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。

5.3.2會議的其它準備工作遵照以下規定:

1、會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;

2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等;

3、公司總部召開的公司級會議會務服務統一歸口總經辦負責。

4、部門在總部召開的會議需用公共會場的,應向會議室管理部門(人力資源部)書面提出,由會議室管理部門(人力資源部)統籌安排。

5.4會議組織。

5.4.1會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。

5.4.2會議主持人須遵守以下規定:

1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。

2、主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的說明。

3、會議進行中,主持人應根據會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言,以確保議程順利推進及會議效率。

4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。

5.4.3與會人須遵守以下規定:

1、應準時到會,并在《會議簽到表》(詳見附件3)上簽到。

2、會議發言應言簡意賅,緊扣議題。

3、遵循會議主持人對議程控制的要求。

4、屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發言。

5、遵守會議紀律,與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。

6、做好本人的會議紀錄。

5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經理主持,集團總經理另有授權的,從集團總經理授權。

5.4.5公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內,根據會議進行情況確需延時的,主持人須征得與會人員同意。

5.4.6主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。

5.5會議記錄。

5.5.1公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。

5.5.2公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定:

1、各部門應常設一名會議記錄員(一般為本部門的內務文員,名單報總經辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。

2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要,臨時指定會議記錄員。

3、集團總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經理秘書負責會議記錄工作,集團總經理另有指定的,從集團總經理指定。

5.5.3會議記錄員應遵守以下規定:

1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據需要整理會議紀要。

2、會議記錄應盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。

3、對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

5.5.4下列情況下,應整理會議紀要:

1、公司各類臨時行政會議;

2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議;

3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。

5.5.5會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經辦一份存檔備查。

5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規定:

1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄,由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管,但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉總經辦統一歸檔備查。

2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。

5.5.7會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。

5.6會議跟進。

5.6.1會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。

5.6.2集團總經理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經辦負責落實,集團總經理另有指定的,從集團總經理指定。

5.6.3會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。

5.7獎懲。

5.7.1獎勵。按《獎懲管理制度》執行。

5.7.2遲到、早退、缺席。

1、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的,計為遲到。

2、早退。凡參加會議人員,如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開

會場的,計為早退。

3、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。

5.7.3處罰。

1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。

2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。

3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔。

6、附則。

6.1本制度由集團總經辦負責解釋。

6.2凡本制度未明確規定的獎懲,按《獎懲管理制度》有關規定執行。

6.3本制度由集團總經理批準后生效,自頒布之日起執行。

篇2:道路運輸安全會議制度

為了認真貫徹落實《安全生產法》,加強道路運輸行業安全監督管理,杜絕各類事故特別是道路運輸安全事故的發生,使我所各項工作走向規范化管理的軌道,結合交通部門安全監督管理工作實際,特制定本制度。

一、安全領導小組成員每月第一個星期的星期一上午十點為安全工作例會,特殊情況或節假日順延到下個星期的星期一。

二、各成員必須準時參加安全會議,會議實行簽到制,特殊情況不能到會的必須寫請假條,經領導小組組長同意,并在請假條上簽字確認方可請假。參會人員不得無故缺席例會,不得遲到、早退。

三、例會由安全領導小組組長主持、由副組長總結上階段工作,分析各方面存在的問題,通過各成員討論,布置下階段工作。

所安全生產領導小組在年初組織由道路運輸企業單位主要負責人參加的安全生產大會,總結過去一年的安全工作,表彰先進,部署當年工作。

所安全生產領導小組每季度至少召集一次安全監督管理工作分析會,明確安全監督管理工作重點,督促整改安全隱患。

春運、“五一”、“十一”黃金周前,由安全生產領導小組組長組織交通運輸企業單位主要負責人召開會議,專題布置節日期間的安全生產工作。

四、遇有特殊情況或必須討論解決的事務,安全領導小組可不定期召開小組會議。

五、發生重特大責任事故,由安全領導小組召開安全事故現場告誡會,應到人員必須到會。

六、每次會議必須有記錄,并由專人負責。重要安全會議應形成會議紀要或簡報。

安全領導小組定期對各種會議記錄及決議的執行情況進行檢查、指導、考核。

七、鼓勵和提倡安全領導小組成員提出合理化建議和對安全領導小組及安全管理人員工作上的意見。討論會議上提出的各種建議和意見。

八、會議決定的執行,采取少數服從多數的原則實施決議。會議上決定的情況各部門和責任人,必須不折不扣地認真執行,及時完成。

九、本制度從公布之日起執行。

篇3:高速公路安全生產會議制度

第一章總則

第一條為加強安全管理,規范安全生產會議制度,及時了解和掌握各時期的安全生產情況,協調和處理公司生產組織過程中存在的安全問題,消除事故隱患,確保安全生產。依據國家和上級主管部門有關文件精神,結合****高速公路工程項目安全生產情況,制定本制度。

