辦公大廈客戶檔案管理制度

A.物業部客戶管理的日常工作包括:

1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。

2]協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;

3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;

5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯系修復。

B.客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶公司資料

2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3]客戶裝修工程文件

4]客戶遷入時填具之資料

5]客戶資料補充:

"客戶聯絡資料,客戶相關負責人身份證復印件

"客戶緊急聯絡人的資料

"客戶日常工作聯系人的人事變遷資料

"客戶申請銘牌資料

"客戶公司營業執照副本復印件及年審資料

6]客戶與管理中心往來文件

7]客戶違規事項與欠費記錄

8]客戶請修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶拜訪、回訪記錄

11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)

C.歸檔要求

1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

2]歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。

3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內。

4]所有文件資料必須及時歸檔。

5]檔案內文件按簽發日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。

6]所有租戶(企業資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。

7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。

D.檔案銷毀

1]如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

篇2:公司銷售客戶檔案管理制度

銷售客戶檔案管理制度

1、客戶檔案由與客戶直接聯系的人一周內負責建立,交直接上級審核,專人負責保管。

2、與公司有長期合作關系的主要經銷商、醫院、藥店、零售商等每季度由直接責任人負責對客戶檔案進行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內容按時交檔案管理人。

3、客戶檔案管理人按照公司有關規定妥善保管,分類整理。

4、檔案的保管應嚴格執行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。

5、客戶檔案是公司的重要財產,任何人不得據為己有。

篇3:會銷客戶檔案管理制度范文

會銷客戶檔案管理制度

一、《中老年健康調查表》表格的使用和管理:

1、此表格用于與顧客初次接觸,為掌握顧客基本信息使用。

2、此表格僅供滿意代表或銷售主管收集顧客資源時使用。

3、滿意代表要求顧客填寫基本信息時,以“愛心之路”普查的的名義切入。

4、此表格的內容需引導顧客填寫齊全(或滿意代表代顧客填寫),保證信息真實。

5、此表格的右上角,滿意代表必須簽上名字,代表該顧客檔案為自己收集

6、此表格填寫完畢,滿意代表將表格全部交到銷售經理。

7、銷售經理根據表格情況,將顧客檔案合理分配給滿意代表對顧客進行下一步跟蹤拜訪。

8、檔案分配原則:

l誰收集的檔案歸誰(此條優先)

l按地域就近分配

l將一部分分配給新員工

l根據銷售能力、工作量、服務效率等因素分配

l其他分配原則由銷售經理把握

9、滿意代表將顧客名單所涉及的顧客信息,用筆記本做好記錄,便于開展工作。

10、銷售經理統一將表格交到公司客服部門經理保存,作為檔案封存。

11、封存的表格,公司任何人不得隨意索取查閱,必須經過公司總經理批準同意。

12、此表格由公司統一安排印刷,不經公司同意,嚴禁復印。

二、《顧客檔案表》表格的使用和管理:

1、此表格用于參加過公司統一組織的聯誼會、旅游、餐飲等銷售活動的顧客(包括購買產品顧客和未購買產品顧客),作為公司重要的顧客資源,進行存檔。。

2、滿意代表根據顧客填寫的《“愛心之路”老人生活狀況大普查》相關內容,和活動現場顧客的反饋信息,填寫本表。

3、滿意代表必須于顧客參加活動的當日即完成本表格的填寫。

4、本表格填寫,必須將表格所列的內容填寫完整、清晰。

5、表格填寫完畢后,最遲于次日統一交至銷售經理。

6、由銷售經理匯總《顧客檔案表》,交至顧服主管醫生保存。

7、《顧客檔案表》的回訪原則:

滿意代表:

l購買顧客須在《顧客檔案表》制成后3日內第一次回訪,指導顧客服用產品。

l購買顧客須在《顧客檔案表》制成后30日內第二次回訪,詢問顧客意見。

l購買顧客必須在《顧客檔案表》制成后60日內第三次回訪,了解服用效果。

l購買顧客的其他回訪計劃,由滿意代表自己安排,或由銷售經理安排。

l未購買顧客需在《顧客檔案表》制成后3日內第一次回訪,密切與顧客聯系。

l未購買顧客需在《顧客檔案表》制成后15日內第二次回訪,介紹產品服務。

l未購買顧客其他回訪計劃,根據活動計劃由滿意代表或銷售經理安排。

l滿意代表的方式以電話訪問結合上門訪問的方式進行。

顧服主管醫生:

l購買顧客在《顧客檔案表》制成后15日、30日、60日內開展三次回訪,專業指導顧客服用產品,了解服用效果,排除顧客異議。

l未購買顧客《顧客檔案表》制成后,視滿意代表或銷售經理要求,進行回訪。

l顧服主管醫生的回訪方式以電話訪問為主,必要時需上門訪問。

8、顧服主管醫生根據回訪計劃,每日指導、督察滿意代表的回訪情況。

9、滿意代表回訪時,從顧服主管醫生處調用《顧客檔案表》,每次回訪結束,必須在〈〈顧客檔案表〉〉上詳細記錄回訪情況,并于當日歸還給顧服主管醫生。

10、滿意代表和顧服主管醫生必須妥善保管〈〈顧客檔案表〉〉,凡發生丟失、破壞、缺少等現象,公司將給予50—500元不等的處罰,且當事人必須立即進行補充。〈〈顧客檔案表〉〉嚴禁任何人外傳。除用于回訪之外,任何人需要查閱、調用,必須由總經理簽字確認同意。

11、公司或銷售部門經常組織有顧服主管醫生、銷售經理、主管共同參加的顧客服務專題會議,溝通顧客信息,研討顧服事宜。

12、任何崗位的員工離職時,必須把自己掌握的顧客檔案表全部上交顧服主管醫生或銷售經理,全部檔案交齊后,該員工方能離職。

13、本表格禁止向顧客展示,由公司統一安排印刷,不經公司同意,嚴禁復印。

本制度自201*年*月*日起執行。