1范圍

1.1本辦法規定了合同管理的職能、管理內容與要求、標準的實施、檢查與考核。

1.2本辦法適用于華電青島發電有限公司(以下簡稱“青島公司”)的有關合同訂立、變更、解除、履行和管理等活動。

2管理職能

2.1職能

2.1.1青島公司設立合同管理委員會,由青島公司領導擔任負責人,各分管領導為成員,全面負責合同管理的領導工作,成立以計劃組、計財部、紀監審、安全監察部、合同承辦部門等部門負責人組成的合同談判管理機構,合同管理機構設在計劃組,具體負責合同全過程管理工作。

2.1.2計劃組為合同歸口管理部門。

2.1.3紀檢審為合同管理的監督審計部門,負責對合同管理進行全過程監督審計。

2.2職責與分工

2.2.1合同管理委員會

2.2.1.1負責合同管理辦法的審核、批準。

2.2.1.2負責合同管理機構調整、變動。

2.2.2法定代表人或委托代理人

2.2.2.1負責審核簽訂合同。

2.2.2.2負責審批合同的變更、解除。

2.2.2.3負責確定合同糾紛的起訴、應訴。

2.2.2.4負責責成合同管理部門、監督部門,對違反合同管理程序的事件做出調查。

2.2.2.5負責審批青島公司合同管理工作的表彰和處分。

2.2.3計劃組

2.2.3.1按合同管理委員會的決定修訂、完善青島公司三期合同管理辦法。負責對青島公司三期合同管理工作進行綜合管理,建立青島公司三期合同臺帳,對青島公司三期合同進行登錄、分解、合同副本保管、統計及例行報表的上報,并按要求將合同相關信息及時錄入PMIS管理系統中,技術組和設備物資組承辦的合同負責將各自合同的相關信息及時錄入PMIS管理系統中。

2.2.3.2保管青島公司的《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委托書》。

2.2.3.3保管和按程序使用合同專用章。

2.2.3.4分管范圍的合同簽訂全過程管理。

2.2.3.5參加合同評審工作,對合同的合法性、嚴密性、承辦形式、價款和結算的合法性、合理性進行審簽。

2.2.3.6參與青島公司三期其他部門的商務和技術合同談判,對超出概算的項目及談判過程中出現的違反青島公司三期合同管理辦法及有關法律、法規的情況及時提出意見。

2.2.3.7負責牽頭處理合同糾紛及仲裁、訴訟等事情的協調解決。

2.2.3.8負責提供各類合同的參照文本。

2.2.3.9負責辦理進度款支付和工程結算。

2.2.3.10負責對青島公司三期違反合同管理辦法的部門提出考核意見。

2.2.4紀檢審

2.2.4.1參加青島公司三期合同的談判、審簽。

2.2.4.2監督合同簽訂是否符合規定程序;審查合同條款是否符合法律、法規;負責合同預、決算的審計工作。對合同管理實行全過程監督審計管理。負責與工程和承攬單位簽訂《廉政協議》,并監督執行。

2.2.5安監部

2.2.5.1對工程承攬單位安全資質及應具備手續中的安全資料是否真實可信負責審查把關存檔。

2.2.5.2負責與工程承攬單位簽訂《安全協議》,對合同范圍內具體工作實施中的安全進行監督、指導、管理。

2.2.5.3負責對合同執行過程中違反安全事件進行考核,并監督整改。

2.2.6計財部

2.2.6.1參加合同的談判、審簽。

2.2.6.2審查合同項目有無資金來源、有無立項;審查付款方式及付款審批流程是否合適。

2.2.6.3落實合同所需資金的籌集,合同付款及決算工作。

2.2.6.4負責制定付款審批流程,并監督執行。

2.2.7合同承辦部門

2.2.7.1負責承辦分管范圍內的合同全過程管理,組織有關審簽部門對對方主體資格和資信等的審查和談判工作,起草合同文本、組織合同談判、辦理合同審簽、合同簽訂及合同變更等事宜。

