監理信息資料管理作業指導書(1)

監理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平,是項目管理成功與否的關鍵之一,公司在總結1998年以來貫標管理積累的經驗,于20**年頒布的《監理信息管理作業指導書》,規范了監理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作,首先必須根據業主委托的監理工作范圍和內容,建立以監理項目部為處理核心的信息資料管理中心,協調項目業主、承建商,監理三者之間信息流通,收集來自外部環境各類信息,全面、系統處理后,供參建各方處理造價、進度、質量事務時使用,為整個項目建設服務。

信息資料管理的日常工作包括:負責規劃建立項目信息資料管理系統,收集信息、信息加工整理和儲存,信息資料檢索和傳遞,實現監理工作本身的自動化,標準化,規范化,系統化的管理,并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學研究院研制開發了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監理》軟件系統,能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環節工作。

1規劃建立項目信息資料管理系統

信息是不斷流動的,在建設過程中各個環節都有參建各方處理事務的信息產生,只建立監理內部的信息流程是沒有效率的,也不可能收集和處理好監理工作所需要信息,因此必需規劃整個項目信息資料管理系統,確定監理信息分類編碼體系表(詳見附1),對業主、承包商、監理、外部信息進行統一分類,明確各方在信息資料收集方面的職責,同時滿足各方在信息資料使用方面要求。

1.1信息收集

1.1.1收集項目決策文件及有關資料

項目決策文件包括了建設規模、建設布局、質量、進度、投資控制基本要求等基礎性依據,是監理和參建各方對工程實施控制的重要文件,其中包含了許多設計文件的重要依據,指導著整個項目運作方向。

1.1.2設計文件及有關資料的收集

工程設計文件不僅是施工的依據,而且是監理進行質量、進度、投資控制的重要依據,設計過程中所收集到一些基礎性資料對編制和審核施工組織設計、施工方案有很大幫助。在收集工程設計文件的同時,應收集:

初步設計資料。收集初步設計資料重點在:工程項目目的和任務,工程的規模,總體規劃,主要建筑物位置,結構形式和設計尺寸,各種建筑物材料用量,主要技術經濟指標;

技術設計資料。技術設計是對初步設計更進一步深化,其中許多資料是對初步設計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料;

施工圖設計資料:施工圖作為設計單位最終輸出產品,直接指導項目施工。對施工圖及其有關文件收集和管理,是設計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括:施工總平面圖,建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖,各種專門工程的施工圖以及各種設備和材料的明細表等。在收集設計資料時要收集與設計圖紙和技術說明書同時輸出的概預算資料。

1.1.3設備及材料采購工作信息收集

對設備及材料采購工作應事先明確其種類、數量、技術性能以及驗收標準、交貨時間、地點和方式等;

對設備及材料供應商應事先收集其資質情況、營業執照、生產許可證、生產能力和單位信譽,對特種設備的供應和安裝單位還應收集和審查其設計資格證書或安裝資格證書;

對關鍵設備的生產加工還應掌握供應商的制造設備、檢測設備、試驗方法、標準和頻率等制造信息,對上崗操作人員應收集和審查其技能、培訓記錄和相關證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內容;

對涉及到高精確度安裝的設備和材料,對零部件的定位質量及其連接和裝配精度的設計要求、安裝要求、成品保護措施和專業工具等信息的收集和協調工作。

1.1.4招投標文件及其有關資料收集

工程監理合同管理對象不僅是業主與承包商最終簽訂的合同協議書,招投標過程形成的一些文件同樣對業主和承包商有約束力。其中大量有用信息,要在施工期間合同管理過程予以應用。所需收集的信息如下:

業主全部"要約"條件:業主所提供的材料供應、設備供應、水電供應、施工道路,臨時房屋、征地情況、通訊條件等等;

承包商全部"承諾"條件:承包商投入人力、機械方面情況,工期保證,質量保證,投資保證,施工措施,安全保證等。

業主方施工過程信息資料收集

業主作為工程項目建設的組織者,在施工中要按照合同文件規定提供相應的條件,并要不時表達對工程各方面的意見和看法,下達某些指令;

業主負責部份材料的供應時,需提供材料的品種、數量、質量、價格、提貨地點、提貨方式等信息;

業主在建設過程中對各種有關進度、質量、投資、合同等方面的意見和看法,同時也應及時提供甲方的上級單位對工程建設的各種意見和指令。

1.1.5承包商施工過程信息資料收集

承包商在施工中,現場所發生的各種情況均包含了大量的內容,承包商自身必須掌握和收集這些內容。經收集和整理后,匯集成豐富的信息資料;