第二條****公司安全會議主要有兩種:

1、安全生產現場會。隨時召開,重點解決安全生產管理過程中突發事件和根據安全形勢需要即時或盡快解決的安全問題。

2、安全生產工作例會。定期召開,對階段性安全形勢和工程安全管理進行安排,總結經驗,實施獎罰,同時學習安全生產有關規定和上級的文件批示精神,全面部署安全生產管理工作。

第二章****公司安全生產例會

第三條****公司安全生產監督管理領導小組安全生產工作管理例會:

1、每一個季度召開一次,由安全生產監督管理領導小組辦公室(即****公司安全部)召集,由安全生產監督管理領導小組組長或副組長主持,各部門負責人及各從業單位負責人參加。時間不限,地點由召集人決定。

2、會議主要內容:

①研究、討論如何貫徹執行國家及上級機關頒布的的安全生產管理的方針<>、政策和決議,對下階段安全工作進行全面部署;

②審定、分解、考核****公司內部及各從業單位的階段安全目標管理<>計劃及執行情況;

③研究解決重、特大安全事故隱患,且在會上提出對策,擬定解決的辦法及防范措施,協調各單位及部門在隱患處理過程中的分工和協作,指定隱患整改的具體負責人及隱患整改的要求和期限;

④審議工程項目出現的安全事故,審定并通過對安全事故的處理決定和通報等;

⑤學習安全生產有關規定和上級的文件批示精神。

3、會議記錄由公司辦公室進行,會議對所議事項以及做出的決定應形成會議紀要,會議紀要應分發各從業單位及上報總公司。辦公室和安全部應負責督促、檢查、考核會議決議<>的執行情況并形成記錄。

第四條****公司工程安全生產工作管理例會:

1、工程安全生產例會,每月至少一次,由****公司安全部召集,分管安全生產的副總工主持。參加會議的人員一般有:****公司各高管、安全部和工程部全體成員、其他各部門負責人;監理單位總監或總監代表、高級駐地監理工程師、安全監理工程師;施工單位項目負責人、技術負責人、專職安全管理人員、主要管理和技術人員,并根據有關情況對與會人員按需要隨時增減。時間由安全生產監督管理領導小組組長或副組長決定,地點由召集人決定。

2、會議主要內容:

①檢查上階段的安全生產工作,部署下階段的安全生產工作;

②傳達貫徹上級有關安全生產方面的方針政策有關文件,并研究提出本項目中的貫徹落實措施;

③對發生的安全生產事故進行通報,并按照“四不放過”的原則做出處理和決定;

④結合安全生產管理檢查情況,對安全生產管理不到位的單位提出批評和處罰,表彰和獎勵安全生產典型和事跡;

⑤對生產中存在的問題和事故隱患研究落實解決問題的措施和方法等

3、會議記錄由安全部進行,會議對所議事項以及做出的決定應形成會議紀要,會議紀要應分發與會單位。****公司安全部應負責督促、檢查、考核會議決議的執行情況并形成記錄。

第三章****公司安全生產其他會議

第五條****公司安全生產現場會

1、可隨時召開,地點可在各從業單位辦公或施工現場,目的是解決安全生產管理過程中突發事件和根據安全形勢需要即時或盡快解決的安全問題。

2、由安全部和工程部負責人、專職安全管理人員、駐地業主代表召集,根據需要組織相關人員參加。要做好有關會議記錄和簽到的事項,由駐地業主代表負責督促、檢查、考核會議決議的執行情況。