2.2.7.2建立本部門合同臺帳,對本部門分管范圍內的合同進行登錄、統計并及時將例行報表報計劃組。

2.2.7.3傳遞合同文本、合同附件及合同變更或者解除協議,將合同正本、附件及合同變更或者解除協議等相關資料的原件交檔案管理部門存檔,并將相關副本交計劃組、計財部各一份。

2.2.7.4保管合同方的《法定代表人證明書》、《授權委托書》、《簽約人身份證明件》等資料,并將《合同談判記錄》、《合同審簽單》原件交檔案管理部門存檔,將復印件交計劃組備案。

3合同管理及要求

3.1合同管理

3.1.1對外經濟活動,除即時清結者外,應當訂立書面合同或協議。雖屬即時清結,但標的額較大,有專業技術要求,當場難以檢測產品內在質量,有試用期、保質期等要求的交易,也應訂立書面合同或協議。合同當事人協商同意的有關成立、修改合同的文書、電報、電傳和圖表,也是合同的組成部分。

3.1.2不得用貨單、調撥單及預、決算單、收欠條等代替書面合同。

3.1.3禁止合同承辦部門在經濟行為實施后,補辦書面合同手續。承辦部門補辦合同手續的,會審部門不予審簽,合同專用章保管人不予蓋章。但由法定代表人書面同意的除外。

3.1.4合同管理實行分級管理、專門機構歸口管理與綜合監督相結合的原則,實行合同承辦人負責制、審核審簽制及合同付款審批制。

3.1.5合同應當由承辦部門確定承辦人。承辦人可以是業務人員或合同管理人員,但不得由社會臨時性借、聘人員承辦。承辦部門的承辦人要對合同自承辦至合同全部履行完畢的全過程負責,期間出現的任何與合同履行或變更有關的問題和糾紛應當及時與計劃組聯系,并由計劃組牽頭協調解決。

3.1.6合同歸檔應包括從項目立項、各種審批單、合同談判(或會議)紀要、合同書(包括各種附件)往來傳真、設計變更、簽證、記錄、協議、補充合同、備忘錄、函件到竣工結算等全部資料。

3.1.7合同簽訂應于中標通知書發出30日內與中標單位完成。由于特殊情況無法在投標有效期內簽訂合同時,合同承辦部門應在投標有效期結束前要求投標人延長投標有效期,并報華電國際備案。

3.2合同代理與授權

3.2.1對外簽訂合同必須由法定代表人或委托代理人簽署,青島公司各職能部門均不能以本部門的名義對外簽訂合同。

3.2.2法定代表人授權委托代理人簽訂合同時,應簽署授權委托書。

3.2.3授權委托書的內容要填寫齊全、清楚,代理事項、權限、期限等要明確規定。

3.2.4委托代理人不得轉委托他人代為簽署合同。特殊情況,委托代理人不能履行代理職責時,可以由法定代表人另行授權他人進行合同的審核簽署。

3.2.5法人委托代理人應在法人代表授權的范圍內對外簽訂合同。

3.2.6涉及下列合同時,須由法定代表人每次單獨授權:

3.2.6.1擔保合同。

3.2.6.2聯營合同、出資協議、股東協議。

3.2.6.3資產轉讓、出售、收購及租賃合同。

3.2.6.4企業合并、分立合同。

3.2.6.4法定代表人認為應進行單獨授權的合同。

3.3合同一般應當包括以下內容:

3.3.1合同雙方的單位全稱或者姓名及住所、合同標的。

3.3.2質量標準,規格、型號詳細要求,包括驗收、檢測標準和方式。

3.3.3數量。

3.3.4價款或報酬及付款方式。

3.3.5履行的期限、地點和方式。

3.3.6違約責任。

3.3.7解決爭議的方式。

3.3.8附件名稱及效力。

3.3.9根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須規定的條款。

3.3.10生效的時間和條件。

3.3.11簽約各方法定代表人或授權代理人簽字或者蓋用各方合同專用章(不準以公章代替合同專用章,不準以個人印章代替簽字)。

3.4合同的簽訂、評審

3.4.1簽訂合同,應當嚴格執行先申請、后談判,先審查、后簽字的程序。認真進行項目、當事人資格、信譽、履約能力、合同內容及簽約手續等合法性、有效性、可行性審查。

3.4.2在合同簽訂前,合同承辦部門應當通過招、議標或多家報價、報方案及詢價比較等方法確定對方當事人,參與招、議標及報價的單位不得少于三家(特殊情況經分管領導批準除外),并對合同對方當事人的主體資格和資信情況進行以下審查:

3.4.2.1對方主體資格合法,具有年檢的營業執照,合同內容應與其營業范圍相符。

3.4.2.2合同標的涉及專營許可、專利工程建設的,應具有相應的許可、專利、安全等級、資質證書。

3.4.2.3對方由代理人簽訂合同的,應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。

3.4.2.4合同方的履約能力,必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。

3.4.2.5合同方的履約信用,主要是過去三年重合同、守信用,無重大違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪。

3.4.2.6合同方與其他單位相比,在企業信譽、產品質量、服務質量、合同報價等方面具有哪些優勢。

3.4.2.7合同承辦人應根據審查情況提出書面審查意見,并與有關證明資料原件或審核后的復印件一并在合同會審時由合同審簽部門核驗。

3.4.3合同對方當事人履約能力或資信狀況不可靠的,應當另選其他商家,必須同其簽訂合同時,應要求其提供有效的擔保。

3.4.4合同承辦人應主動參與合同草案的擬定和修改,克盡職責維護青島公司利益,合同條款應當齊全、具體;合同語言應當全面、嚴謹、準確,操作性強;合同中易起爭議的特有詞匯、重要概念應設?？罱忉?合同中涉及到數字、日期范圍時須注明是否包含本數;除特殊情況外,合同文本應當正式打印或印刷制成,各份文本字體、印制、簽字方式應當統一。雙方進行談判的,承辦部門作談判記錄。

3.4.5合同簽訂工作中,由于技術參數變化等原因,確需對合同價款進行調整的,應對預中標單位及備選中標單位發出澄清,經重新排序確定中標單位,并報華電國際備案。

3.4.6對涉外合同及其他比較復雜的非常規合同,應由承辦部門組織合同評審工作。合同評審由相關部門參加,合同評審記錄經參會相關人員及主持人簽字后,做為辦理合同審簽的附加材料,履行合同審簽程序。

3.4.7合同評審會的主持依據合同金額劃分:合同金額在100萬人民幣(含100萬)以內由分管副總主持;合同金額在100萬-500萬人民幣(含500萬)之間由青島公司分管副副總經理主持;合同金額在500萬人民幣以上由青島公司總經理主持。

3.4.8合同評審的內容

3.4.8.1合同的合法性:

3.4.8.1.1合格的承包商及對方主體合法性:

3.4.8.1.2對方簽約人有本人身份證明、單位法定代表人證明書、書面授權委托書、或是單位的法定代表人。

3.4.8.1.3合同項目屬于對方營業執照限定的經營范圍。

3.4.8.1.4對對方單位的資信狀況進行調查審核。

3.4.8.1.5內容合法,簽約各方意思表示是否真實、有效,不違反法律、法規、政策及計劃,無規避法律行為,無損害青島公司利益的內容。

3.4.8.1.6形式合法。合同雙方均不得擅自修改投標價款、投標方案、供貨范圍、付款方式、違約責任等內容。

3.4.8.2合同的可行性:

1)合同已經立項,有資金來源。

2)經濟效益或社會效益具有真實性。

3)資產、資金使用的財務可行性。

4)整體項目技術具有可靠性。

5)技術措施完備、可行。

6)技術標準、參數科學、真實、可行。

7)合同具有可操作性。

8)對方主體資信可靠,有履約能力。

9)擔保方式切實、可靠。

3.4.8.3合同的經濟性:

1)市場需求情況屬實。

2)市場需求預測可靠、合理。

3)投入產出核算經濟、準確。

4)有合法的資金來源。

5)價款、報酬的確定合理、適當。

6)價款、報酬的支付方式明確、具體、合法、合規。

3.4.8.4合同的嚴密性:

1)文字表達清晰準確。

2)條款齊備、完整。

3)雙方的權利、義務要具體、確切、合法。

4)相應手續完備。

5)相關附件齊全。

6)附加條件適當、合法。

3.4.8.5對于價款或工作量當時不能確定須據實結算的工程合同,必須在評審過程*同確定采用的定額、取費標準等級。

3.4.8.6認為需要審查的其他內容。

3.4.9合同評審產生修改意見后,由承辦部門與簽約方進行溝通,直至雙方達成一致意見。

評審意見應明確、具體、詳細。對發現合同條款有重大錯誤、遺漏、不妥時,應提出書面意見,并將書面意見及合同草案一起退還承辦人,由承辦部門負責進行修改。評審意見禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言;一旦使用,視為對合同草案的否定。合同的評審程序見附表1。

3.4.10待簽的合同文本履行合同審簽手續,合同承辦人辦理合同審簽單,各部門審簽人員應在審簽單上簽署明確的意見,禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言。

3.4.11審簽人員對合同條款及手續有異議時,應當提出審核意見,經審簽人員統一討論后,在審簽單上簽字;無法形成統一意見,報法定代表人或者委托代理人決定。

3.4.12法定代表人或委托代理人根據各審簽部門的審簽意見,決定是否簽約。決定簽約時,應在合同審批單上簽字。簽署完畢的合同由計財部加蓋合同專用章,并留存合同正本一份,三期計劃組一份。

3.4.13合同評審及審簽資料由合同承辦人整理齊全,原件交檔案管理部門存檔,復印件送計財部、計劃組各一份(含相應合同文本電子版)。

3.4.14青島公司各部門,嚴禁以公章代替合同專用章簽訂合同。

3.4.15合同正式簽訂后應及時將合同信息錄入PMIS系統,同時上傳合同文本電子版。下列合同正式簽訂后7日內,有計劃組將合同文本(電子版)報華電國際備案:

3.4.15.1主機設備及主要輔機設備合同;

3.4.15.2工程勘察、設計、監理、調試合同;

3.4.15.3主要甲供材采購合同,包括:四大管道、封閉母線、電纜、橋架等。

3.4.15.4單項合同總價在1000萬元人民幣以上的施工合同。

4合同的履行

4.1合同正式生效前,不得實際履行合同。

4.2合同生效后,必須全面、及時、實際履行合同,除合同另有約定外,嚴禁轉讓、轉賣或者轉包合同。對方確實無力履行合同的,可以在取得補償的前提下,協商解除合同。

4.3對合同涉及的貨物、項目應當按照合同約定或法定的標準和方式在規定的日期內由合同承辦部門負責組織有關部門驗收,各有關部門應積極配合驗收工作。

4.4按照合同向對方付款,須由合同承辦部門按照合同依據和貨物、項目驗收資料、工程進度證明資料、工程竣工資料等辦理付款單后,由計財部辦理付款手續;在合同結算完成前,累計付款比例不得超過合同總價的85%,合同結算審計完成前付款比例不得超過合同總價的90%。

4.5合同執行過程中應嚴格執行合同約定調價條款,固定總價合同原則上不得調整合同價款。由于特殊原因確需調整合同價款的,應報華電國際公司批準后,方可簽訂合同價格調整協議。