承包商在施工中必須經常向有關單位,包括上級部門、設計單位、監理單位及其它方面發出某些文件,傳達一定的內容。如向監理單位報送施工組織設計,報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質量問題報告、有關的意見等等。

1.1.6監理單位施工過程信息資料收集

工地日記,主要包括:現場監理人員的日報表;現場每日的天氣記錄;監理工作記要;其它有關情況與說明等。現場每日的天氣記錄主要內容為:當天的最高、最低氣溫;當天的降雨、降雪量;當天的風力及天氣狀況;因氣候原因當天損失的工作時間等;

周報,總監理工程師應每周向工程項目業主負責人匯報一周內所有發生的重大事件;

月報,總監理工程師應每月向業主匯報下列情況:工程施工進度狀況(與合同規定的進度作比較);工程款支付情況;工程進度拖延的原因分析;工程質量情況與工程進展中主要困難與問題;監理工作總結等;

總監理工程師對承包單位的指示,主要內容為:正式函件;日常指示,如在每日的工地協調會中發出的指示;在施工現場發出的指示等;

工程質量記錄:主要包括試驗結果記錄及樣本記錄等。

1.1.7收集工地會議信息

工地會議是監理組織協調工作的一種重要方法,會議中包含著大量的監理信息。工地會議系屬監理工程師行政管理的一部分,它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現場協調會。

1.2信息資料的加工整理和儲存

監理工程師在施工過程中,依據當時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面:

1.2.1依據進度控制信息,對施工進度狀況的意見和指示。監理工程

師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價,包括當月整個工程各方面實際量,實際完成數量與合同規定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后,應分析其原因、存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。

1.2.2依據質量控制信息,對工程質量情況的意見和指示。監理工程師應當系統地將當月施工中的各種質量情況,包括現場檢查監理中發現的各種問題、施工中出現的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理等情況,除在月報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質量定期情況報告。

1.2.3依據造價控制信息,對工程結算情況的意見和指示。工程價款結算一般按月進行,要對投資完成情況進行統計、分析,在統計分析的基礎上作一些短期預測,以便對業主在組織資金方面提出咨詢意見。

1.2.4依據合同管理信息,對索賠的處理意見。在工程施工中,由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失,乙方提出索賠要求;或乙方由于違約使工程遭受損失,甲方提出索賠要求。監理工程師可對索賠提出處理意見。

1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應用。對有價值的原始資料、資料及經過加工整理的信息,要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種,紙、膠卷和軟盤。

1.2.6建立監理工作臺帳,做好監理工作臺帳的管理和審核工作

1.3信息資料的檢索和傳遞

無論是存入檔案庫還是存入計算機內存的信息、資料,為了查找的方便,在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段,作好編目分類工作。健全的檢索系統可以使報表、文件、資料、人事和技術檔案既保存完好,又查找方便。否則會使資料雜亂無章,無法利用。

信息的傳遞是指借助于一定的載體(如紙張、軟盤、磁帶等)在監理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞,形成各種信息流。暢通的信息流,將利用報表、圖表、文字記錄、電訊、各種收發、會議、審批及計算機等傳遞手段,不斷地將監理信息輸送到監理工程師手中,成為他們工作的依據。

收貨部制度

篇2:監理信息資料管理作業指導書（二）

監理信息資料管理作業指導書(2)

2協助做好工程檔案資料的管理工作

2.1在業主與勘察、設計、施工單位簽訂合同時,明確對工程檔案資料的套數、費用、質量要求和移交時間的要求;

2.2協助業主監督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料,并按要求完成立卷工作;

2.3工程檔案驗收的主要內容包括:

工程檔案是否齊全、系統、完整;

工程檔案是否整理立卷,立卷是否符合國家規范的相關規定;

工程檔案的內容是否真實,準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;

工程檔案簽章手續是否完備,竣工圖編制是否符合要求。

2.4協助業主在工程竣工驗收前按《城市建設檔案管理規定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。

2.5協助業主及時獲得《上海市建設項目(工程)檔案驗收合格證》。

2.6做好監理資料管理及歸檔工作,施工階段監理資料應包括下列內容:

施工合同文件及委托監理合同;

勘察設計文件;

監理規劃;

監理實施細則;

分包單位資格報審表;

設計交底與圖紙會審會議紀要;.

