會計(jì)檔案管理制度是怎樣的如果你是一名會計(jì)人員,并想了解這方面的信息,可以參考以下這篇會計(jì)檔案管理制度范文。

第一章總則

為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,保證會計(jì)檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。

第二章會計(jì)檔案管理部門

1.公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2.財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第三章會計(jì)檔案歸檔的范圍

1.會計(jì)憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2.會計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財(cái)務(wù)報告。包括《會計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報,月、季、年度會計(jì)報表,報表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報告。

4.其它會計(jì)核算資料。凡與會計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。

第四章會計(jì)檔案的整理

會計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。

1.會計(jì)憑證。

(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。

(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.會計(jì)賬簿。

各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。

(1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。

(2)會計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計(jì)賬簿的裝訂順序:

會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計(jì)賬簿的編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會計(jì)報表。

會計(jì)報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第五章會計(jì)檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。

2.會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計(jì)檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

1.財(cái)務(wù)部建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。

4.借閱會計(jì)檔案人員,不得將會計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需

需要復(fù)制會計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章各種會計(jì)檔案保管期限

1.會計(jì)憑證保管15年。

2.會計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計(jì)報表保存10年,其中年度決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

1.會會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

2.按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)由檔案部門和財(cái)會部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章附則

1.本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表:《會計(jì)檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動,根據(jù)《會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表以及其他會計(jì)核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會計(jì)檔案的最終歸檔部門。

第三章會計(jì)檔案管理范圍

第六條會計(jì)檔案一般包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表以及其他會計(jì)核算資料等四部分。

(一)會計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會計(jì)賬簿包括按會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計(jì)報表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報及月、季、年度會計(jì)報表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等、實(shí)行會計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章會計(jì)檔案的整理立卷

第七條每月的會計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會計(jì)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄;會計(jì)憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計(jì)憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計(jì)賬簿的立卷

各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

(三)會計(jì)賬簿的裝訂順序:會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計(jì)報表的裝訂

會計(jì)報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計(jì)報表裝訂要求:

(一)會計(jì)報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;

(二)會計(jì)報表裝訂順序?yàn)?會計(jì)報表封面、會計(jì)報表編制說明、各種會計(jì)報表按會計(jì)報表的編號順序排列、會計(jì)報表的封底。

第十二條其他會計(jì)核算資料的立卷

會計(jì)核算其他會計(jì)核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章會計(jì)檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計(jì)檔案的保管

會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計(jì)檔案的安全。

第十五條機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計(jì)檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條會計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會計(jì)檔案的保管期限

第十九條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)會計(jì)檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計(jì)師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會計(jì)檔案時,綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計(jì)師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會計(jì)檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計(jì)憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計(jì)賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細(xì)賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財(cái)務(wù)報告類包括各級主管部門的匯總會計(jì)報表

7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報3年包括文字分析

8月、季度財(cái)務(wù)報告3年包括文字分析

9年度財(cái)務(wù)報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計(jì)移交清冊15年

11會計(jì)檔案保管清冊永久

12會計(jì)檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年

篇3:石油銷售公司會計(jì)檔案管理辦法

石油銷售公司會計(jì)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")會計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動。根據(jù)《會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團(tuán))有限責(zé)任公司會計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財(cái)務(wù)部和綜合辦公室共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的管理工作。

第三章會計(jì)檔案管理范圍

第五條會計(jì)檔案一般包括以下內(nèi)容:

(一)會計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財(cái)務(wù)會計(jì)報告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告;

(四)其他會計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。

第四章會計(jì)檔案的整理立卷

第六條每月的會計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第七條會計(jì)年度終了后,應(yīng)采用"三統(tǒng)一"的辦法對會計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會計(jì)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄;會計(jì)憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第八條會計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會計(jì)憑證裝訂時的要求:

(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第九條會計(jì)賬簿的立卷

各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂;

(二)會計(jì)賬簿的裝訂順序:會計(jì)賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底;

(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(五)會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(六)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(七)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十條會計(jì)報表的裝訂

會計(jì)報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。會計(jì)報表編制要求:

(一)會計(jì)報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;

(二)會計(jì)報表裝訂順序?yàn)?會計(jì)報表封面、會計(jì)報表編制說明、各種會計(jì)報表按會計(jì)報表的編號順序排列、會計(jì)報表的封底。

第十一條其他會計(jì)核算資料的立卷

會計(jì)核算其他會計(jì)核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第十二條同時滿足下列條件的,公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會計(jì)檔案:

(一)形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

(二)使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報表等會計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

(四)采取有效措施,防止電子會計(jì)檔案被篡改;

(五)建立電子會計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意

外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

第十三條滿足本辦法第十二條規(guī)定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計(jì)檔案。

第五章會計(jì)檔案的歸檔

第十四條當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)部會計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)部會計(jì)檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十五條紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

綜合辦公室接收電子會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。

第十六條機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。

第六章會計(jì)檔案的借閱使用

第十七條檔案在財(cái)務(wù)部保管期間,財(cái)務(wù)部應(yīng)建立會計(jì)檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總會計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條會計(jì)檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見《檔案管理辦法》。

第七章會計(jì)檔案的保管期限

第十九條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。

第二十條會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

第八章會計(jì)檔案的銷毀

第二十一條公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計(jì)檔案,可以銷毀。

會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司綜合辦公室牽頭,組織會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察人員共同進(jìn)行。

第二十二條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

(一)公司綜合辦公室會同財(cái)務(wù)部編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人、總會計(jì)師或財(cái)務(wù)總監(jiān)、綜合辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、綜合辦公室經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)公司綜合辦公室負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作,并與財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由辦公室、財(cái)務(wù)部和信息管理部共同派員監(jiān)銷。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二十五條所屬各單位應(yīng)制定本單位的會計(jì)檔案管理辦法,并報公司財(cái)務(wù)部備案。

第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十七條本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件:會計(jì)檔案保管期限表