物業(yè)項(xiàng)目郵件收發(fā)制度

1、寫字樓郵件收發(fā)制度

1.職責(zé)范圍

1.1管理處在樓內(nèi)適當(dāng)位置為所有業(yè)主統(tǒng)一設(shè)置郵件箱。

1.2所有外訂郵件、報(bào)刊雜志均由物業(yè)管理處統(tǒng)一對外接收,并負(fù)責(zé)分發(fā)到相應(yīng)的郵箱。需要由業(yè)主簽收的郵件,也由管理處專設(shè)的收發(fā)員接受后,再送業(yè)主簽收。

1.3在正常工作日,每天上午送達(dá)的郵件、報(bào)刊雜志應(yīng)在10:30分前分發(fā)完畢。

1.4在雙休日及法定假日,一概不收發(fā)郵件及報(bào)刊雜志,雙休日的郵件及報(bào)刊、雜志周一收發(fā)。法定節(jié)假日的郵件、報(bào)刊雜志上班后第一天收發(fā)。

1.5管理處綜合組收發(fā)員負(fù)責(zé)郵件及報(bào)刊雜志的收發(fā)工作。郵件的接收、分發(fā)都必須分類仔細(xì)登記,特快專遞、包裹、掛號信等由業(yè)主親自簽收。收發(fā)員要保證送到寫字樓的所有郵件及報(bào)刊雜志不破、不損、不少,及時送達(dá)業(yè)主。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《收發(fā)記錄本》C7.5.1-5.17-A

2、住宅小區(qū)郵件收發(fā)制度

1.職責(zé)范圍

1.1管理處綜合組人員負(fù)責(zé)年末或年初為業(yè)主提供雜志信息,按時收繳年度雜志費(fèi)。

1.2管理處綜合組人員在為業(yè)主辦理訂購手續(xù)時,須認(rèn)真填寫《報(bào)刊訂購記錄》,以備查閱。

1.3管理處綜合組人員應(yīng)主動和郵局保持聯(lián)系,如遇缺少或漏發(fā)等情況及時協(xié)調(diào)解決。

1.4安保組當(dāng)班安保人員在收到郵件時,須及時清點(diǎn)并認(rèn)真準(zhǔn)確地將信件、報(bào)刊分揀后投入信箱。

1.5安保組當(dāng)班安保人員對重要信件、刊物或貴重物品,須在24小時內(nèi)送交業(yè)主,填寫《貴重物品收發(fā)登記》,并請業(yè)主簽字。

1.6安保組安保人員在班期間應(yīng)保證業(yè)主的郵件無遺失、無破損、無污跡。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《報(bào)刊訂購記錄》C7.5.1-5.18-A

2.2《貴重物品收發(fā)登記》C7.5.1-5.19-A

篇2:企業(yè)報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度文本

企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度文本

第一條全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā).

第二條外發(fā)函、電要求

1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午**點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室,分別填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表.

2.每天下午**點(diǎn)以前,廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn),累計(jì)送交郵局寄發(fā).

第三條外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā).

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收.

3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi).

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個人自取.

5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原因.

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時去郵局取款取件.超期罰款,收發(fā)室概不負(fù)責(zé).

第四條報(bào)刊訂購與收發(fā).

1.報(bào)刊訂購

(1)訂購時間:上半年

下半年

(2)訂購手續(xù):不論單位和個人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購的報(bào)刊代號、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票.公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù).歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo).

2.報(bào)刊收發(fā)

(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余.

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時分發(fā),不得耽擱延誤.收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時間為**小時,任何人不得進(jìn)入收發(fā)室.

(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單.

(4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電、領(lǐng)取時,要對照分發(fā)清單點(diǎn)檢實(shí)簽名,發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯登記.當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯.

第五條收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式.

第六條收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔.

第七條收發(fā)室由**部門負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由**部門進(jìn)行檢查、考核、并承擔(dān)責(zé)任.

篇3:公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度(7)

公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(七)

(一)全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。

(二)外發(fā)函、電要求。

1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午6點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室,另填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。

2.每天下午6點(diǎn)以前,全公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn),累計(jì)送交郵局寄發(fā)。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。

3.一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個人自取。

5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時去郵局取款取件。超期罰款,收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。

(四)報(bào)刊訂購與收發(fā)。

1.報(bào)刊訂購。

(1)訂購時間:上半年、下半年

(2)訂購手續(xù):不論單位和個人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購的報(bào)刊代號、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。

2.報(bào)刊收發(fā)。

(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時間2小時,任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。

(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

(4)各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時,要對照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名,發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯。

(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。

(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。

(七)收發(fā)室由辦公室負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由辦公室進(jìn)行檢查、考核,并承擔(dān)責(zé)任。