企業(公司)行政接待工作管理規定

進一步提高行政接待管理水平,促進與各級領導和兄弟單位之間的友好合作,增進友誼,交流信息,改善外部環境,樹立企業形象,特制定本管理規定。

一、行政接待工作的主要任務

1、安排上級部門、兄弟單位、業務關聯企業各級領導的吃、住、行。

2、安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

3、協助辦理大型會議的會務工作。

4、協助開展公共關系工作,協調好外部環境。

二、行政接待工作的基本原則

1、堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,宣傳企業形象,廣泛獲取信息。

2、堅持規范化、標準化、制度化的原則,執行黨和國家有關廉政建設的規定,符合禮儀要求,杜絕隨意性。

3、堅持勤儉節約、熱情周到的原則,根據來賓的身份和任務執行不同檔次的接待標準,反對鋪張浪費。

4、堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則,辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關部門牽頭對口接待,辦公室配合。

三、行政接待工作的程序、規范

1、接打電話要使用文明語言,如"您好"、"請問貴姓"、"您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等類似的禮貌用語,做好電話記錄。

2、客人來訪應熱情迎接,主動引導客人到辦公室或接待室交談,如本人有事需要暫時離開辦公室,應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好,以免泄密或丟失。

3、宴請客人實行派餐單制度,經辦人填寫派餐單,科室、部門負責人簽字后報總經理審批,辦公室負責統一安排。宴請客人原則上安排在****大酒店,確因特殊情況不能在****大酒店接待的,經總經理批準后可方接待;擅自在外地就餐以及未經審批私自安排的宴請,經辦人承擔一切招待費用。

五、行政接待工作的標準、要求

1、事務性接待標準、要求。根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活、著裝大方、舉止文明,不擅自在授權范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業心、責任感和良好的精神風貌體現****的品牌形象。

2、宴請標準、要求。宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會、大型宴會四個標準。

(1)工作餐標準:指安排來訪人員到職工食堂就餐。用于接待因洽談業務、維修設備等原因不方便回原單位就餐的人員。

(2)聚餐標準:指來訪人員人均接待標準不超過10元。不安排陪同人員,不安排酒水,用于接待一般業務性工作人員。

(3)宴會標準:指來訪人員人均接待標準不超過20元(不含酒水),用于接待一般事務性工作人員。陪同人員不超過來訪人員的三分之一,接待用煙為兩盒紅塔山或一枝筆,接待用酒為兩瓶金塔、金心或兩捆青島8°,超出部分由經辦人自理。

(4)大型宴會標準:指來訪人員人均接待標準不超過30元(不含酒水),用于接待重要業務往來人員或上級領導。接待用煙為兩盒金將軍或泰山,接待用酒為兩瓶古塔、地窖或兩捆青島純生,超出部分由經辦人自理。

六、與本管理規定不一致的其它條款一律以本管理規定為準。

篇2:酒店宴會營銷接待工作規定（2）

酒店的宴會營銷及接待工作(2)

一、宴會、會議的洽談:

舉辦宴會,顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店咨詢相關的信息,

采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器設備、菜單的內容、最低消費額、現場平面圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問,銷售人員中須一一為顧客說明,努力掌握每一個可能的生意機會。

首先,一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意愿,銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會廳現場看場地。畢竟光通過電話進行解說,無實物可供參照,往往無法讓顧客真正了解宴會場的實際情況,反而使其對場地的認識模糊不清,不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善,客人也很難體會。因此盡量邀請客人親臨宴會廳面對面解說,由銷售人員就現場設備清楚地為其解答問題,不但可以增加說服力,讓顧客不愿前往,銷售人員要考慮登門拜訪。一般來說,宴會生意大概只有75%是自己找上門來的,其他25%必須依靠銷售人員進行促銷活動,主動爭取客源。

在洽談的過程中,負責接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考,例場地的平面圖、各式菜單的價格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時,首先要讓客戶了解場地大小和形狀,即使顧客已親臨現場,銷售人員仍需準備場地平面圖,為其解說。由于不同桌數與不同形態的宴會所適合的場地類型不盡相同,所以宴會廳要設多種平面擺設圖,滿足顧客需求。

二、宴會、會議的預訂及確認:

假使顧客有意預約宴會,銷售人員需問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質及聯絡人員姓名、電話、并書面記錄下來。另外,菜單內容、飲料種類、與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方面也應如實記錄。當然,在預約步驟中,銷售人員要提供報價單給顧客,因為大多數顧客在簽訂合約后可能還會與其他飯店進行比價。無論如何,銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果,除存檔備查外,也需正確無誤地將資料轉達給其他相關人員。只有如此,方能確保宴會的成功。

為方便記錄起見,預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表,銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥,并將客人的要求選出,等到將宴會通知單發給各部門時,所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席,酒店則必須對其保持追蹤,直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席,也要詢問取消宴會的原因,并予以記錄,作為日后改進的參考。

通常,除熟客不收預訂金外,其他所有宴會及會議確認時,都必須先交30%的訂金,付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下。否則一個宴會如果臨時取消,對酒店勢必造成重大損失,因此預收訂金酒店是另一種自保方式,誠屬必要。除此之外,若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地,銷售人員應打電話給先預訂的顧客,詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地,就必須請其先繳付訂金,否則將讓給下一位想預訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預訂,銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會,而應積極推薦其他可替代的宴會廳,或嘗試說服客人更改宴會日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心,往往能成功促每筆宴會生意。

雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求,但是客人日后可能變卦卻仍是個潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上并請客人簽字,以保障客人與飯店自身的權利。倘若客人沒時間親自到酒店進行簽約手續,銷售人員可能通過書面傳真或郵寄的方式,將文件送至顧客手中,請顧客在確認書上簽字,簽妥后再傳真或郵寄回飯店以示慎生。在簽訂確認書時,酒店通常會要求收取30%作為訂金。有時銷售人員忘記與客人簽確認書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會的正常營運,與客人簽約是不可忽略的。

