秘書人員工作內容

秘書人員的職業定義是:從事辦公室程序性工作,協助領導處理政務以及日常事物,并為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。

一、商務溝通

(一)接待工作

1.全方面的收集類別資料,為來賓接待工資做好準備。

2.熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法,制訂最佳的代表接待方案。

3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。

4.了解來賓宴請工資的安排程序,做好宴請準備,熱情周到的款待來賓。

5.送別來賓的時候,應該為來賓預定返程票,安排好返程交通工具。

(二)溝通與協作工作

1.運用各種溝通方法和技巧,協調領導之間的關系,與領導、同事和客人有效溝通。

2.組織和引導團隊有效溝通,提高團隊的工作效率。

3.及時解決溝通的沖突,排除溝通中的障礙。

(三)商務談判

1.掌握各種信息的搜集方法和渠道,充分搜集商務談判信息,并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。

2.布置商務談判現場,營造融洽的商務談判氣氛。

3.做好上午談判的輔助性工作,協助主談判人員處理談判中的問題。

二、會務管理

(一)會議籌備

1.科學準確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標準

2.合理地擬定會議議程、日程和預算經費。

3.掌握選擇會議場所的程序,選擇并預定合適的會議場所。

4.掌握會場座位的排列方法和會場布置方式,精心布置會議現場。

5.及時通知與會人員,準備會議文件和制作會議證件。

6.安排電話會議和視頻會議,減少會議開支。

(二)會議溝通與協調

1.掌握多種會議簽到的方法,做好會議簽到和會議服務工作

2.運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法,促成會議決議的盡快形成。

3.做好會議保衛、保密工作。

4.組織會議新聞報道,使會議達到理想的傳播效果。

5.及時處理會議突發性事件,確保會議的順利進行

(三)會議善后

1.做好與會人員的返程安排

2.檢查清理會場和整理會議文件。

3.傳達會議決議,撰寫會議總結和結算會議經費。

4.評估會議效果

三、商務活動管理

(一)商務活動

1.安排會見、會談

2.組織和協調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動

2.掌握組織信息發布會的程序,成功舉辦信息發布會。

4.安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。

(二)商務旅行

1.協助領導制訂周密的出行計劃,為其準備旅行時攜帶的物品

2.做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續等事務。

3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。

四、辦公室的管理

(一)辦公環境管理

1.合理設置辦公室的布局

2.布置和美化辦公室環境以及合理擺放辦公室設備。

3.維護責任區整潔的工作環境

4.應對辦公中出現的緊急情況,做好辦公室的安全管理

(二)辦公資源管理

1.采購、調配和利用各類辦公資源

2做好辦公資源庫存的監督管理工作

3參與政府采購管理和招標工作

(三)辦公效率管理

1.制訂科學的辦公室工作計劃,并合理的安排辦公室工作任務。

2.科學的為領導和自己編寫工作日志,提高工作效率,進而推進各項目標的順利完成。

五、信息與檔案管理

(一)信息管理

1.運用各種信息搜集的渠道和方法,及時充分的手機領導所需要的各種信息。

2.掌握各種信息整理和加工的方法,對所搜集到的原始信息進行處理。

3.運用各種方式,把經過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用,做好信息的傳遞和利用工作。

4.熟悉信息儲存程序,做好已用信息的保存工作

5.熟悉執行反饋信息的5個步驟,組成反饋與再反饋鏈條,實現反饋信息的良性循環。

6.掌握信息開發的途徑與方法,對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。

(二)檔案管理

1.掌握檔案收集的途徑和方法,接收與征集應立卷歸檔的文件材料

2.熟悉檔案整理的程序,對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目,使之系統化。

3.了解影響檔案價值的因素,掌握各種檔案保持價值的鑒定方法,對檔案進行科學的鑒定。

4.掌握各種檔案的保管措施,維護檔案的完整與安全

5.掌握常用檔案檢索工具的編制方法,編制多種類型的檔案檢索工具

6.運用各種檔案的利用方式和途徑,向檔案使用者的提供各種服務。

六、日常辦公事務處理

(一)文書處理

1.熟悉處理手法文書的程序,做好收發文書的處理工作

2.科學做好文書的清退和傳遞工作

3.掌握文書立卷的步驟,提高文書立卷的質量,進而提高檔案的質量

4.掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟,做好文書歸檔工作

5.掌握文書銷毀的范圍,掌握文書銷毀的程序和方法,對已無保存價值的文書進行焚毀。

6.掌握各種專用文書的管理步驟和方法,有效的管理各種專用文書

(二)其他事務

1.運用印章的使用和報告方法,加強對印章的管理。

