公司上班期間使用電話管理制度

一、前臺文員接、轉電話的基本職責

1、堅守崗位,接、轉電話做到準確、迅速;

2、接電話要簡練、清晰,回話禮貌、耐心;

3、嚴格遵守保密守則,不竊聽電話,不泄露機密;

4、每天檢查線路設備的完好狀態,發現故障無法排除應及時報告技術部進行維修,及時保證線路暢通。

二、員工接、打電話的規范用語

1、電話鈴響三聲內接聽,超過三聲接通應致歉"對不起,讓您久等了"。

2、接通電話后先問好,再報公司名"您好!**!"。

3、然后可問"請問您找誰"或讓對方發言"我找某某"。

4、某某如果是你本人,回答"我就是"。

5、某某如果不是你本人,但在不遠處,回答"請您稍等。"

6、某某不是你本人,且一時找不到他,應答"對不起!他不在。"問清對方姓名,問他是不是等一會再打過來,或留下電話等那人回來再回電給他。

7、如果找領導,領導不在,不可隨意報出領導在哪,可回答"他出去了",切不可說"他在總經理處,"或"他到某某公司去了"。

8、掛電話時,要等對方先掛。

9、打電話到外公司,通話不要過長,也不宜先掛斷電話。

10、中途有其他電話鈴響,要跟對方說"對不起,請稍等"。然后根據重要性決定接哪個電話,掛斷另一個電話時說"對不起,我正在接聽一個很重要的電話,過一會打給你"并記錄對方電話號碼。

11、接電話時,有同事與你講話應與通話對方講"對不起,請稍等"然后,使用閉音器或用手蓋住話筒,并與同事盡量簡短對話,重新與對方通話時,要道歉。

12、如果對方要找的人你不熟悉,不能沒禮貌地說"沒這個人""不知道"應先問對方是否找本公司,哪個部門,然后將所找部門的電話告知或代轉電話。

13、如果對方打錯電話,應禮貌告知"這里是**公司,您打錯電話了",注意不要急于掛斷電話。

14、辦公室內嚴禁打私人電話。

15、他人在打電話時,周圍人注意保持安靜。

16、要愛護電話機和線路。

三、違規處罰規定

1、打私人電話,除扣除私人電話的費用外,還要根據情節輕重罰款50-100元。

2、撥打聲訊電話罰款200-300元,且賠償公司當月所有聲訊話費。

3、若部門無法確定責任人,聲訊費由該部門人員(包括經理)分攤,且公司對部門經理予以通報批評。

篇2:火鍋店電話管理制度

火鍋店電話管理制度

1、吧臺電話專用于訂餐,方便客人使用;聯系供貨商等,吧臺人員、員工,不準隨便使用此電話,如有特殊事情,經大堂經理同意后,可使用辦公室電話。

2、吧臺電話在上班時間只能由吧臺人員、領班、和大堂經理接聽。

3、員工在上班期間,未經許可一律不得接聽電話,如有電話找員工,均亦不能在辦公室叫接,通知其下班之后再打進來,特殊情況例外。

如何接聽電話

1.電話響起三聲之內,拿起話筒:您好,小羔羊火鍋、、店,我可以為你做什么?

2.如果超過三聲:必須向客人致歉,問候客人.

3.注意事項:通話是一定要聲音輕柔適中,一定要使用標準的普通話,話筒必須離唇邊5CM用清晰柔和親切的禮貌禮節問候客人,聲調自然。

4.傾聽注意事項:仔細聆聽客人通話內容,準確掌握客人談話內容,要記清并重述客人提問再確認,并做好記錄。

5.確認回答客人問題直至滿意,中途需另一位談話,需用另一支話筒。

6.如果當時回答有困難,要向客人致歉,并記錄客人聯系電話,姓名,在一定的時間內答復。

7.向客人致謝,結束談話時,必須對方掛斷電話自己才掛斷,必須輕拿輕放。

篇3:電話管理制度范本

眼下,各單位都離不開電話。因此,做好電話管理工作,也是人事管理者的工作之一。以下是一則電話管理制度范本,供各位參考。

第一條本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用,不提倡員工在公司內打私人電話。

第二條員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。

第三條總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛聽,即掛線。

第四條總臺文員接聽外線電話的標準用語為:“您好,××公司”當方告知分機電話時,說:“請稍等!”如分機占線,說“電話占線,請稍后再打!”接聽內線電話的用語為:“您好,總臺!”其他內容視情回答,總的要求是規范、簡潔、禮貌。

第五條公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需親自填寫長途電話申請單,注明部門、通話人、對方地區及單位、因何業務通話等,并經該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的,應由主管領導簽字同意,部門負責人及主管領導均不在,又確因業務需要掛長途電話的,通過總辦同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內補辦審批手續,逾期不補辦者視為掛私人電話,電話費由其本人雙倍負責。

第六條值班人員不按上述第三條的規定,手續不全即幫他人掛長途電話的,除電話費由其負責外,每發現一次罰款50元。屢教不改的,視情節給予扣發獎金直至辭退處理。

第七條員工不經同意即私掛國內長途電話,或以公事為由騙掛國內人長途電話的,每次罰款50元;私掛香港或澳門的,每次罰款100元;私掛國外長途電話的,每次罰款500元。屢教不改的,視情節給予扣發獎金,直至辭退處理。

第八條公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人,經申請可向行政管理部報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。

長途電話管理辦法

第一條為使電話的使用能發揮最大效力,并節省成本,特擬本辦法。

第二條電話的管理由管理部總籌負責。使用則由各單位主管負責督導與控制。

第三條電話使用須知:

(一)轄區內的洽公。

(二)時間以三分鐘為限,自我控制。

(三)注意禮節,長話短說,簡潔扼要,以免耗時又占線。

(四)使用前應對討論、商洽事情稍加構思或略作記錄。

第四條長途電話使用須知:

(一)各辦公場所應備置長途電話記錄表,并記錄使用人、受話人、起訖時間、聯絡事項及交涉結果。本表每月轉管理部呈總經理核閱。

(二)長途電話限所長以上人員掛撥。

(三)一般人員需掛用長途電話時需先經所長以上人員批準(無所長者由該單位主管核準)。

(四)禁止掛用私人長途電話。

(五)違反長途電話使用電話需知,或控制表未記載,或記載不實者,一律作記過處分。