三、宴會、會議接待跟進工作要領:

1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求,清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上,以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作,而無誤、遺漏之處。

2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求,故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯系,確實各部門已清晰各項宴會要求。

3、宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況,如發現遺漏、有誤之處,需及時通知宴會負責人,處理解決。對各部門提前一天以發文形式通知,以方面相關部門做好協助準備。

4、每個客戶對宴會的要求各不相同,但大致上以下幾點,都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。

A、宴會開始前一小時,檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好,文字有無錯誤;

B、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、謝謝是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

C、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、設施是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

D、在宴會、會議開始前一小時,檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈;

E、協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時,召集相關部門跟進人員開會,講解宴會的內容和注意事項,包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具體工作,指定各工作環節的檢查人;

F、若需要演出公司、禮儀小姐,事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容,并安排他們提前到達;

G、檢查餐臺上杯具是否與酒水相對應,如白酒擺烈酒杯,紅酒擺紅酒杯,汽水、啤酒擺水杯;

H、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有PA值守,宴會空調是否已提前找開,溫度是否適合;

I、宴會前三小時通知保安部協助客人泊車;

J、若是重要宴會、會議,提前安排美工到場拍攝;

K、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協商更正;

L、告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中,若有需要之處,請他隨時找你;

四、宴會、會議的追蹤服務:

宴會、會議結束后,由負責的銷售人員親自拜訪或打電話給客戶表達感謝之意,并追蹤客戶對此次宴會的滿意度以及酒店所需改進之處,表示對客戶的一種售后服務。如果顧客反面反映居多,產生誤解之處便應及時解釋清楚,但若情況屬實,則可借以得知改進方向。如果客人反映是正面的,即可作日后推廣宴會銷售的賣點。所有追蹤的結果均應列入記錄并存檔,作為將來評核改善成果的參考,同時也可作為此客戶下次光臨時應特別

注意的服務咨詢,以提供較高的服務品質。

宴會對我們酒店的餐飲很重要,請餐飲部和營銷部應該大力推廣餐飲宴會,并做好每一場宴會的接待工作!宴會客人也是我們餐飲的最重要宣傳員和潛在消費客人,各部門也盡力協助酒店餐飲的宴會推廣及接待工作。

篇3:酒店宴會營銷接待工作規定（1）

酒店的宴會營銷及接待工作

一、宴會的基本概念:

何謂宴會簡而言之,宴會指以餐飲為中心的聚會,其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂,采用同一款菜單或自助餐形式,進行聚會活動。

二、我店宴會廳所能舉辦的會議形式:

目前使用宴會廳所舉辦的會議并非僅限于餐會,如下所述的10類活動都是宴會廳的服務對象,由此可知宴會形式的多樣性。

1、訂喜宴、婚宴;

2、滿月宴、壽宴;

3、團拜會、春茗會、尾牙宴(限于每年12月―2月新年前后);

4、同學聚會、謝師會、畢業餐會、慶功宴;

5、記者招待會;

6、座談會、培訓會、會員或職工大會、說明會、新產品發布會、產品展示會;

7、雞尾酒會(如:開幕酒會、周年酒會、結婚酒會等);

8、服裝表演、同城各種俱樂部友交友會;

9、官方宴會;

10、其他(如:才藝表演及選美大賽、各種培訓會、簽約儀式等)。

三、宴會的經營形式:

因為宴會形式不一,有些宴會需要豪華的裝飾與布置,例如:婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會等。有些只需要一般桌椅陳設及視聽器材即可,如:說明會、培訓會等。因此,一般宴會廳的基本裝飾通常較為簡單,若遇特殊需求,例如婚禮、壽宴等場合則需根據顧客需要,增設舞臺、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂團、背景等,以便營造出宴會的華麗氣氛。

四、宴會營銷人員的基本職責:

對內負責與相關部門的溝通協調,對外代表酒店接洽會議、宴會及相關業務,并負責與老客戶保持良好關系的同時拓展、開發新客戶,并通過業務活動和了解市場信息,協助上級制定策略一求達到酒店年度計劃和預算收入目標。

五、職責與任務;

1、與酒店的客戶群體保持聯系、滿足其合理需求;

2、與現有客戶維持良好的關系,同時開發新客戶;

3、促銷酒店現有的宴會產品、設施、場地及各項服務;

4、將客戶資料整理存檔,并保持完整的性及準確性;

5、服從部門主管指派,到酒店外拜訪客戶、接洽業務或戡察外大會場地;

6、在當班時間內及其他餐廳尚未營業前,負責接洽并協助各餐廳的訂席的事宜;

7、負責帶鄰來訪賓客參觀、介紹酒店宴會廳設施必要時交由上級處理,爭取生意;

8、參加部門定期舉行的業務溝通會議,提交每天的業務簡報以及任何指定出席的會議;

9、追蹤任何有潛力的生意來源,對市場信息保持高度警覺性,及時報告上級,以制定對應策略;

10、將客戶意見及同行評語予以記錄,并報告上級以求改進;

11、隨時保持積極主動的態度招呼客人,注意個人的儀容,保持端莊;

12、每周上交工作重點報告,包括確定及待追蹤的生意,每月上交業績報告;

13、按值班表所排定的時間上、下班,遇業務繁忙及人手不足時,應機動調整予以協助;

14、負責填寫宴會預訂本,并與客人進行跟進;

15、對灑店宴會廳、餐廳、服務設施、設備了如指掌,以便對顧客作全面的介紹。