第六條專業性安全會議

指對施工中有特殊技術要求或采用新結構、新材料、新工藝的工程和特殊結構的工程以及對危險性較大的分部分項工程專門組織的安全評審會或討論會?？捎山ㄔO單位、監理單位召集,根據需要確定參會人員。由召集人負責簽到和記錄,由召集單位或部門形成會議紀要,由監理單位對會議決議執行情況進行督促、檢查和考核。

第七條安全事故分析會

指在一段時間內,針對所發生的安全事故進行分析、總結和從中吸取教訓,并對所發生的安全事故提出處理建議的會議。

第四章監理單位安全生產管理會議規定

第八條及時召開安全監理會議是做好監理單位安全管理工作的重要措施之一,各監理單位應制定相應的安全會議制度,使監理安全管理制度化、規范化。

第九條根據工程項目安全管理的任務和要求,結合不同會議形式要達到的目的和要求,監理單位安全會議要滿足但不限于以下形式:

1、監理單位第一次安全工地會議:要求在進入工地后正式大面積開工前,由監理單位總監召集第一次施工現場安全監理會議,進行安全監理交底,聽取各施工單位安全生產匯報。

2、安全生產監理例會:通常不少于每月一次,由總監或總監指定的監理工程師主持召開,對本期施工現場發現的安全生產、文明施工各類情況進行點評;分析問題,查找原因;商討解決辦法;對有關重要的安全生產管理事項做出決定。

3、安全生產監理現場會:針對施工過程中出現的有普遍教育意義的現象或狀況以及安全管理緊急狀況,在施工現場召開的安全生產現場會。

第五章施工單位安全生產管理會議規定

第十條施工單位要更好的承擔施工安全生產主體責任,就必須加強安全生產的制度化、規范化、標準化管理,狠抓落實,強調實效。各施工單位應落實安全生產目標責任制,制定全面和完善的安全生產管理會議制度,特別是班組工前安全會和安全生產教育會。

第十一條班組工前安全會:指班組在開工作業之前對本班次、本小組成員進行作業布置、提醒作業注意事項及說明安全警示的會議。

1、由班組長負責召開,班組成員必須全部參加。在每天上班前15分鐘開始,時間一般5-10分鐘,地點自定。

2、會議主要內容:;布置、檢查、交流、總結作業注意事項;學習安全操作規程、安全規章規定等;結合本班組特點開展事故隱患的預測預控等。

3、班組要整理已召開的工前會材料,包括時間、地點、參加人員、主持人、主要內容等,并要歸檔留存。項目部領導和專職安全管理人員必須每月進行定期檢查并簽字。

第十二條安全生產教育會

1、會議根據每次安全教育重點內容,考慮部門、班組、崗位輪班情況,決定參加安全教育會議名單人數;

2、每月至少開一次,具體時間由項目部根據安全生產管理需要決定,由項目部主要領導或專職安全管理人員召集并主持;

3、會議主要內容是根據一些事故案例、安全操作技能知識、安全注意事項等向員工講解、宣傳及教育,以達到增強員工安全意識,提高安全操作技能,避免發生安全事故的目的。

第十三條施工單位其他安全會議管理制度根據建設單位和監理單位要求,以及安全生產管理需要自行制定。

第六章安全會議組織及其他要求

第十四條會議召集者在開會之前,應做好有關資料準備工作,會議上要討論研究解決的問題應列出,重要會議會后要下發會議紀要。按時向有關部門和領導進行傳遞,并對存在問題及時協調處理。

第十五條通知參加會議人員時,要把會議主要內容、開始時間、大約需要多長時間、會議地點交代清楚。

第十六條被通知需要參加會議的人員,都應按時參加會議,做到善始善終,確實不能參加的要在開會之前和召集人說明情況,并得到允許。對未經允許擅自不參加或遲到、早退的人員,由會議召集人按照相關管理規定對其進行經濟處罰。

第十七條安全會議上決定的情況各部門和責任人,必須不折不扣地認真執行,及時完成。

第十八條每次安全會議都要有會議紀要。會議紀要包括日期、參加人員、召集單位、主持人、會議主要內容、處理結果、決議執行情況的檢查等,應定期對各種會議記錄及決議的執行情況進行檢查、指導、考核。

第十九條安全會議完整內業資料應由會議通知、會議簽到、會議記錄,會議紀要組成。

第二十條本辦法自發布之日起執行,由****公司安全部負責解釋。