4.6合同承辦人在對方不履行或者履行合同不適當、不全面時,應在約定、法定或盡可能短的合理期限內及時向對方提出異議。異議一般應用傳真、電報、掛號信函等書面方式向對方提出。

4.7收到對方異議時,承辦人亦應在約定、法定或者盡可能短的合理期限內以約定或法定方式予以答復。

4.8承辦人在合同履行過程中向對方當事人提出的異議和答復應當保留書面資料報計劃組備案。

5合同的變更和解除

5.1變更或解除合同的協議,必須經法定代表人同意,根據權限需要向上級部門匯報的應采用書面形式報華電國際批準后執行,并明確對方支付違約金、賠償金及返還款項的義務。變更或解除協議經雙方當事人協商一致后簽字、蓋章生效。

5.2變更或解除合同的書面協議生效前,原合同繼續有效。

5.3變更、解除合同,須由合同承辦部門辦理審簽手續后,經合同簽約人同意后方可變更、解除。

5.4合同變更或解除的協議,須由合同會審部門審簽后,由原合同簽約人同對方簽署,并由合同承辦人將生效的協議文本分別交由原合同文本保管部門留存,并將副本報計財部、計劃組(含電子版)各一份。

6合同糾紛的處理

6.1合同發生糾紛時,合同承辦人迅速收集下列有關證據,并應及時告知計劃組:

6.1.1合同文本,包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等;

6.1.2簽定、履行合同的有關資料及有關的票據、票證;

6.1.3質量標準的法定或約定文本、樣品、鑒定報告、檢測結果等;

6.1.4其他有關資料。

6.2處理合同糾紛過程中,合同承辦人應與計劃組全力配合,及時提供相關詳細資料。

6.3需要通過仲裁或訴訟解決糾紛時,合同承辦部門應與計劃組商議確定代理人及仲裁、訴訟方案等事項,并報法定代表人批準。

6.4處理合同糾紛的調解書、裁決書、判決書的原件交檔案管理部門歸檔,副本或復印本分別交計劃組、計財部和承辦部門留存。

6.5對方當事人逾期不履行生效的調解書、裁決、判決時,承辦人應及時與計劃組聯系,并報法定代表人同意后,向當地人民法院申請強制執行。

檢查與考核

7.1檢查內容:

計劃組每年年終對合同的合法性、完整性、合理性、履約率等情況進行檢查。

7.2考核內容:

7.2.1違法違紀行為:訂立虛假合同;偽造合同;采取欺詐、脅迫等手段訂立合同;非法轉讓、倒賣合同;與對方惡意串通訂立合同,以謀取個人或小集體利益的違法行為;未經授權、超越代理權限訂立合同;其他利用合同危害國家利益、社會公眾利益和企業利益的違法行為。上述情形下的合同無效,一切責任承辦部門和承辦人自負。按照青島公司有關規定給予責任人相應行政處分;構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任。

7.2.2失職行為:沒有認真了解對方資質和履約能力,造成損失的;由于合同承辦部門、合同相關部門的責任,使合同不能履行,造成損失的;由于對方違約,而未及時追究對方違約責任,造成損失的;利用合同索賄受賄,損害我方利益的。按情節輕重依據青島公司有關規定給予責任人相應行政處分并給予1000元~20000元的經濟處罰;構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任。

7.2.3任何部門和個人不得以任何形式向對方泄露合同涉及的預算限額、標底等商業、技術秘密,違者按青島公司有關規定給予相應行政處分并給予1000元~5000元的經濟處罰。

7.2.4其他未嚴格執行合同管理辦法有關要求,依據情節輕重分別給予200元~1000元經濟處罰。

8糾正和預防措施

8.1對工商等部門有鑒證要求的合同,一律辦理鑒證,由合同承辦部門負責。

合同履行中因技術障礙而無法履行的,由承辦部門提出變更建議,經各相關部門評審會簽統一意見后,由計劃組報華電國際公司同意后,由承辦部門按合同管理工作程序辦理相關手續,將變更后合同正本報檔案管理部門歸檔,并將副本報計財部、計劃組各一份。