2.掌握接打電話的步驟和方法,妥善處理好電話事務。

3.掌握零用的管理方法和報銷手續

4了解值班工作的內容,加強值班工作的標準化管理。

七、常用事務文書寫作

(一)行政事務文書寫作

掌握公告、通知、通報

、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。

(二)公關禮儀文書寫作

掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。

(三)涉外經濟類文書寫作

掌握經濟于此報告、市場調查報告、業務合作意向書、產品說明書、廣告、可行性研究報告、經濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求

八、商務禮儀

(一)個人禮儀

掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求

(二)日常交際禮儀

掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。

(三)涉外商務禮儀

掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。

秘書人事工作內容說明

1.制定、執行公司人力資源規劃;

2.制定、執行、監督公司人事管理制度;

3.招聘:制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作;安排面試、復試、綜合素質測試;

4.績效考評:制定考評政策、統計考評結果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退;

5.激勵與報酬:制定薪酬政策、晉升政策;組織提薪評審、晉升評審;

6.公司福利:制定公司福利政策、辦理社會保障福利;

7.人事關系:辦理員工各種人事關系的轉移;

8.教育培訓:組織員工崗前培訓、協助辦理培訓進修手續;

9.與員工進行積極溝通,了解員工工作、生活情況。

篇2:酒店總經理秘書工作職責

某酒店總經理秘書的職責

1、協助總經理起草酒店綜合性的業務報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等。

2、參加由總經理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務會議以及其它會議,做好會議記錄,了解各項決定的執行情況并及時反饋信息。

3、協助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理。

4、負責總經理的日常電話轉接,盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾。

5、負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發、歸檔、保管等工作;負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作。

6、負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用,負責與外單位聯系,辦理各類許可證件和歸檔保管工作。

7、負責搞好總經理的日常工作安排,如會議、工作約會、宴請等。

8、負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等。

9、負責總經理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯系、車旅費報銷等)。

10、完成總經理臨時交給的其它工作。

篇3:公司總經理秘書工作職責

公司總經理秘書工作職責

總經理秘書可謂是總經理的左膀右臂,在公司的日常運營過程中也起到了重要的作用,希望此篇關于總經理秘書工作職責的文章可以給大家帶來幫助!

總經理秘書顧名思義是總經理的秘書,也就是總經理的日常工作助手,最重要的職責就是為總經理服務,從這個意義上來說工作也比較單純,因為只有一個工作核心和重心,那就是圍著總經理轉。

一、崗位主要職責:

1、負責總經理的辦公服務工作。

2、負責組織撰寫或校對以公司名義上報外發的綜合性的文字材料;負責組織起草總經理會議材料。

3、負責公司文秘業務指導。

4、負責公司辦公會的有關事宜,并辦理會議議定事項。

5、負責督促、檢查、催辦上級批件,公司領導批件及總經理辦公會議定事項的辦理工作。

6、負責辦理人大代表建議、批評、意見或政協代表提案的辦復。

7、協助主任做好年度工作會議的文字材料起草和會務工作,參與組織接待工作,以及綜合會議的會務工作。

8、負責紀錄、整理總經理辦公會會議紀要。記好大事記。

9、負責文書收發、運轉、檢查、指導有文檔工作的業務管理,負責保密工作。

10、負責群眾來信、來訪的接待、辦復工作。

11、完成領導交辦的其他工作。

二、工作內容:

1.負責起草公司年度工作總結報告及總經理講話稿。

2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。

3.負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。

4.負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。

5.負責公司印章及總經理簽章的刻制和使用管理。

6.總經理秘書崗位職責也要求秘書定期編輯《公司通訊》。

7.協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。

8.完成總經理和辦公室主任交辦的其他工作。