公司財會電算化管理制度

1.目的:為加強財會電算化管理管理,特制定本辦法。

2.適用范圍:本規定適用于公司及分子公司。

3.財會電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發等,由公司財務部統一負責組織實施,并須符合下列條件:

3.1.1購入軟件應進行可行性論證和方案設計,在充分考察適合公司情況的基礎上,經財務主管領導批準方可添購;

3.1.2購入軟件必須是經國家財政部統一鑒定合格的、且售后服務好和技術支持保障科技含量高的軟件;

3.1.3未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統軟件);不準對購入軟件進行隨意修改,對外拷貝;

3.1.4二次開發軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批準后方可實施,且僅限于對原始數據的利用和深加工,不得修改原始數據。二次開發的軟件應達至財政部發布的《會計核算軟件基本功能規范》的相關要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務部根據工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進行選型和市場價格調查的工作,選擇性價比好,商品質量高的品種和售后服務好的商家簽訂合同,經公司領導批準后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專職計算機操作人員經專門培訓并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達到這一要求。

4.2各財務部使用的計算機只能用于本公司,未經公司財務部批準不得對外使用。

4.3為保證系統的正常、安全運行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統內數據的破壞,保證數據正確性和運行效率,對上機操作人員規定:

4.3.1系統操作員、數量錄入員、數據審核員由財務負責人根據業務需要確定;

4.3.2系統管理員、系統操作員、系統維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務負責人批準的有關財會人員,有權上機操作本人權限范圍內的財務運行系統;

4.3.3與業務無關人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務系統。

4.4嚴格操作規則

4.4.1原始憑證需經有關領導審核,并按有關財經法規填制記帳憑證,憑此進行賬務處理;

4.4.2記帳憑證必須經專職審核員審核后才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據,不得擅自修改憑證數據,如發現差錯,應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的數據,在登帳前發現有錯,可按憑證數據進行修正。如在登帳之后發現有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計算機。最后由復核員調正,并在機內簽字,記帳才能進行;

4.4.3當月機內數據必須全部記帳完畢,方可由指定人員進行結帳;

4.4.4除了系統維護員之外,其他人員一律不得直接打開庫進行操作,不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構;

4.4.5出納人員、軟件開發人員不得擔任現金和各類銀行帳的原始數據錄入工作,更不允許進行系統性操作;

4.4.6系統軟件、二次開發的文檔資料,均由財務負責人指定專人保管,未經許可不得擅自復制、修改和出借;

4.4.7存檔的數據軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規定進行復制、核對、保管;機內數據必須每天雙備份;月未根據需要將明細帳打印歸檔(如現金、銀行存款、結算中心往來帳等),年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔;

4.4.8系統維護人員必須按有關的維護規定操作;

4.4.9各操作人員在上機時,應認真登記姓名、系統時間、業務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密,以便帳務系統自動對其上機操作進行流水登記,財務部負責人定期檢查此上機記錄,以作為責任劃分的依據;操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作;必須認真登記憑證數據摘要及有關附件信息,保證會計信息的全面完整;

4.4.10每次上機完畢,應做好所需的各項備份工作,以防止發生意外事故;

4.4.11嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作,嚴禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務部經理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領導審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續完備后,實施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進行軟件升級后的試運行。

5.7根據運行的情況總結并升級文檔資料。

5.8發出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名,維護時間,修改時間,修改的原因,修改的內容,修改后的現狀等。

6.財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質,系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容:

6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據,財務部必須加強會計檔案管理工作的領導,建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統一登記編號,經審核人員審查后錄入微機。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財務部檔案室集中管理。

6.4會計檔案一律以紙質形式保存,同時以磁質形式保存會計檔案,磁質檔案一般應保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續,應按《會計檔案管理方法》的規定保管期限進行保管。

6.5會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應貼上保護標簽,標簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴格執行保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

6.6會計檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經公司財務部經理批準,并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案管理或保密規定,以及

任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。

7.財務部會計電算化崗位設置及工作職責

7.1會計人員

會計人員應孰悉分工負責的核算業務,既能進行手工核算的會計處理,又能適應會計電算化工作要求。其職責范圍除會計法、財政部有關規定外還包括:編制會計憑證應符合財務制度的要求,做到經濟業務處理合法完整、數據正確,摘要簡明規范,編碼完整,符合會計電算化有關細則的規則等。

7.2系統管理員

系統管理員應精通本單位的財務和會計業務,具備一定的計算機知識,熟悉本單位在用系統,由財務部負責人擔任。主要對系統總的運行情況負責,協調財務部內外有關電算化的工作關系,處理臨時出現的問題。主要職責有:

7.2.1負責電算化系統日常管理工作,監督并保證系統的有效、安全、正常運行,在系統發生保障時,應及時監督、組織有關人員恢復其正常工作;

7.2.2負責組織系統各有關資源(包括設備、軟件、數據及文檔資料等)的調用、修改和更新的計劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統操作員

操作員有權進入本公司電算化系統并調用系統全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業務,同時有較熟悉的計算機操作及數據庫知識,熟悉在用系統的使用,操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業人員擔任,對整個系統安全正常進行負責。其主要職責包括:

7.3.1嚴格按照系統操作說明進行操作;

7.3.2負責系統維護操作,包括各種環境庫的修改和更新操作;

7.3.3負責各類數據的備份和存檔;

7.3.4系統操作過程中發現故障,應及時報告財務負責人和信息部,并做好故障記錄及上機記錄等;

7.3.5當天的日記帳數據,當天登錄,登錄后打印出當天的帳表,做到日日清;

7.3.6月底打印系統所有的明細帳、總分類帳和會計報表,以及自動轉帳憑證;

7.3.7負責領導交辦的其他工作;

7.3.8系統操作員是系統運行中的關健人員,不能由系統開發人員擔任,不準調用自己權限內的功能。

7.4數據錄入員

數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會計業務知識。有一定的了解,有簡單的計算機操作知識,能熟練地錄入有關數據。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任,對錄入數據的正確性負責。職責一般包括:

7.4.1檢查專職會計人員提供的數據的審批手續,對非法數據不得錄入;

7.4.2嚴格按照專職會計人員提供的數據進行錄入,錄入完畢進行自檢核對,核對無誤后交數據審核員復核;

7.4.3在輸入過程中,如發現輸入憑證有疑問或錯誤時,應及時向系統管理員或有關專職會計人員反映,不得擅自作廢或修改;

7.4.4發現輸入數據與憑證數據不符時,應按憑證數據予以修正;

7.4.5每次數據錄入結束后,應及時做好數據備份;

7.4.6日記帳輸入應做好日清月結;

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數據應妥善保管;

7.4.8、操作過程中發現問題,應記錄故障情況并及時向系統管理員報告;數據錄入員不能由系統開發人員擔任。

7.5數據審核員

數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會計業務和全面的會計業務,一般應由符合條件的會計人員擔任,其職責主要包括;

7.5.1負責輸入數據憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規范性和數據的正確性等;

7.5.2負責輸出數據正確性的審核工作;

7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證退還有關人員更正、補齊,再行審核;

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據,不予簽章確認。

7.6系統維護員

系統維護員是指負責系統運行管理與維護的工作人員。系統維護員應有一定的計算機知識、會計業務知識,應能熟練地編制程序,應了解所用軟件的結構。系統維護員可由軟件開發人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括:

7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況;

7.6.2負責系統的安裝和調試工作;

7.6.3按規定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統維護員由于熟悉所用的軟件數據結構和安全性防范措施,所以不能從事數據錄入、復核等系統的任何操作權限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類數據和帳表,一般應由具備一定計算機常識,如軟盤的使用與保護等,具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括:

7.7.1負責系統的各種開發文檔、各類數據軟盤、系統軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;

7.7.2做好各類數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按規定期限,向各類有關人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網由公司信息部統一管理,財務系統歸財務部專用。其他公司查詢數據須經財務部主管批準后由財務人員根據要求提供。財務部計算機分別由專人負責,主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養,軟硬件出故障及時向系統管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經批準不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容,不準備擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數設置。

8.4不準擅自改變上機內容或運行未經批準的軟件。

8.5計算機配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤正常退出并關閉UPS電源,人員離開時必須關閉計算機、打印機、UPS和總電源。

8.6UPS電源不得插接除主機以外的設備,如打印機、電風扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現場,并向系統管理員匯報,由系統管理員安排人員進行排除,不得自行拆開處理。

8.8開機順序:總電源一UPS電源一外圍設備(打印機、顯示器)一主機。關機順序和開機相反。

8.9系統管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。

8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。

8.11外

來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。

8.12未經批準不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統軟件),不準對機內軟件或系統配置隨意修改。

8.13注意數據的定期備份,所有軟盤都加上寫保護,并有規范的標簽。

8.14經常對計算機和軟盤進行病毒檢測,并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

8.15各操作員每次對更新數據必須及時備份,月末結帳后磁質、紙雙備份。

8.16財務部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對外(包括公司其他公司)提供數據必須經財務部經理審批。