8.2在合同履行中發現合同簽訂時失誤或條款不明確的,由承辦部門按程序辦理會簽審批后,簽訂補充協議。

8.3涉及關聯交易的合同,應按《華電國際電力股份有限公司基建工程關聯交易管理辦法》報批,關聯交易信息披露前不得簽訂合同或支付合同款。

9其它

9.1本辦法自下發之日起執行。

9.2本辦法由三期辦負責解釋。

9.3本辦法執行情況由紀監審部門負責檢查。

篇2:簽訂安全合同管理制度

一、編制目的

加強對安全生產的管理和監督,明確合作雙方的安全職責與義務,控制安全事故的發生,確保主合同的順利執行。

二、適用范圍

本制度適用于云南云嶺高速公路建設集團有限公司云南小龍高速公路土建一標項目部簽訂的安全合同。

三、工作程序

1、項目工程合同科對內對外簽訂的各類合作協議(合同),合作內容涉及安全生產的,必須同時簽訂專項安全合同。

2、簽訂專項安全合同時,應檢查對方安全生產資質,要求提供有關部門核發的符合工程項目要求的營業執照、資質證書、安全生產許可證、法人代表資格證書或法人授權委托書;安全人員的上崗證原件;特殊工種人員的上崗證原件;機械設備是否滿足安全施工需要,驗收報告資料是否齊全等,同時對相關證件進行備份,不符合的不得簽訂合同。

3、專項安全合同必須采用書面形式,內容必須明確、具體,文字表達要清楚、準確,且不能與國家的法律法規和項目規章制度相抵觸。

4、專項安全合同應明確的內容。

5、簽訂安全合同的目標。

6、甲乙雙方的安全責任與義務。

7、違約責任。

8、專項安全合同經雙方簽字蓋章后與主合同同時生效,到主合同終止時終止。

9、安全合同簽訂份數與主合同份數相同,各單位所簽訂的安全合同需報項目安全科進行備案。

10、合同簽訂單位應對合作單位的合同履行過程進行監督,確保對方作業符合項目相關安全規章制度的要求。發現問題要根據相關要求進行處理。

11、凡因未按規定處理合同事宜給項目造成損失的,追究相關負責人和責任人的經濟和行政責任。

四、記錄

安全科對安全合同的簽訂情況應有詳細的記錄

篇3:房屋租賃公司合同管理制度

房屋租賃公司合同管理制度

為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要,實現公司合同管理的制度化,預防與減少合同遺失的發生,維護公司合法權益,擬定以下制度,自頒發日起執行:

一、領取人(簽約人)須熟讀理解合同條款,全面準確地填寫合同。

二、各區域的合同編號均有分類(例:*村合同編號為*00000、l為LT00000、以此類推)、禁止交叉錯亂使用合同。

三、領取合同須登記簽名,禁止個人擅自領取合同。已簽合同須附上身份證復印件等有效證件。填寫合同必須正筆填寫、請勿留空。如有文字數字填寫不清晰不規范將被拒收。填寫注意事項請參考合同樣本。交回合同(填寫合同交回登記表),待合同專員對合同進行審查簽名后證實合同已交回,后由合同專員辦理存檔工作。

四、已領取合同期限為三個工作日,如合同未能按時上交視為逾期合同,需上報逾期原因同時禁止領取新合同。交齊清零后方可領取;如合同遺失、則罰款100元/份;作廢合同需一式二份同時上交,不齊全則罰款50元/份。

五、(房客合同)簽合同時提醒住客保管好合同、退房房客需攜帶合同及押金收據方可退還押金,遺失者概不退還押金。

六、簽約人對合同有保密義務。

行政管理部

20**年**月1日