施工組織設計(方案)報審表;

工程開工/復工報審表及工程暫停令;

測量核驗資料;

工程進度計劃;

工程材料、構配件、設備的質量證明文件;

檢查試驗資料;

工程變更資料;

隱蔽工程驗收資料;

工程計量單和工程款支付證書;

監理工程師通知單;

監理工作聯系單;

報驗申請表;

會議紀要;

來往函件;

監理日記;

監理月報;

質量缺陷與事故的處理文件;

分部工程、單位工程等驗收資料;

索賠文件資料;

竣工結算審核意見書;

工程項目施工階段質量評估報告等專題報告;

監理工作總結。

附錄1監理信息分類編碼體系表

文件夾號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍

監A-01號A01工程開工/復工報審表總監、總監代表、各專業負責人

A02施工組織設計(方案)報審表全體人員(總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師)

A03分包單位資質報審表總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

A06監理工程師通知單回復總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

A16質量缺陷與事故處理文件全體人員

監A-02號A04a施工單位質保體系、施工人員報驗申請表全體人員

A04b測量放線報驗申請表否

A04c土建工程報驗申請表否

A04d機電安裝工程報驗申請表否

監A-03號A05工程款支付報審表否

A07工程臨時延期申請否

A08費用索賠申請表否

A10工程竣工報驗表否

A11施工進度計劃審表否

A12承包單位申請表否

監A-04號A09工程材料、構配件、設備報審表否

A13施工配合單位資質報審表總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

A19施工設備報審表全體人員

監A-05號A14工程變更單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

A15工程量簽證單否

A16材料認證單否

監A-06號A17施工單位完成情況周報全體人員

A18施工單位完成情況月報全體人員

監B-07號B01監理工程師通知單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

B02工程暫停令全體人員

B03費用索賠審批表否

B04工程臨時延期審批表否

B05工程最終延期審批表否

B06監理工作聯系單全體人員

監B-08號B07監理工作專題/考察報告否

B08工程質量評估/考察報告否

B09監理單位工程質量合格證明書全體人員

監B-09

號B10監理工作報告(月報、周報)全體人員

B11監理工作總結報告全體人員

監C-10

號C01巡視、旁站檢查記錄表否

C02實測、實量記錄表否

C03監理日記否

C04工程照片及聲像資料否

監D-12號D01監理規劃全體人員

D02監理細則總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

監D-13

號D03工程例會紀要全體人員

D04專題會議紀要總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

監E-14

號E01工程施工招標文件、合同文件、工程預算書總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

E02勘察文件、紅線、水準點測繪及地下管線資料總監、總監代表、測量/土建專業負責人、測量/土建專業監理工程師

E03設計文件、施工圖紙、設計修改通知單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師

E05環境監測、沉降測量否

監F-15

號F01監理項目部函件全體人員

F02建設單位函件總監/總監代表指定

F03承包單位函件總監/總監代表指定

F04質量監督部門函件總監/總監代表指定

F05相關單位召開的會議紀要總監/總監代表指定

監G-16

號G01公司貫標工作文件全體人員

G02公司技術性文件全體人員

G03公司法規性文件全體人員

G04公司管理性文件全體人員

G05監理項目部內部管理文件全

體人員

H01工程外部文件總監/總監代表指定

注:本信息分類表適用于一般項目,特殊項目可以以上述分類為依據,作更適應于項目的增減和變更。

附錄2監理項目部監理工作臺帳目錄

一、監理項目部監理工作依據:

1.公司"企業法人營業執照"復印件

2.公司"監理單位資質等級證書"復印件

3.委托監理合同復印件

4.監理項目登記表復印件

二、監理項目部質量保證體系:

1.監理項目部組織機構圖

2.總監理工程師任命書

3.總監理工程師授權書

三、監理項目部資料管理工作

1.本監理項目部監理信息分類編碼系統

2.文件發放登記表

3.文件借閱登記表

4.文件更改通知單

5.文件銷毀登記表

6.文件歸檔登記表

7.質量記錄借閱登記表

8.收發文登記簿

四、監理項目部資源管理工作

1.監理人員情況一覽表

2.監理人員資質、資格、專業培訓證書

3.監理人員考勤表

4.監理項目部設施清單

五、監理項目部監理服務工作

1.聯合監理服務驗證報告

2.建設單位提供財產登記表

六、監理項目部監理服務質量分析和改進工作

1.不合格服務評審處置表

2.糾正和預防措施處置表