8.17計算機開機口令和財務操作員口令需不定期更改,各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密,不得對外泄露。

8.18各操作應嚴格權限操作,不得泄露、打聽他人有關操作口令,不得以他人名義上機登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責范圍內的資料數據。系統管理員根據上機記錄核對,作為工作檢查依據。

8.19硬件的購置、維護、維修等按公司規定執行,違反上述規定造成設備損壞,由責任者照價賠償;造成數據毀損或泄密者,財務部將視情況對責任者予以處理。

9.附則:

9.1本制度由公司財務部負責解釋。

9.2本制度施行后,凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

9.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

篇2:（公司）企業會計電算化管理制度

企業(公司)會計電算化管理制度

第一章總則

第一條為了指導和規范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規定制定本制度。

[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據]

第二條本制度適用于公司各財務核算單位。[注釋:適用范圍]

第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。[注釋:制度的內容]

第四條本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。

第五條公司應指定專人對財務軟件系統進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統技術服務由本單位系統管理員負責。

[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]

第二章會計電算化崗位責任制

第六條公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。

第七條電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

(一)電算主管崗

由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規劃和管理,協調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數據庫及數據備份工作;協調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。

(二)電算維護崗

由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協助電算主管規劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統的升級工作等。

(三)軟件操作崗

由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。

(四)審核記賬崗

負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。

第三章會計電算化操作管理制度

第八條本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。

[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]

第九條操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統,操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。

財務軟件系統登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。

第十條會計電算化人員在財務軟件系統中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作權限。

財務軟件系統的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。

[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

第十一條日常操作程序

(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]

(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]

(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執行“審核”操作。[審核記賬崗]

(四)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]

(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現場,應立即退出財務軟件系統,否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]

第四章計算機硬件、軟件和會計數據管理制度

第十二條各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。

第十三條計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:

(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生;

(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;

(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;

第十四條計算機軟件的維護分為系統軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:

(一)系統軟件維護包括檢查系統文件的完整性,系統文件是否被非法刪除和修改,以保證系統軟件的正常運行。

(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:

對財務軟件日常操作維護工作過程中發現的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯系財務軟件供應商予以指導或現場處理。

對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯系,及時得到新版財務軟件。

對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]

第十五條會計數據的備份

會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統,對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。

第十六條

各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統的正常運行。

各單位財務用計算機應配備優良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。

第五章電算化會計檔案管理制度

第十七條電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。

第十八條電算化會計檔案管理的內容和范圍:

電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。

會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

第十九條電算化會計檔案的日常管理

(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。

(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。

(三)現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。

(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發現已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。

(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。

(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。

(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。

第二十條電算化會計檔案必須嚴格執行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。

第二十一條電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。

第六章附則

第二十二條本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]

第二十三條本制度自發布之日起實施。[生效日期]

[注釋:以上是附則部分。]

篇3:第1人民醫院會計電算化管理制度

第一人民醫院會計電算化管理制度

1、會計電算化崗位責任制

實施會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算會計崗位,基本會計崗位一般可分為會計主管、出納、會計核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護、電算數據管理等工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位在不違反內部牽制制度的情況下可以交叉設置。

2、會計電算化操作管理

(1)所有上機操作人員需經過培訓,經電算主管認可后方可上機操作。

(2)明確各操作人員的上機操作工作內容和權限,電算維護人員一般應由軟件操作崗位以外的人員擔任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數據維護或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數據維護等工作;預防已輸入計算機的原始憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿。

(3)上機操作人員應設置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應退出會計軟件,杜絕未經授權人操作會計軟件。

(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容和故障情況等內容。

3、硬件、軟件、數據管理

(1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生。

(2)確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止數據和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質存放的數據要保存雙份。

(3)對正在使用的會計核算軟件進行修改,對通過會計軟件進行升版和計算機硬件進行更換等工作,要有一定的審核手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續性和安全,并由有關人員進行監督。

(4)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性。

(5)定期檢查計算機病毒,各工作站應安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數據時,必須在清查病毒確保安全后方可進行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計軟件的計算機,除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網,上網后除指定內容外不得下載任何信息。

4、電算化檔案管理

(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質中的會計數據和打印輸出的會計數據作為電算化會計檔案管理。

(2)計算機輸出的會計憑證、帳簿、報表等紙質會計檔案的管理按《會計檔案管理辦法》執行。

(3)對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數據應保存雙份并存放在不同的地點。

(4)對磁性介質存放的會計檔案要定期檢查并復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。

(5)整套會計電算化文檔資料及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。